Структура и функции службы управления персоналом в организации

Структура кадровой службы определяется ее функциями и задачами, но не наоборот. Во многих организациях предпринимательские неудачи связаны именно с консервативной позицией администрации, ряда служб, например, отдела труда и заработной платы, самих работников отдела кадров (отд. персонала).

Нередко администрация, несмотря на изменившиеся условия, по-прежнему требует от отдела кадров исполнения старых функций, что равносильно обречению предприятия на экономическое прозябание, и в конце концов приводит к банкротству.

Службы, занимающиеся организацией труда и его оплаты, имея определенное влияние в коллективе, нередко сопротивляются изменению своего положения, включению в отдел кадров, хотя руководитель отдела труда мог бы возглавить отдел кадров. Работники отделов кадров также нередко противятся изменениям своих функций. Часто причина этого кроется в том, что в кадровой службе работают непрофессионалы, которые просто не в состоянии выполнять новые функции.

Все кадровые службы нашей страны можно разделить с определенной долей условности на три группы: (См. Приложение 2).

• а) перешедшие на новые кадровые технологии;
• б) частично перешедшие на новые, технологии;
• в) работающие по-старому.

Заместителя руководителя по кадрам фактически можно считать вторым человеком в организации по влиянию и по значимости его работы, а главное — по результатам труда.

Кадровая работа предполагает:

обеспечение всех участков производства рабочей силой;

прогноз потребности кадров исходя из стратегии развития организации;

создание системы мотивации работников на высокопроизводительный труд, управление дисциплинарными отношениями;

оценка кадров и проведение необходимых перестановок кадров;

организация подготовки кадров;

организация обучения кадров;

подготовка руководящих кадров, повышение, передвижение по службе.

Структура кадровой службы определяется ее функциями, отражая каждую из них, и ориентирована на поставленные задачи.

Сначала нужно уточнить место кадровой службы в структуре организации, а затем определить структуру кадровой службы.

Рис. 1.1 Место кадровой службы в структуре организации

Как видно, одним из важнейших пяти направлений в работе почти всех средних и крупных организаций является работа с персоналом.

Кроме обычных функций, отдел кадров отвечает за несколько ключевых для корпорации программ, от реализации которых во многом зависит успех общей кадровой политики. Это:

ежегодные опросы общественного мнения;

развитие гласности;

программа дней открытых дверей.

Две последние программы играют роль предохранительных клапанов, гарантируя каждому сотруднику возможность общения с руководством.

В организациях с небольшой численностью каждую кадровую функцию или даже две — три функции выполняет один работник.

Руководитель сектора называется менеджером, или директором по группе вопросов. На каждого работника сектора кадровой службы разрабатывается должностная инструкция.

Важнейшие направления деятельности служб управления персоналом:

Доведение до менеджеров, связанных с трудовыми отношениями, общей философии, юридического смысла и стратегии организации.

Советы и консультации менеджерам в области трудовых отношений.

Обеспечение последовательных и взвешенных взаимоотношений со всеми работниками предприятия.

• 5. Осуществление контроля за рассмотрением жалоб
• 6. Советы и консультации менеджерам по штатной политике и связанные с ней проблемами.
• 7. Координация процедур, связанных с набором персонала.

Доведение до менеджеров программ оплаты труда, вознаграждений, относительно правового смысла практики, зарплаты.

Регистрация и доведение до служащих программ вознаграждений.

Разрешение проблем, связанных с вознаграждениями.

Назначение пособий (компенсации, пенсии и т. д.).

Помощь и консультации руководству в решении проблем оплаты.

Хранение и систематизация кадровой документации.

Обеспечение соответствия с законодательством по вопросам найма.

Разъяснение основных направлений и целей кадровых программ и кадровой политики фирмы.

Обсуждение с руководством практических вопросов осуществления этих программ.

Если раньше в условиях детальной регламентации и формализма кадровику было достаточно обеспечить порядок в личных делах работников и вовремя доложить начальству о текучести кадров, сейчас многое поменялось. Чтобы выдержать жесткую рыночную конкуренцию персонал обязан постоянно совершенствоваться, кадровик должен знать, в каких направлениях, какими методами, с привлечением каких ресурсов будет осуществляться подобное совершенствование. Это значит, что он теперь:

социолог, изучающий свою организацию;

педагог, организующий внутрифирменное обучение;

психолог, управляющий конфликтом в организации;

социальный работник, помогающий сотрудникам в решении многих вопросов.

Современный менеджер по персоналу, «мен-по-пер», как в шутку называют эту должность в профессиональной среде, должен хорошо ориентироваться в организационных понятиях, уметь определить, на какой фазе развития находится эта компания. Он умеет быть разным на стадии становления или спада. Он умело оценивает уровень, тип и специфику организационной культуры организации, так как методы его работы в разных условиях коренным образом различаются.

Технологичность присуща процессам, протекающим в самых различных областях человеческой деятельности, в том числе и в сфере нематериального производства.

Понятие «кадровая технология» включает в себя описание последовательности действий по управлению поведением людей (персонала организации) в целях достижения заданного результата, а именно, искомого состояния организации, составляющих ее групп и отдельных личностей.

Особенность технологического подхода к совершенствованию управления организацией состоит в комплексности планирования и реализации мероприятий по совершенствованию организации в целом, а не отдельных ее частей: opганизационной структуры, методов управления и индивидуальных навыков руководителей. Если игнорировать хотя бы одну сторону, например, организационную структуру, то затраты на развитие управления не дадут ожидаемого результата. Более того, «устаревшие» организационные рамки — нормы, правила, организационная культура, связи не дадут реализоваться могут привести к конфликтной ситуаций.

Технология задает направление движения системы через согласованные действия составляющих ее частей. Планирование последовательности действий и создание определенного алгоритма осуществляется исходя из результата, сформулированного в виде задачи развития системы в целом (от условий и цели — к этапам и вариантам действий).

Элементы технологии (отдельные «шаги» или «цепочки» действий) обладают свойством заменяемости. При этом важно удерживать общую ориентацию на результат.

При разработке технологии работы кадровых служб необходимо, во-первых, учитывать содержание процесса управления персоналом в разрезе основных функций; во-вторых дегазировать операции (процедуры) в рамках каждой из этих функций. Содержание процесса управления персоналом в виде общей схемы представлено ниже.

Рис. 1.2 Содержание процесса управления персоналом

Разработку кадровых технологий следует отличать от стандартизированных процедур работы с людьми, которые в той или иной мере выполняются каждым менеджером в процессе управленческой деятельности. К таким процедурам относятся:

• — распределение задач; планирование; организация; стимулирование;
• — активизация (агитация* пропаганда идей, реклама);
• — контроль;
• — делегирование полномочий;
• — ведение собраний;
• — обучение в процессе работы;
• — учет пожеланий и потребностей подчиненных;
• — проявление личной инициативы;
• — участие в решении конфликтных ситуаций.

Практическое воплощение кадровые технологии находят в письменно оформленных правилах кадровой работы, разъясняемых в инструкциях по применению техники управления персоналом, систематическом образовании и подготовке руководящих кадров, отношениях дирекции с представителями персонала.

Организация управления персоналом прямо влияет на выбор той или иной технологии. Схематично это можно показать на примере выделения возможных уровней организации работы с персоналом.

Первый уровень. Это стадия, где секция, набор и ведение личных дел персонала осуществляется службой управления персоналом, которая исключительно сама выполняет задачи, связанные с административным управлением. Никакой стратегии или политики в отношении персонала нет. Дирекциям руководящий состав сохраняют за собой основную ответственность и компетенцию относительно выполнения функции управления персоналом. Это касается, прежде всего, «принятых» аспектов, в то время, как «неприятные» миссии добровольно поручаются руководителю службы управления персоналом. Он, как правило, является старым сотрудником (который зачастую не был успешен в других функциях), ценимым, прежде всего, за верность, покорность идеям дирекции и скромность. Служба управления персоналом здесь — простое обслуживающее подразделение.

Второй уровень. На этой стадии политика в отношении персонала разработана и одобрена дирекцией. Она охватывает все сферы деятельности, касающиеся персонала, и определяет, поведение руководителей в этой сфере. Руководитель службы управления персоналом является начальником среднего или высшего звена и отвечает за развитие и контроль применения политики по отношению к персоналу организации. Эта служба занимается административными вопросами, касающимися всего персонала, координирует свою деятельность с другими подразделениями, активно содействует эволюции трудовых отношений.

Третий уровень. Основная концепция и социальная стратегия выработаны и одобрены генеральной дирекцией. Центр тяжести всей деятельности в отношении персонала состоит в том, чтобы интегрировать его в организацию наилучшим образом и обеспечить лучшее равновесие между персоналом и требованиями организации. Различным профессиональным категориям предоставляют возможности повышения квалификации. Руководитель службы управления персоналом — полноправный член дирекции. Он принимает участие в предварительных консультациях по всем важным решениям, касающимся организации; дает консультации по всем важным вопросам управления персоналом; руководит подготовкой персонала до уровня среднего звена.