Организация бухгалтерского учета на предприятии

Бухгалтерский учет — это система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе и обязательствах предприятия путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Бухгалтерский учет должны вести все организации, находящиеся на территории РФ, а также все филиалы и представительства иностранных предприятий, если международными договорами не предусмотрен иной порядок контроля их деятельности. Предприниматели, действующие без образования юридического лица, ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном налоговым законодательством.

Главная задача, которая ставится при организации бухгалтерского учета, состоит в создании условий для достижения наилучших результатов хозяйственной деятельности. Для этого необходимо обеспечить контроль за наличием, движением и состоянием имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов; иметь полную и достоверную информацию о текущих хозяйственных процессах, что чрезвычайно важно для оперативного управления предприятием. Эта информация нужна так же учредителям, кредитно-финансовым учреждениям и другим организациям для предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Пользователи бухгалтерской информации делятся на три группы: администрация предприятия, сторонние пользователи информации с прямым финансовым интересом и сторонние пользователи с косвенным финансовым интересом.

Первую группу представляют совет директоров предприятия, управленческий персонал, менеджеры, руководители и специалисты подразделений.

Основные пользователи бухгалтерской информации — представители администрации. Однако состав бухгалтерской информации для каждого представителя администрации определяется в зависимости от его должности.

При определении состава информации для каждого работника администрации используют следующие основные критерии: соответствие данной информации функциям работника; стоимость информации; необходимость соблюдения коммерческой тайны.

Сторонние пользователи информации с прямым финансовым интересом — это инвесторы, банки, поставщики основных средств и производственных запасов. По данным бухгалтерской отчетности они делают выводы о финансовых перспективах, ликвидности и платежеспособности организации.

Сторонние пользователи бухгалтерской информации с косвенным финансовым интересом — это налоговые органы, казначейство, контрольно-ревизионное управление (КРУ) Минфина РФ, аудиторские фирмы, Госкомстат, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Государственный фонд занятости, органы, уполномоченные управлять государственным и муниципальным имуществом, органы планирования экономики, а так же фондовые биржи, работники профессиональных союзов, научные консультанты, покупатели и др.

Налоговые органы и казначейство имеют право пользоваться не только отчетной, но и всей учетной информацией, необходимой для проверки правильности уплаты федеральных, республиканских и местных налогов на прибыль (доходы), налогов на добавленную стоимость, заработную плату, акцизов. Вся учетная информация предоставляется ревизорам КРУ Минфина РФ и вышестоящих органов управления, а также аудиторам, осуществляющим аудиторскую проверку.

Представители Пенсионного фонда. Фонда социального страхования и Государственного фонда занятости знакомятся с учетной информацией, необходимой для проверки правильности отчислений в эти фонды.

Сторонние пользователи, имеющие право на использование внутренней учетной информации, обязаны хранить коммерческую тайну предприятия. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, определяется руководителем предприятия и оформляется приказом.

В органы Госкомстата представляется статистическая отчетность, при составлении которой используются данные бухгалтерского учета.

Трудно переоценить роль учета и контроля в условиях современного экономического развития. Анализ данных, полученных при полном учете всесторонней деятельности предприятия, дает возможность функционировать на рынке, а также изыскивать резервы для роста и расширения производства.

Предприятия ведут оперативный и бухгалтерский учет, а также статистику. Охарактеризуем эти виды учета.

Оперативный учет используется для оперативного планирования и текущего управления. Его ведут там, где производится продукция предприятия и выполняются хозяйственные функции, то есть в цехах и службах. Данные оперативного учета используются внутри предприятия.

К оперативному учету относят учет выходов на работу и результаты труда, учет материалов, комплектующих, сырья, полуфабрикатов, готовой продукции и т. д. Общих требований к форме оперативного учета нет, он производится в произвольной форме и по мере необходимости. В какие-то моменты потребность в данных оперативного учета может возрастать, в других снижаться.

Статистический учет носит обобщающий характер, он характеризует производство на макроуровне. Статистический учет дает информацию о состоянии экономики, сведения о ценах на рынке труда, ценных бумаг, средств производства и товаров, о демографических процессах и наличии рабочей силы. Эти данные позволяют выявлять и анализировать тенденции развития общества.

Банк статистической отчетности составляют данные оперативного и бухгалтерского учета, данные переписи и выборочного наблюдения. Бухгалтерский учет — это основная форма учета на предприятии. Бухгалтерский учет дает полную картину наличия средств и хозяйственной деятельности, осуществляемой предприятием.

К ведению бухгалтерского учета предъявляются следующие требования:

• · строгое документирование (каждая хозяйственная операция, совершенная на предприятии, должна быть оформлена соответствующим документом);
• · непрерывность учета без изъятий.

Ведение всех видов учета позволяет снижать издержки производства, выявлять и устранять источники непроизводительных затрат, обеспечивая тем самым предпосылки для развития предприятия и укрепления его положения на рынке.

Учетные измерители, которые используются при ведении трех видов учета, — натуральные, трудовые или денежные. Первые используются в бухгалтерском учете для контроля собственности предприятия и хозяйственных процессов, анализа хода производства и результатов.

Натуральные измерители — это меры веса, длины, площади, объема.

Трудовые измерители (час, смена, месяц) служат для контроля затраченного времени на выполнение определенной работы, нормирования производственных заданий и расчета заработной платы.

В бухгалтерском учете вся информация о деятельности предприятия, выраженная в натуральных и трудовых измерителях, переводится в денежный измеритель — национальную валюту.

В соответствии с действующим законодательством каждое предприятие, независимо от формы и вида собственности, должно вести бухгалтерскую и статистическую отчетность, предоставлять государственным органам информацию, необходимую для ведения общегосударственной системы сбора и обработки экономической информации, контроля налогообложения и др. Искажение этой информации может повлечь за собой материальную, административную и даже уголовную ответственность.

Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий для получения своевременной и достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия и осуществления контроля за использованием производственных ресурсов и реализацией готовой продукции. Слагаемые этой системы — первичный учет, документооборот, инвентаризация, План счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при осуществлении хозяйственной деятельности несут руководители предприятий, которые в зависимости от объема учетной работы могут:

• · учредить бухгалтерскую службу во главе с главным бухгалтером;
• · ввести в штат должность бухгалтера;
• · передать ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
• · вести бухгалтерский учет лично.

Обычно эту работу выполняет бухгалтерия или бухгалтер, а руководитель должен создать условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение всеми подразделениями и службами, а также материально ответственными работниками требований главного бухгалтера по порядку оформления и предоставления в бухгалтерию документов для учета.

На небольшом предприятии бухгалтерский учет ведет отдельный работник.

Как правило, возглавляет бухгалтерскую службу главный бухгалтер, который подчиняется руководителю предприятия и несет ответственность за организацию и методику ведения учета. При этом ответственность за финансово-хозяйственную деятельность лежит на руководителе предприятия.

Главный бухгалтер назначается и освобождается от работы руководителем предприятия.

В обязанности главного бухгалтера входит:

• · отражение в регистрах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;
• · предоставление оперативной и аналитической информации руководству предприятия;
• · составление в установленные сроки бухгалтерской отчетности;
• · осуществление экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер совместно с руководителем предприятия подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи материальных ценностей и денежных средств, расчетных, кредитных и финансовых обязательств и хозяйственных договоров.

Главный бухгалтер письменно информирует руководителя предприятия о документах по сделкам, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину. Такие документы запрещено принимать к исполнению. При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии этих документов к учету главный бухгалтер исполняет его распоряжение, в этом случае вся полнота ответственности за незаконность совершенных операций ложится на руководителя предприятия.

Главный бухгалтер обеспечивает правильное начисление и своевременное перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на социальное страхование, погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам.

На главного бухгалтера нельзя возлагать обязанности, связанные с прямой материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности.

Главному бухгалтеру запрещается получать по чекам и другим документам товарно-материальные ценности и деньги для предприятия.

С главным бухгалтером согласовывается назначение и увольнение материально ответственных лиц.

Главный бухгалтер предприятия организовывает работу бухгалтерии, которая выполняет следующие работы:

• · рассчитывает оплату труда, включая начисление заработной платы и удержания из нее, определение отчислений на социальное страхование и обеспечение, контроль за использованием фонда оплаты труда;
• · ведет учет материально-технических ценностей предприятия;
• · ведет учет затрат на производство и контролирует фактическую себестоимость продукции;
• · ведет учет финансовой деятельности (готовой, отгруженной и реализованной продукции, прибыли, резервов предприятия);
• · ведет учет денежных операций, включая учет денежных средств в кассе и на расчетном счете, учет расчетов с бюджетом, поставщиками и кредиторами;
• · составляет бухгалтерскую отчетность.

При освобождении главного бухгалтера от занимаемой должности проводится проверка состояния бухгалтерского учета и достоверности отчетных данных и составляется акт, который утверждает руководитель предприятия. Сдаются дела вновь назначенному на эту должность лицу.

Под формой бухгалтерского учета понимают совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

На предприятиях и в организациях наиболее распространены мемориально-ордерная, журнально-ордерная и автоматизированная формы учета.

Основные особенности журнально-ордерной формы учета:

• · применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;
• · объединение систематической записи с хронологической;
• · совмещение синтетического и аналитического учета;
• · отражение хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;
• · сокращение числа записей, благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Эти журналы-ордера представляют свободные листы большого формата со значительным числом реквизитов. Открываются журналы-ордера на месяц на отдельный синтетический счет или на группу счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер.

Записи в журналы-ордера производятся ежедневно непосредственно с первичных документов или со вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов (в этом случае в журналы-ордера записывают итоги вспомогательных ведомостей).

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета позволяет значительно сократить трудоемкость учета. Положительный эффект достигается за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам).

Журнально-ордерная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов. А к ее недостаткам следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение. бухгалтерский учетный регистр ордер Автоматизированная форма учета свободна от значительной части указанных недостатков. Компьютеры позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.). Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места бухгалтера.

Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает автоматизацию учетного процесса, высокую точность учетных данных, оперативность, повышение производительности труда учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление им возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности, увязку всех видов учета и планирования.

Предприятиям малого бизнеса разрешено применять упрощенную форму учета, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров — Книгу учета хозяйственных операций (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов и готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.

Книга учета хозяйственных операций заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итоговым данным ведомостей (при значительном числе хозяйственных операций). Данные книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности. Запись в учетные регистры производят на основании четко оформленных бухгалтерских документов на второй день после совершения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от числа ежедневно совершаемых хозяйственных операций. Если число операций незначительно, то сначала они записываются в Книгу учета хозяйственных операций, а затем — в соответствующие ведомости. Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги используются при составлении баланса.

Если предприятие совершает много хозяйственных операций, то они могут записываться вначале по соответствующим ведомостям, а итоговые данные ведомостей за месяц записываются тогда в Книгу учета хозяйственных операций.

Можно использовать и кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета хозяйственных операций. В этом случае из каждой ведомости в графе «Сумма» Книги записывается общая сумма по разделу расхода ведомости, затем она расшифровывается частными суммами по соответствующим счетам книги. По окончании месяца в Книге подводятся итоги, подсчитываются обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо.

Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сумма». Также должны совпадать суммы конечных сальдо по активным и пассивным счетам.

Данные о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используются для составления бухгалтерского баланса.

Организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учета на основе рекомендуемых форм. Они могут разрабатывать свои формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки при соблюдении общих методологических принципов, а также технологии обработки учетной информации.