Систематизация документов
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера — сохранены.
Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.
Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия — документальный фонд и архивный фонд
Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:
- · документы текущего управления;
- · документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;
- · собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.
Архивный фонд — лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.
Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя.
Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, — его личное дело. Их можно хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков.
Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении, — дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признакам добавляются:
- 1. сроки исполнения документов,
- 2. степень конфиденциальности,
- 3. сроки хранения документов.
Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому ненужными документов — дело всей организации в целом.
Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя, или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.
