Учет операций и документальное оформление движения сырья и материалов на ООО «АКЗ»

Для учета движения материалов ООО «АКЗ» применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматической обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливается в зависимости от характера технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным; при использовании ЭВМ — один экземпляр, а при ручной обработке — не более двух.

На ООО «АКЗ» поступление материалов в организацию контролирует в первую очередь отдел маркетинга, который следит за выполнением поставщиком договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков, обычно, доставляет экспедитор. Принимая грузы от транспортных организаций, экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружатся или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документами поставщика. Одни из них отражают количество отгруженного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие — качество (сертификаты, удостоверения и т. п.). при полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (ф. № 4).

Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументальное оформление поступивших материалов. Если расхождение ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требований) проставляется и записывается специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № 5, и М-6) в четырех экземплярах:

первый — покупателю для оприходования материалов в место приходного ордера;

второй — для списания ценностей;

третий — для начисления заработной платы водителям автотранспорта;

четвертый — для предъявления в банк оплату.

При получении материалов на станции железной дороги в качестве первичного документа выступают железнодорожная накладная с соответствующими отметками на станции отправления или назначения.

При получении материалов на ООО «АКЗ», доставаемых экспедитором, материально ответственное лицо проверяет соответствие количества, качества ассортимента поступивших материалов документам поставщика.

Акт о приемке материалов (ф. №М-7) применяется для оформления материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом представителя отдела снабжения организации. Комиссия назначается руководителем организации. Составляется акт в двух экземплярах: первый предназначен для бухгалтерии как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета суммы недостач или излишков; второй предназначен поставщику или сообщается ему о предоставлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного документа.

Приходные документы составляются в день поступления материалов.

Обособленно хранят на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления резервов анализа. Их учет организация ведет в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью любых видов собственности.

Кроме перечисленных документов, составляются требования — накладные на отпуск (внутреннее перемещение материалов (ф. №М-14)). При внутреннем перемещении материалов со склада или при сдаче цехам на склад неиспользованных или сэкономленных материалов или ценных отходов производства (отходов от брака продукции), материально ответственные лица, сдающие материалы выписывают накладные в двух экземплярах. Первый — цеху для списания материалов; другой экземпляр — складу для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на строну излишних, не использованных в хозяйственной деятельности организации материалов. К расходным документам на предприятии относятся лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Лимитно-заборная карта (ф. №М-8; М-9) выписывается отделом маркетинга на одну или несколько позиций относящихся к определенному коду производственных затрат.

Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеха для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида, оставшихся в цехах на начало месяца.

Выписываются карты в двух экземплярах: первый экземпляр — цеху; второй экземпляр — складу.

При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя — в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользуемого лимита. При использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию организации. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, неиспользованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Если лимитно-заборные карты исчисляются при постоянном системном отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные нужды и прочее применяется акт — требование на замену материалов (ф. № 14 -10).

Выписывается акт-требование в двух экземплярах цехами, отделами. Первый остается у получателя с распиской материально-ответственного лица склада; второй остается у заведующего складом с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск разрешается с разрешения директора.

Накладные (ф. №М-11) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своей организации, расположенным за пределами его территории. Выписывается отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке — выписывается товарно-транспортная накладная.

Производственные запасы материалов пополняются за счет их поставок предприятиями-поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: наименование материалов, их количество, цена, срок поставок, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т. п. Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежное требование-поручение и счета-фактуры, передают их покупателю, последние передают их в свой банк для оплаты. Оперативный учет выполнения договорных обязательств на ООО «АКЗ» осуществляет бухгалтерия, поэтому платежные требования-поручения и счета-фактуры в поступают в этот отдел. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов (ф №М-1), делают отметку в книге учета выполнения договоров и акцептируют, т. е. дают согласие на оплату.

После регистрации платежные документы получают внутренний номер (регистрационный) и оплачиваются, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

С этого момента у бухгалтерии предприятия возникают расчеты с поставщиками. После поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному документу. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия-поставщика.

Учет расчета с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет по отношению к балансу — пассивный: сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия поставщикам и подрядчикам по неоплаченным счетам и неотфактурированными поставками: оборот по дебиту о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту — о суммах по принятым к оплате акцептированным платежным документам и неотфактурированным поставкам за отчетный месяц.

Ведется учет расчетов с поставщиками в журнале-ордере № 6. Это комбинированный аналитический учет в котором организуется в размере каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается этот журнал-ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начала месяца:

• — по акцептированным платежным документам, срок оплаты которых не наступил;
• — по акцептированным платежным документам оплаченным — материалы не поступили (справочно: «За неприбывший груз» сальдо нет);
• — по акцептированным платежным документам неоплаченным — материалы не поступившие (справочно «За неприбывший груз», сальдо на начало месяца);
• — сальдо на начало месяца по неотфактурированным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для оплаты их не поступили).

В течение отчетного месяца бухгалтерия ООО «АКЗ» получает платежные документы поставщиков; принимает приходные ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов предприятия. Это позволяет заключить расчеты, закончить их ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств.

Журнал-ордер № 6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале ордере № 6 записываются номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам предприятия и стоимость по платежному документу с выделением в отдельную графу суммы налога на добавленную стоимость, указанной в расчетном документе. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой — в разрезе видов материалов (основные, полуфабрикаты и т. д.). Сумма претензии записывается на основании актов.

По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.

Неотфактурированными считаются поставки, по которым материальные ценности поступили на предприятие без платежного документа. На складе приходуют их, выписывается приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учетным ценам, записываются в журнал-ордер № 6 как ценности, поступившие на склад, в этой же сумме относятся на группу материалов и в акцепт. Неотфактурированные поставки регистрируются в журнале-ордере № 6 в конце месяца, когда возможность получения платежного документа в данном месяце отпала. Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платежные документы (которые отсутствуют). По мере поступления платежных документов на эту поставку в следующем месяце они акцептуются предприятием, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере № 6 в свободной строке по группе материалов и в графе в сумме платежного требования. Расчеты с поставщиком по этой поставке будут закончены.

Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятия акцептовали платежные документы, а материалы на склад по ним еще не получили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или неоплачены.

В журнале-ордере № 6 документы регистрируются в течение месяца. По окончании месяца предприятия обязаны принять эти ценности на баланс, т. е. запись по принадлежности к группе материалов (условно оприходовать), но на начало следующего месяца расчеты по этим поставкам не будут закончены. При поступлении ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, так как он уже был дан в момент поступления платежных требований, а может быть, эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счета в не законченных на начало месяца расчетах. При закрытии журнала-ордера № 6, по окончании месяца, это поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.

При расчетах с поставщиками за материалы и сырье могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом (ф. №М-7). Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам предприятия или по договорным (отпускным ценам), затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой как неотфактурированная поставка — отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платежное требование. В случае выявления недостачи бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензии к поставщику.

Согласно п. 5 ПБУ 5/98 приобретаемые материалы учитываются по фактической себестоимости заготовления. При этом в соответствии с инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий они отражаются на счете 10 либо по фактической себестоимости, либо по учетным (средневзвешенным) ценам.

Оценка материалов по учетным ценам удобна в ситуации финансовой нестабильности и частого колебания покупных цен. Организация в начале формирует на счет 15 «Заготовление и приобретение материалов» информацию о фактической себестоимости поступивших ресурсов, а затем приходует их на счет 10 «Материалы» по учетным ценам. Возникающие отклонения учитываются обособленно на счете 16 «Отклонение в стоимости материалов».

Фактическая себестоимость заготовления складывается из сумм, уплаченных поставщику в соответствии с договором (без НДС), и сумм транспортно-заготовительных расходов (без НДС). К последним, в частности, относятся:

• — суммы, уплачиваемые за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материалов;
• — таможенные пошлины и иные платежи;
• — невозмещаемые налоги;
• — комиссионные вознаграждения, уплачиваемые посредникам;
• — затраты на заготовку и доставку материалов до места их использования;
• — иные затраты, непосредственно связанные с приобретением данных ценностей.

Организуя оценку материалов, необходимо обратить внимание на следующую особенность.

Фактическая себестоимость поступающих материалов должна включать в себя две нетрадиционные статьи транспортно-заготовительных расходов: расходы по страхованию данных ценностей и расходы по оплате (начислению) процентов по заемным средствам до их оприходования на склад организации.

Если материалы приобретаются через подотчетных лиц, которые на предприятии являются материально-ответственными лицами, то полученные авансом денежные средства из кассы для покупки материальных ценностей могут использоваться следующим образом:

• 1. средства вносятся материально-ответственным лицом от имени организации в кассу продавца по приходному кассовому ордеру, при этом продавцом выписывается накладная и счет-фактура на приобретенные ценности. В этом случае сумма НДС для ее зачета (возмещения из бюджета) во всех первичных документах должна быть выделена отдельной строкой (п. 16 инструкции № 39);
• 2. при покупке материальных ценностей в магазине розничной торговли материально-ответственное лицо пробивает чек на покупку, тогда как продавец выписывает товарный чек. В этом случае НДС, даже если он выделен в первичных учетных документах, к зачету не принимается, а включается в первоначальную стоимость материально-производственных запасов (как и другие невозмещаемые налоги).

Для учета материалов, поступивших от поставщиков, в качестве первичного документа применяется приходный ордер (ф №М-14), который составляет материально-ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей по сопроводительным документам, при этом налог с продаж, указанный в этих документах в случае оплаты за наличные денежные средства, включается в покупную стоимость материалов.

Договором купли-продажи может быть предусмотрено, что часть материалов оплачивается в безналичном порядке, а часть — наличными денежными средствами. В этом случае стоимость приобретенного материала в части, оплаченной наличными денежными средствами, увеличивается на сумму налога с продаж.

1. На синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической себестоимости. При этом в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению. Синтетический учет материалов на производственных предприятиях ведется на счете 10 «Материалы».

В соответствии с «Планом счетов бухгалтерского учета» синтетический учет материалов на счете 10 «Материалы» ведется по фактической себестоимости.

Для оценки изменений на счете 10 «Материалы» на основании оборотно-сальдовых ведомостей по счету 10 на 01.10.2007;01.01.2010 гг. (Приложение 1) составим таблицы 2.1, 2.2, 2.3, 2.4:

Таблица 2.2.

Динамика изменения остатков на счете 10 за 2007;2008 гг. (тыс. руб.).

Из таблицы 2.2 видно, что остаток сырья и материалов за период с 01.10.2007 по 01.01.2008 возрос на 84 349,99 тыс. руб. что составляет 5336,6%, что явилось следствием падения производства и продаж кирпича. Остаток покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, конструкций и деталей за аналогичный период увеличился на 37,7% или 206 051,2 тыс. руб. Остаток по субсчету 10.3 «Топливо» снизился на 815 426,74 тыс. руб. (67,7%). Остатки на субсчете «Тара и тарные материалы» увеличились на 222 342,99 тыс. руб. (58,3%). Остаток по субсчету 10.5 «Запасные части» снизился и 287 480,72 тыс. руб. (44,3%).

Таблица 2.3.

Динамика изменения остатков на счете 10 за 2008;2009 гг. (тыс. руб.).

Из таблицы 2.3 видно, что остаток сырья и материалов за период с 01.10.2008 по 01.01.2009 возрос на 50 243,3 тыс. руб. что составляет 58,5%. Остаток покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, конструкций и деталей за аналогичный период снизился на 80,5% или 606 251,68 тыс. руб. Остаток по субсчету 10.3 «Топливо» снизился на 44 931,02 тыс. руб. (-11,6%). Остатки на субсчетах «Тара и тарные материалы» и «Запасные части» так же снизились на 426 202,16 тыс. руб. (70,6%) и 41 307,92 тыс. руб. (11,4%) соответственно.

Таблица 2.4.

Динамика изменения остатков на счете 10 за 2007;2009 гг (тыс. руб.).

Из таблицы 2.4 видно, что остаток сырья и материалов за период с 01.10.2007 по 01.01.2009 возрос на 134 593,29 тыс. руб. что составляет 8515,3%, что явилось следствием падения производства и продаж кирпича. Остаток покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, конструкций и деталей за аналогичный период снизился на 73,2% или 400 200,48 тыс. руб. Остаток по субсчету 10.3 «Топливо» снизился на 860 357,76 тыс. руб. (-73%). Остатки на субсчетах «Тара и тарные материалы» и «Запасные части» так же снизились на 203 859,17 тыс. руб. (53,4%) и 328 788,64 тыс. руб. (50,6%) соответственно.

Таблица 2.5.

Динамика изменения остатков на счете 10 за 2007;2010 гг. (тыс. руб.).

В целом за анализируемый период (2007;2010 гг) остаток сырья и материалов уменьшился до 0, т. е. на 1580,6 тыс. руб. что составляет 100%. Остаток покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, конструкций и деталей снизился на 60,5% или 331 038,65 тыс. руб. Остаток по субсчету 10.3 «Топливо» снизился на 1 164 327,33 тыс. руб. (96,7%). Остаток на субсчете «Тара и тарные материалы» увеличился на 563 285,67 тыс. руб. (147,6%). Остаток на субсчете «Запасные части» снизились почти вдвое — на 281 698,52 тыс. руб. (43,4%).

Положение о бухгалтерском учете и отчетности обязывает предприятие проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей:

• — не менее одного раза в год по состоянию на первое октября отчетного года (но не ранее) с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете;
• — при смене материально-ответственных лиц и при стихийных бедствиях;
• — в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета.

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении.

В процессе инвентаризации проверяются:

• — сохранность товарно-материальных ценностей;
• — правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента;
• — порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные, а по времени — на плановые и внеплановые. Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель ООО «АКЗ» или его заместитель, или главный бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя предприятия.

Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам ф № инв-3 (приложение 4). Складские операции в этот период не производятся: заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия.

Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостатки) оформляются составлением сличительных ведомостей по фактической себестоимости. Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с уменьшением общезаводских расходов (дебет счета 10, кредит счета 26). Недостача ценностей списывается на счете 84 «Недостача и потери от порчи ценностей» с уменьшением стоимости и количества их по счетам материальных ценностей.

По решению руководителя предприятия сумма недостачи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства:

Дебет сч. 25 «Общепроизводственные расходы».

Кредит сч. 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на материально-ответственных лиц:

Дебет сч. 73−3 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Кредит сч. 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Некомпенсируемые потери материальных ценностей от стихийных бедствий относятся на результаты хозяйственной деятельности предприятия:

Дебет сч.80 «Уставной капитал».

Кредит сч. 10 «Материалы».

Таким образом, для учета движения материалов ООО «АКЗ» применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и нуждам самого предприятия. За период 2007;2010 гг остатки на счете 10 «Материалы» значительно уменьшились, за исключением субсчета 10−3 «Тара и тарные материалы». Инвентаризация материальных ценностей в ООО «АКЗ» осуществляется в соответствии с действующим законодательством и утвержденным на предприятии порядком.