Использование контрактно-договорной системы для мотивации персонала

Мотивация персонала компании может осуществляться методами организационно-административного воздействия. В основе их использования лежат такие мотивы работника, как стремление человека к определенной стабильности, предсказуемости, организованности, осознанная необходимость трудовой дисциплины, чувство долга и ответственности, принадлежность к определенной культуре с ее нормами и правилами.

В систему административных методов входят:

• • организационно-стабилизирующие методы: законы, указы, правовые нормы, акты, кодексы, утверждаемые государственными органами для обязательного исполнения;
• • методы организационного воздействия: организационные схемы, регламенты, нормы труда, инструкции, контракты, договоры, программы;
• • распорядительные методы: приказы, распоряжения, положения;
• • дисциплинарные методы: штрафы, временное отстранение от работы, понижение в должности.

Методы стабилизирующего и организационного воздействия необходимы в любой организации, поскольку способствуют ее более эффективной работе, эффективной организации труда, разработке научно-обоснованной системы оплаты и стимулирования, а также социальной защищенности работников.

Регламентирующую контрактно-договорную систему компании эффективно использовать для согласования интересов менеджера и исполнителя. Трудовой договор (контракт) является правовой формой реализации гражданами права на труд, но которой работник обязуется выполнять работу, но определенной специальности, квалификации и должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а организация обязуется выплачивать ему заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон (Трудовой кодекс РФ, ст. 15). Таким образом, юридически закрепляются важнейшие стимулы к труду и оговариваются особые договорные условия, например, санкции за задержку выплат заработной платы или штрафные санкции работнику в случаях наиболее вероятных нарушений.

Свое развитие контрактно-договорная система получает в должностных инструкциях работнику и документах, доводимых до пего уже в период испытания или адаптации. К ним относят следующие документы:

• • правила внутреннего трудового распорядка;
• • положение о технике безопасности и охране труда;
• • положение о пожарной безопасности;
• • положение о внутриобъектном режиме;
• • инструкция о защите конфиденциальной информации в информационной системе;
• • положение о пропускном режиме;
• • правила использования технических средств охраны и сигнализации;
• • правила поведения в экстренных ситуациях;
• • положение об отношении работника к имуществу и интересам фирмы;
• • положение о внутрифирменной «горячей линии» связи;
• • инструкция по обеспечению безопасности на рабочем месте.

Должностная инструкция работника — важнейший элемент административной мотивации работника. Целью разработки должностной инструкции является создание документа, позволяющего в реальном времени регламентировать и мотивировать деятельность работника в рамках конкретной должности. Для успешного решения этой цели необходимо;

• • четко определить цели деятельности сотрудника на основе системного анализа его деятельности;
• • на основе сформулированной цели определить совокупность задач по ее достижению;
• • выделить последовательность конкретных действий (обязанностей) сотрудника по решению каждой из задач;
• • наделить сотрудника реальными правами, адекватными служебным обязанностям;
• • разработать систему критериев, позволяющих оценивать эффективность работы сотрудника в рамках данной должности;
• • определить порядок и качество взаимодействия сотрудника по должности;
• • установить систему его отчетности перед непосредственным руководителем.

Идеальной с точки зрения мотивации персонала представляется должностная инструкция, позволяющая работнику эффективно исполнять свои обязанности и взаимодействовать с необходимым кругом должностных лиц, имея четкие критерии прав, обязанностей, параметров оценки деятельности и степени ответственности за ее исполнение.

Должностная инструкция включает в себя шесть разделов.

• 1. Общие положения определяют, что является основной сферой деятельности работника, кем он назначается, кому подчиняется, какова должна быть его квалификация (образование, возраст, опыт работы, компетенции) и какими документами он должен руководствоваться в работе.
• 2. Направления деятельности, т. е. за решение каких вопросов в компании отвечает работник, какие задачи решает, что обязан для решения этих задач знать, разрабатывать, составлять, отслеживать, рассчитывать, контролировать, оценивать, разбирать, управлять, кого и о чем информировать, какую информацию собирать, какую — доводить до руководства.
• 3. Критерии эффективности деятельности (оборот, прибыль, количество привлеченных клиентов, качество обслуживания и т. п.) и ответственность (материальная, административная).
• 4. Права пользоваться всеми ресурсами, получать необходимую информацию, аргументировано отстаивать перед руководством свои вопросы, аргументировано требовать от коллег решения смежных вопросов.
• 5. Связи по должности. В целях полного и качественного выполнения возложенных обязанностей получает информацию: 1) от кого: от менеджера, но закупкам, менеджера по маркетингу, бухгалтера, кладовщика, администратора отдела, продавцов и т. п.; 2) по проблематике: о доступности продуктов для компании, изменении закупочных цен, выполненных отгрузках, заказах клиентов, рекламациях от клиентов, тенденциях рынка и т. п.; 3) периодичность: ежедневно, постоянно, по мере необходимости, по мере поступления, по запросу.
• 6. Отчетность: 1) адресат (кому поступает отчет — склад, бухгалтерия, администратор и т. п.); 2) проблематика (какие параметры отражает — нереализованный спрос, заказы, задолженности, новые клиенты и т. п.); 3) периодичность.

Четкое знание всех рассмотренных параметров инструкции позволяет работнику уверенно ориентироваться в производственной ситуации, своих задачах и полномочиях, что способствует возникновению желания действовать в направлении достижения целей. При этом работают такие мотиваторы, как соучастие, сопричастность, безопасность, уверенность, достижение цели, эффективное взаимодействие, участие в управлении, самоутверждение.

К другим регламентирующим документам, разрабатываемым в компании и позволяющим осуществлять мотивацию персонала, относятся следующие положения и программы:

• • положение о конкурсном отборе претендентов на замещение вакантных должностей, о найме и увольнении персонала (регламентирует порядок приема и увольнения, заключения и расторжения трудового договора, порядок проведения конкурсного отбора и критерии этого отбора);
• • программа развития персонала (направления развития персонала, порядок проведения стажировок и других возможных форм обучения и развития);
• • положение об адаптации персонала (наставничество, кураторство, социально-психологическое сопровождение персонала в период адаптации и ротации);
• • положение об оценке и аттестации персонала (концепция, принципы оценки и аттестации);
• • положение о работе с молодыми специалистами (условия присвоения статуса молодого специалиста, порядок проведения стажировки, создание совета молодых специалистов);
• • положение о формировании и подготовке резерва (регулирует порядок формирования и подготовки резерва на замещение должностей руководителей и специалистов);
• • положение о комиссии по трудовым спорам и порядке рассмотрения ею индивидуальных трудовых споров работников компании;
• • положение о работе с ветеранами (структура совета ветеранов, цели, задачи, права и обязанности, социальные программы для ветеранов).

В целях повышения безопасности компании, снижения рисков по использованию персонала и уменьшения вероятности судебных разбирательств с работниками определенные взаимоотношения персонала и компании в обязательном порядке должны также регулироваться договорной системой. К таковым относятся:

• • договор финансирования обучения работника за счет средств работодателя (это может быть договор целевого займа, обязательство о возврате затрат);
• • соглашение о неразглашении конфиденциальной информации;
• • обязательство сотрудника о недопущении конфликта интересов;
• • соглашение с сотрудником о взаимодействии с администрацией;
• • обязательство сотрудника при увольнении о возврате имущества, денежных средств и документов и т. п.

По содержанию и назначению такого рода договоры носят, скорее, не мотивирующий, а профилактический (упреждающий) характер, хотя определенный мотивационный эффект в них также присутствует. Скажем, предприятие может предоставлять работнику денежное вознаграждение в размере от 10 до 100% о текущего оклада, если благодаря бдительности сотрудника удастся предотвратить потерю информации или материальных ценностей. Обучение работника за счет средств работодателя само по себе является сильнейшим мотивационным фактором. Ценность качественного профессионального обучения возросла на рынке труда, кроме того, интерес к обучению подкреплен платежеспособным спросом компаний. Однако достаточно часто возникает ситуация, когда, выучившись за счет фирмы, работник покидает ее, считая свой новый уровень профессионализма и знаний значительно превосходящим масштабы данной компании. Для предупреждения такой ситуации договор финансирования обучения сотрудника предусматривает возмещение работодателю произведенных расходов по обучению в случае увольнения работника до истечения двух (трех, четырех) лет после окончания обучения по собственному желанию либо по инициативе администрации по компрометирующим основаниям (прогулы, нарушение дисциплины, пьянство и т.н.). Либо этот договор может быть составлен как договор целевого займа на оплату обучения с возвратом предоставленной суммы займа через оговоренный срок. Дополнительным соглашением может быть оговорено, что договор будет считаться безвозмездным, если к истечению срока действия договора (через х лет) действие трудового договора с работником не будет прекращено по инициативе заемщика на любых основаниях или по инициативе заимодавца по компрометирующим основаниям.

Важное значение имеет соглашение с сотрудником о неразглашении конфиденциальной информации. Конфиденциальной информацией компании считается любая информация, составляющая содержание документов, включенных в соответствии с законодательством в «Перечень документов организации, содержащих конфиденциальную информацию». Отдельным пунктом можно включить подтверждение работником исключительного права компании на использование авторских работ и служебных произведений (если не будет доказано, что произведение создано после увольнения и без использования информации и других ресурсов компании).

Другой актуальнейшей проблемой является согласование интересов администрации компании в лице непосредственного руководителя или службы безопасности с интересами каждого сотрудника в деле содействия выявлению, предупреждению и пресечению фактов хищения материальных или информационных ценностей, предупреждения растрат и мошенничества. Подписание соответствующего соглашения мотивирует работника изменить роль равнодушного созерцателя подобных проблем на роль активного борца с ними, рассматривающего сокрытие преступления как соучастие. Тем более что если благодаря бдительности сотрудника удастся предотвратить потерю информации или материальных ценностей, компания предоставит ему денежное вознаграждение в размере от 10 до 100% текущего оклада в качестве признания его заслуг.

В большинстве фирм наверняка имеется достаточно много сотрудников, которые о чем-то знают, подозревают, но не сообщают об этом. Почему это происходит?

• 1. Обычно трудно наверняка сказать, что имеет место мошенничество. Наблюдаются симптомы, и не хочется понапрасну обидеть или обвинить человека. Тем более что вас могут связывать с ним дружеские отношения.
• 2. Многие слышали или читали о том, что бывает с теми, кто много болтает. Поэтому люди боятся потерять работу или быть подвергнутыми иным преследованиям.
• 3. Наемные работники часто зависят от мошенников, особенно если он является их непосредственным начальником.
• 4. Большинство из нас воспитано в том смысле, что доносить на других нехорошо, даже когда они делают что-то нехорошее.
• 5. Фирмы и организации не очень помогают людям решиться на то, чтобы рассказать о своих подозрениях. В большинстве фирм сотрудники просто не знают, к кому следует обратиться при определенных подозрениях, как это сделать и будет ли сохранена их анонимность, или их «доносительство» и «стукачество» станет известно всем, и будет ли их информация трактоваться в коллективе именно так.

Те организации, которые эффективно используют подозрения персонала и клиентов для выявления случаев мошенничества, давно поняли, что сотрудников для этого нужно мотивировать, поощрять и побуждать, делая это одним из элементов концепции безопасности культуры компании. А для этого следует предусмотреть специальные каналы передачи такой информации и побуждать работников пользоваться ими. Так, в компании «Domino's Pizza» предусмотрели специальную телефонную линию, чтобы водители могли сразу сообщить, если начальники дают им мало времени на доставку, так что они вынуждены превышать скорость и нарушать закон. Анонимность гарантируется. Cisco Systems один раз в год приглашает независимых экспертов, чтобы те опросили клиентов, насколько хорошо были выполнены их заказы. И в зависимости от показателя customer satisfaction (удовлетворенности заказчика) решается, поощрить сотрудников или нет.

В одной медицинской фирме, где часто случались аферы с наркотиками, стали проводить специальные семинары с сотрудниками, на которых раздавались памятки с перечислением возможных действий на случай нарушений:

• 1) рассказать непосредственному начальнику;
• 2) позвонить в службу безопасности по телефону;
• 3) вызвать штатного ревизора фирмы по телефону;
• 4) обратиться, но специальной «горячей линии» в стороннюю фирму, которая гарантирует анонимность и объективное расследование.

Фирмы, имеющие такие линии, ежегодно раскрывают огромное количество мошенничеств. Этому помогает и система специальных вознаграждений за бдительность.

Не редкостью в наше время является развитие конфликта интересов компании и работника в случаях открытия им параллельно работе в компании собственного бизнеса, взаимосвязанного с его деятельностью в компании, либо при регистрации компании близкими или родственниками. Появляется весьма сильное искушение использовать ресурсы компании в интересах собственного бизнеса. Мотивация исполнителя заменяется мотивацией хозяина, собственника, что коренным образом меняет систему ценностей и отношений к фирме, ее целям и культуре, рождает конфликт интересов, чреватый весьма и весьма неблаговидными действиями. Взятие сотрудником при заключении трудового договора обязательств о недопущении подобного конфликта интересов и незамедлительном сообщении администрации компании о ведении собственного бизнеса, работе по совместительству, получении вознаграждений и подарков от клиентов или поставщиков, критичных контактов с представителями конкурентов, криминальных группировок, налоговых и правоохранительных органов позволит снизить риск подобных нарушений, а при совершении данных действий станет основанием для увольнения такого работника.

Кроме того, полезно оговорить в подписываемых работником обязательствах, что не только он, но и его родственники не будут иметь финансовой заинтересованности в работе фирмы, являющейся поставщиком или потребителем продукции либо услуг компании.

Отнюдь не лишним, как показывает практика, является подписание сотрудником при увольнении заявления о подтверждении обязательств в отношении конфиденциальной информации и документации, передаче всех средств производства и ценностей компании, а также обязательства в течение п лет после прекращения работы не конкурировать с компанией и ее продукцией и не оказывать услуги организациям, являющимся конкурентами, не выступать в качестве посредника в их работе.

Договорные отношения такого рода способствуют согласованию и иной группы интересов — интересов собственника и работника как члена организации.