Изучение структуры и состава функций управления

Проектирование системы управления, организации невозможно без определения состава функций управления. При этом необходимо исследовать множество факторов [6; с. 132]:

характеристики организации как системы — входа, самого процесса, выхода;

стадии жизненного цикла продукта;

цикл принятия решений;

содержание процесса управления.

Фактор «характеристики организации, как системы» позволяет выделить функции по управлению ресурсами, основными фондами (зданиями и сооружениями), действующими производственными процессами и продуктом. К ним отнесены функции управления материально-техническими, трудовыми, энергетическими, информационными и другими ресурсами, а так же управление производственными процессами — управление результатами деятельности предприятия.

Фактор «стадии жизненного цикла продукта» предполагает исследование полного набора функций управления на всех стадиях жизненного цикла; заготовительной, обработочной, сборочной, испытательной.

Фактор «цикл принятия решений» позволяет зафиксировать все стадии подготовки управленческого решения. К ним относятся:

Подготовка решения.

Утверждение решения.

Внедрение решения.

Оценка результатов внедрения решения.

Порядок формирования состава функций управления следующий:

выбор исследуемого объекта;

формирование набора специфических функций;

выбор конкретной специфической функции, подлежащей исследованию;

исследование необходимости применения общих функций управления в пределах выбранной специфической функции;

формирование конкретных функций в терминах управленческих решений.

Сущность работы по управлению организацией заключается в том, чтобы исследовать каждую отдельно взятую функцию в каждом отдельно взятом подразделении. Взаимосвязь этих функций определяет функциональное содержание управления. О человеке, работающем в аппарате управления, мы знаем немного. Отсюда — необходимость комплексного изучения управленческой деятельности, его функционального содержания.

Исследование менеджмента в системе управления сосредотачивается на оценке эффективности мероприятий по поддержанию баланса в треугольнике «люди — цели — ресурсы» при ранее выбранных целях и инструментах их достижения. Элементами такого исследования могут выступать исследования: планирования; организации; мотивации; контроля [6; с. 53].

— Исследование планирования может включать исследование правильности, обоснованности планов, сроков их реализации, достаточности располагаемых ресурсов и др.

Если наблюдается невыполнение планов, то необходимо установить причины. Это могут быть: ошибки, неправильные исходные данные; неправильный, не соответствующий объекту выбор метода планирования;

неправильная организация работ по составлению планов; необоснованность использованных при планировании норм или их превышение в процессе исполнения и др.

— Исследования организации в исследовании подсистемы менеджмента системы управления должно концентрироваться, прежде всего, на том, соответствует ли действующая организационная структура решаемым задачам или нет.

Структурой системы управления называют способ ее организации, совокупность элементов, департаментов и связей между ними.

Наибольшее распространение имеют линейная, дивизиональная и матричная департаментизация.

При исследовании систем управления нужно учитывать, что:

• 1)недостаточный функционализм приводит к «пересечению» сфер деятельности и ответственности, что может порождать неоднозначность (нерефлекторность) реакций системы управления и конфликты ее элементов, менеджеров;
• 2)излишний функционализм приводит к сверхспециализации, появлению внутри автоматизированной системы управления труднопреодолимых барьеров;
• 3)из-за недостаточного «уровня распределенности» полномочий менеджеров, необоснованного перенесения решения на высшие уровни иерархии может возникать эффект «бутылочного горла».

При неправильном распределении в организации функций и ответственности между менеджерами может возникать известный «эффект бутылочного горла», который характеризуется тем, что решения в организации не принимаются своевременно по причине неправильного распределения сфер ответственности за принятие решений, перегрузки части менеджеров. В этом случае излишняя централизация причиняет вред эффективности системы управления и должна быть устранена путем «распределенного управления».

В связи с ростом влияния гибких и информационных технологий необходимо уделять при исследованиях повышенное внимание организации информационных потоков и их непрерывности. Необходимо исследовать и устранять «узкие места», в которых информация может недопустимо долго «застревать», искажаться и т. п.

— Исследование мотивации позволяет оценить правильность мотивации и стимулировании всех субъектов управления и рыночных отношений, влияющих на эффективность системы управления. Мотивация должна обеспечивать их заинтересованность в повышении эффективности работы системы управления и (или) определять те пределы и причины, по которым такая заинтересованность существует или отсутствует.

— Исследование контроля в менеджменте должно уяснить, отвечает ли контроль предъявляемым к нему требованиям, обеспечивается ли необходимая эффективность контроля, каковы затраты времени и средств на контроль.

Контроль определяют как процесс обнаружения проблем или подтверждения того, что организация достигает своих целей. Современный менеджмент выделяет два типа проблем. Проблема первого типа возникает, когда организация не достигает поставленных целей. Проблема второго типа характеризуется существованием новых, еще не используемых рыночных возможностей для сбыта.

Важно учитывать, что причиной снижения эффективности менеджмента может быть как неполный, так и чрезмерно детальный контроль. В процессе исследований нужно установить разумный баланс между объемом контроля, эффективностью контроля, затратами на контроль.

Итак, функции управления — это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ. Структура предприятия — это его внутреннее строение, совокупность функциональных областей, уровней управления и специализированных подразделений, каждое из которых имеет определенное назначение и связи с другими подразделениями по горизонтали и по вертикали для обеспечения деятельности предприятия. Сущность работы по управлению организацией заключается в том, чтобы исследовать каждую отдельно взятую функцию в каждом отдельно взятом подразделении. Взаимосвязь этих функций определяет функциональное содержание управления.