Характеристика отдельных документов нормативной базы документационного обеспечения управления

документационный делопроизводство документ реквизит Главным документом государства, имеющим высшую юридическую силу, является Конституция Российской Федерации, из текста которой видна соподчиненность основных видов документов: законов, указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации.

Гражданский Кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений.

В Трудовом Кодексе РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу в связи с приемом на работу, перемещением работника в организации, а также расторжением трудового контракта.

Уголовный Кодекс РФ регулирует отношения между работником организации и государством. В нем установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушения в сфере документирования.

Базовым законом информационного законодательства являлся Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г., который установил:

• · термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием;
• · право собственности на отдельные документы и массивы документов;
• · создание информационных систем, использование информационных технологий и средств их обеспечения;
• · правовой порядок в области защиты информации.

В настоящее время принят новый федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 г. устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» № 1807−1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.) регулирует вопросы использования государственного языка в работе государственных органов, организаций, предприятий и учреждений, в официальном делопроизводстве, в судебной практике, в коммерческой деятельности, в международных отношениях.

В соответствии с законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации — русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемом законодательством республик. Официальная переписка между государственными органами, организациями с адресатами в Российской Федерации должна вестись на русском языке.

Федеральный Конституционный Закон «О государственном гербе Российской Федерации» от 20 декабря 2000 г. устанавливает Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования.

Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г. был введен вместо ранее действовавшего закона «О стандартизации» № 5154−1 от 10 июня 1993 г., который был отменен с 1 июля 2003 г. В новом законе «О техническом регулировании» изменилась трактовка понятия «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь в законе закреплен принцип добровольного применении стандартов. В законе стандарт определяется как документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденные приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а затем дополненные Главархивом СССР в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления является основным общегосударственным нормативно-методическим документом по организации делопроизводства. Она была разработана взамен Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), утвержденной Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году.

Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В Основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях, их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение; подготовка документов для сдачи в архив; организация хранения документов.

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники, органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, и всех прочих организаций.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

Положение ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 537 и зарегистрированной Министерством Юстиции РФ 27.01.2006 (рег. № 7418).

Целями Типовой инструкции являются: установление общих требований к функционированию служб документационного обеспечения управления, документирование управленческой деятельности и организация работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формировании дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. По сути, она отражает, практически все вопросы организации делопроизводства. И хотя она предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы документационного обеспечения управления организаций любых фирм собственности. Она может быть положена, в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Государственная система стандартизации Российской Федерации, включающая ГОСТ Р 1.0−92, ГОСТ Р 1.2−92,. ГОСТ Р 1.4−93, и др. Одновременно с вступлением в силу Федерального закона «О техническом регулировании» введен в действие ГОСТ Р 1.5−2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации, автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации.

ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 г.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК 1−93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 200 000).

Стандарт устанавливает:

• — состав реквизитов документов;
• — требования к оформлению реквизитов документов;
• — требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30−2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

• 01 -Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — герб субъекта Российской Федерации;
• 03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 — код организации
• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 07 — код формы документа (ОКУД);
• 08 — наименование организации
• 09 — справочные данные об организации;
• 10 -наименование вида документа;
• 11 — дата документа;
• 12 — регистрационный номер документа;
• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 — место составления или издания документа;
• 15 — адресат;
• 16 -гриф утверждения документа;
• 17 — резолюция;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 20 — текст документа;
• 21 — отметка о наличии приложения;
• 22 — подпись;
• 23 — гриф согласования документа;
• 24 — визы согласования документа;
• 25 — оттиск печати;
• 26 — отметка о заверении копии;
• 27 — отметка об исполнителе;
• 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 — идентификатор электронной копии документа.

В ГОСТе приводятся правила оформления реквизитов, схемы их взаимного расположения, требования к бланкам организации.

Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела разработаны Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Это нормативно-методический документ, определяющий порядок работы с различными видами документов в архивах организаций на современном этапе, включая электронные документы.

В тексте Правил условно можно выделить две части, в первой освещены следующие вопросы:

• · требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;
• · порядок формирования дел в делопроизводстве;
• · организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
• · порядок выделения документов к уничтожению;
• · подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т. д.).

В другой части правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Нормативные документы по труду и охране труда являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создание благоприятных условий труда. Нормы времени распространяются на все виды работ, включенных в Государственную систему документационного обеспечения управления. Их можно разделить на две части:

• 1. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления:
  • · нормы времени на разработку положений о структурных подразделениях;
  • · должностные инструкции;
  • · регламент работы коллегиального органа;
  • · регламент деятельности руководства;
  • · табель форм управленческих документов;
  • · альбом унифицированных форм документов;
  • · номенклатура дел организации;
  • · классификаторы структурных подразделений;
  • · ведение справочной работы по документам и др.
• 2. Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной технологии:
  • · нормы времени на работы по составлению статистических отчетов об организации хранения документов архивного фонда в федеральном архиве;
  • · составление «Списка документов с указанием сроков хранения» и др.

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации, является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме.

Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т. п.

Но, в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определенной организации:

• — структуру службы делопроизводства,
• — состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание,
• — состав документов, создаваемых в учреждении,
• — степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов),
• — наличие архивов в традиционной и электронной форме и т. д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Составляя такую инструкцию, можно, воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т. д.

Инструкция по делопроизводству, как правило, начинается с раздела «Общие положения». В нем указывают, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы; перечисляют нормативные документы, на основе которых она составлена. В этом разделе так же указывают, на кого возложено руководство делопроизводством в организации в целом и в структурных подразделениях.

Следующие разделы инструкции обычно посвящают порядку составления и оформления документов. При этом, как правило, следуют Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: сначала идет раздел — «Подготовка к оформлению документов», а затем раздел — «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов».

При написании раздела «Подготовка и оформление документов» за основу берут ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов.

Порядок оформления реквизитов, изложенный в ГОСТ, переносится в Инструкцию, разъясняется и сопровождается примерами из документов организации.

В раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» выносят наиболее часто составляемые виды документов: приказы, договоры, распоряжения, протоколы, акты, письма, телеграммы и др. В этом разделе важно подробно описать порядок визирования и согласования каждого вида и даже разновидности документов в организации. В этом разделе указывается структура текста различных документов, порядок их оформления. Все это надо сопровождать примерами из документов организации. Часто в инструкции оформляют раздел «Порядок печатания и размножения документов». Наличие таких разделов в инструкции значительно упрощает порядок подготовки документов, характерных для данной организации, и исключает их многократное пересоставление и переоформление.

После разделов, посвященных составлению и оформлению документов, в инструкции помещают разделы, описывающие порядок работы с ними:

• — прием и первичную обработку документов,
• — регистрацию,
• — направление документов к исполнителям,
• — контроль исполнения документов,
• — информационно-справочную работу,
• — составление номенклатур,
• — формирование дел,
• — текущее хранение документов в делопроизводстве,
• — экспертизу ценностей документов,
• — подготовку дел для сдачи в архив,
• — передачу дел в архив.

Разделы по обработке документов пишутся с учетом технологии, принятой в конкретной организации: традиционная или компьютеризованная. Все этапы работы с документами присутствуют как при традиционной технологии, так и при автоматизированной, но они различаются по характеру выполняемых операций.

К инструкции даются приложения, и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Приложениями обычно являются:

• · образцы оформления наиболее распространенных видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т. д.);
• · формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и др.);
• · списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, подлежащих утверждению, документов, на которые ставится печать, и т. д.).

Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в нем более детально, с большим количеством типовых форм и примеров, описывают порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа — правила составления и оформления документов и инструкция по ведению делопроизводства, в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.

Инструкция по делопроизводству так же, как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждаются. Чаще всего утверждение проводится приказом руководителя организации.

Инструкция по делопроизводству должна быть в каждом структурном подразделении, и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.