Проведение инвентаризации кассы

Инвентаризация кассы проводится с полным полистным пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков строгой отчетности по видам с указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. При подсчете фактического наличия денежных знаком и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг).

Денежная наличность включается в акт по купюрам и сумме. Заявление кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту, не принимаются.

В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки, находящиеся в кассе денежных средств сверяются с данными учета на день инвентаризации. И определяется результат. При обнаружении инвентаризацией недостачи или излишков в акте указывается сумма.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:

при сдаче денежной наличности — с данными квитанции учреждения банка, постового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу денег инкассаторам банка и т. п.;

по суммам, переведенным собственником или другими организациями согласно полученным от них извещениям (авизо) с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования учреждения банка или почтового отделения, принявшего перечисление.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках, на расчетном счет, валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии предприятия, с данными по выпискам банков.

В случае установления фактов недостач или излишков ценностей комиссия берет с кассира письменное объяснение о причинах и обстоятельствах возникновения этих расхождений, которое также фиксируется в акте. При этом следует иметь в виду, что заявление кассира о выдаче наличных денег из кассы, не подтвержденное расходными кассовыми ордерами или заменяющими их документами и расписками получателей в платежной ведомости, не принимается в оправдание фактического остатка наличных денег в кассе. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

На сумму недостачи денег, выявленную при инвентаризации кассы, до рассмотрения акта и принятия решения руководителем торговой организации на счетах бухгалтерского учета делается следующая запись:

Дебет счета: 1250 «Прочая дебиторская задолженность», субсчет «Недостачи и потери от порчи ценностей по нерассмотренным актам».

Кредит соответствующих счетов:

• 1010 «Наличность в кассе в тенге»
• 1020 «Наличность в кассе в иностранной валюте»

После принятия руководителем организации решения о взыскании недостачи денег с кассира дается следующая бухгалтерская проводка:

Дебет счета 1250 «Прочая дебиторская задолженность» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Кредит счета 1250 «Прочая дебиторская задолженность», субсчет «Недостачи и потери от порчи ценностей по нерассмотренным актам».

По внесении в кассу денежной суммы в погашение недостачи, согласно составленному приходному кассовому ордеру, производится следующая бухгалтерская запись:

Дебет соответствующих счетов:

• 1010 «Наличность в кассе в тенге»
• 1020 «Наличность в кассе в иностранной валюте»

Кредит счета 1250 «Задолженность работников и других лиц», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Излишки денежных средств, выявленные в кассе при инвентаризации, приходуют на основании приходного кассового ордера, и в учете делается следующая запись:

Дебет соответствующих счетов:

• 1010 «Наличность в кассе в тенге»
• 1020 «Наличность в кассе в иностранной валюте»

Кредит счета 6280 «Прочие доходы от неосновной деятельности».

На основании «Акта инвентаризации наличия денежных средств» (ф. № Инв-15) результаты инвентаризации кассы записываются в журнале ордере № 1 и ведомости к нему или в машинограмме отдельной строкой по аналитическому счету данного кассира. После этой записи остаток по указанному учетному регистру будет соответствовать фактическому остатку наличных денег в кассе.

Примеры корреспонденций по счету 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» Рабочего плана счетов.

При инвентаризации кассы были обнаружены излишки в размере 150 тенге, в этом случае выписывается приходный кассовый ордер и они приходуются на результат деятельности субъекта, что оформляется следующей записью:

Если при инвентаризации кассы была обнаружена недостача 5 000 тенге, в этом случае производят следующие операции:

При погашении недостачи кассиром выписывается приходный кассовый ордер.

3. Результаты инвентаризации оформляют отдельным «Актом инвентаризации наличия денежных средств» (схема 1). Акт применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денег, денежных документов, находящихся в кассе организации. Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета всех денег, денежных документов, находящихся в кассе организации.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом, отвечающим за сохранность денег, денежных документов, берется расписки. Расписка включена в заголовочную часть формы.

При смене материально-ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (материально-ответственному лицу, сдавшему наличные деньги; денежные документы, материально-ответственному лицу, принявшему деньги, денежные документы, и бухгалтерии).

Схема 1. Акт инвентаризации денежных средств

Утверждена приказом Министра финансов Республики Казахстан от 19.03.2004 г. № 128.

ТОО «ААА».

Типовая форма № Инв — 9.

Форма по ОКУД По ОКПО РНН.

Акт инвентаризации денежных средств Находящихся _________________________________________________.

Расписка К началу проведения инвентаризации все документы, относящиеся к приходу и расходу денег, денежных документов, и все деньги и денежные документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выше бывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо кассир Смирнова Е.В.

Должность подпись сортировка На основании приказа (распоряжения) от 15.07.2006 г.

При инвентаризации установлено следующее:

Итоги инвентаризации

Председатель комиссии гл. бухгалтер Петрова Г. К.

Должность подпись расшифровка подписи Члены комиссии зав. хоз. _____________ Иванова В.И.

Рабочий _______________ Кадыров К.В.

Подтверждаю, что деньги, денежные документы, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении.

Материально-ответственное лицо: _______________________________.

15.07.2006 г.

Обработанная сторона формы № Инв. 9.

Объяснение причин излишков и недостаточности __________________.

Материально-ответственное лицо: ______________________________.

Решение руководителя организации _____________________________.

подпись.

«__» __________ 20__г.

Председатель комиссии ___________ _________________ ___________.

Члены комиссии _____ _________________ ______________________.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с правилами ведения кассовых операций, разработанными и утвержденными руководителем хозяйствующего субъекта. Инвентаризация кассы документов и бланков строгой отчетности (авиа и железнодорожные билеты, талоны на бензин и др.), как правило, проводится внезапно, с полным полистным пере счетом денежной наличности и проверкой других ценностей, хранящихся в кассе, в присутствии кассира и главного бухгалтера. До начала инвентаризации (при наличии нескольких касс, они опечатываются) кассир должен составить на момент инвентаризации кассовый отчет и вывести по кассовой книге остаток денежных средств. С кассира берется расписка о том, что все приходные и расходные документы включены в отчет и что не оприходованных и несписанных сумм в кассе не имеется. После пересчета денег составляется акт инвентаризации денежных средств в кассе. Полученный результат инвентаризации сверяют с данными бухгалтерского учета по кассовой книге. В акте записываются объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя субъекта о дальнейшем решении по результатам инвентаризации.

При проведении инвентаризации необходимо проверить: заключен ли с кассиром договор о полной материальной ответственности и взято с него «Обязательство кассира», соответствует ли оснащение кассы требованиям, где хранятся дубликаты ключей от сейфа.