Организация процесса планирования индивидуальной работы руководителя ОАО «Акцепт»

Организация рабочего места

Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

• 1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м² и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1: 2;
• 2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:
• 2.1. Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);
• 2.2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
• 2.3. Рациональная планировка и компоновка мебели;
• 2.4. Мебель должна выглядеть эстетично.
• 3. Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:
• 3.1. Канцелярские принадлежности.
• 3.2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.
• 3.3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.
• 3.4. Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая руководителю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.
• 4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.
• 5. Санитарно-гигиенические условия труда. Основные нормативы приведены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 — Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда служащих.

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

Для того чтобы установить соответствие санитарным нормам воздушной среды помещения, необходимо качественно оценить каждый из ее параметров.

Температура воздуха в кабинете колеблется от +20 ⁰ С до 22 ⁰ С, относительная влажность воздуха в пределах 50% - 60%, скорость движения воздуха в помещении не менее 0,1 м/с.

Отопление производится с помощью центральной низкотемпературной системы водяного отопления с насосной циркуляцией. В помещении расположены два радиатора. Действует естественная вентиляция. Освещение совместное общее: естественное боковое (два окна общей площадью 4,62 м²) и искусственное (шесть ламп дневного света).

Воздействие электрического тока и электромагнитных полей в кабинете возникает вследствие использования в процессе работы персонального компьютера (ПК). Также при использовании ПК возникает ионизирующее излучение.

Санитарно-технические требования выполняются, так как площадь рабочей зоны составляет 5 м² при положенных по норме 4,5 м² на одного работника. Книги и документы располагаются в шкафах. В помещении производится регулярная влажная уборка, препятствующая накоплению пыли. Помещение имеет один эвакуационный выход. Эстетика: помещение чистое, окрас стен белого цвета, окрас пола светло-коричневого тона.

Учитывая санитарно-гигиенические требования и фактические величины факторов, действующих на руководителя, обобщим эти данные в таблице 2.2.

Таблица 2.2? Факторы, действующие на руководителя.

Как видно из таблицы 2.2, факторы, влияющие на руководителя, находятся в норме, за исключением шума.

Шум оказывает влияние на состояние и качество работы: создаются помехи при организации речевой связи между работниками, снижается острота слуха, сужается концентрация внимания, снижается скорость и точность сенсомоторных реакций, появляется возможность возникновения отрицательных эмоций и др.

Источником шума в кабинете является проходящий подвижной состав.

Для рабочего места произведем расчет звукоизолирующей способности помещения.

Исходные данные:

• — площадь ограждения: S_окон=25м², S_стен=52м²;
• — помещение расположено на расстоянии 7 м (пассажирский поезд) и 15 м (грузовой поезд) от железнодорожных путей;
• — количество принимаемых в расчет элементов ограждения n=2 (окно, стена);
• — объем помещения V=10,9*6,92*6=452,6 м³;
• — уровень звуковой мощности, излучаемой источниками шума, приведен в таблице 2.3.

Таблица 2.3 — Уровни звуковой мощности, излучаемые источниками шума.

Определим звукоизолирующую способность ограждающих конструкций помещения:

R_трi = L_сум+10 lg S_i -10 lg B_и +6 — L_доп +10 lg n; (1).

где L_сум =10 lg 10^0,1Lк; (2).

L_к = L_рк — 20 lg r_к -8, (3).

где L_рк — октавный уровень звуковой мощности каждого из источников шума, дБ;

r_к— расстояние от рассматриваемого источника шума до промежуточной расчетной точки, м;

L_сум — суммарный октавный уровень звукового давления, создаваемого всеми рассматриваемыми источниками шума, в промежуточной расчетной точке, расположенной на расстоянии 2 м от ограждающей конструкции снаружи изолирующего помещения, дБ;

L_к — октавный уровень звукового давления, создаваемого рассматриваемым источником шума в промежуточной точке, дБ;

m — общее количество принимаемых в расчет источников шума на прилегающей территории;

B_и — постоянные изолируемого помещений данной октавной полосе частоты, м²;

L_доп — допустимый по нормам октавный уровень звукового давления в расчетной точке изолируемого помещения, дБ (ГОСТ);

n — общее количество принимаемых в расчет отдельных элементов ограждения.

Расчеты звукоизолирующей способности стен сведем в таблицу 2.4.

Таблица 2.4 — Расчет звукоизолирующей способности стен.

Для данных условий выбираем ограждающую конструкцию стен и окон с требуемой изолирующей способностью.

Данные сведем в таблицу 2.5.

Таблица 2.5 — Выбор ограждающей поверхности стен и окон.

Вывод: для снижения шума с 60 дБ до 50 дБ, действующего на работников отдела кадров необходимо:

• 1) кирпичные стены, толщиной в 2 кирпича (данное условие выполнено), оштукатуренные с двух сторон (здание конторы снаружи не оштукатурено);
• 2) двойное остекление со стеклами толщиной 4 мм и воздушным зазором 300 мм с уплотняющей прокладкой из пористой резины.

На рисунке 1 показан один из возможных вариантов организации рабочего места руководителя. Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона — непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона — зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона — зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рисунок 1 — Вариант организации рабочего места руководителя Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1−3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5−7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально — обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя.

Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут располагаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

Рабочее место менеджера по сбыту состоит из письменного стола, стула и средств связи.

Высота стола составляет 73 см, ширина — 120 см, глубина — 70 см. Стулья со спинкой, жесткие, нерегулируемые.

На столе менеджера располодены два телефона: один для разговоров внутри предприятия и звонков на мобильные телефоны; другой — станция — для городских и междугородних звонков, а также для быстрой связи со служащими внутри отдела сбыта. Телефонная станция не имеет тонального набора, что значительно замедляет процесс набора междугороднего номера.

Также на письменном столе расположен персональный компьютер (ПК). Компьютер оснащен объемным монитором. Монитор имеет частоту мерцания экрана 75 МГц, однако этого не достаточно для нормальной работы, так как при непрерывной работе за ПК свыше 10 минут устают глаза. Минимальной частотой мерцания монитора для нормальной работы за ПК является 85 МГц, при этом необходимо делать перерывы в работе через каждые 1,5−2 часа по 15−20 минут. Исходя из этого следует, что установленный монитор с более низкой частотой не рекомендуется к использованию.

В связи с тем, что стол не предназначен для работы за компьютером, а монитор занимает много места, то расстояние от экрана монитора до глаз сотрудника примерно 400 мм, а должно быть не менее 500 мм. Это отрицательно влияет на здоровье и работу менеджера.

Письменный стол не имеет специальной рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы, для клавиатуры и системного блока. Поэтому системный блок стоит на столе, а клавиатура располагается перед монитором на расстоянии 100−150 мм от края стола. Такая планировка не удобна для пользователя ПК и приводит к быстрой утомляемости специалиста. Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии не менее чем 300 мм от края, обращенного к пользователю или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы. А системный блок должен стоять от монитора не ближе чем на расстоянии 100−150 мм.

К компьютеру подключен принтер.

Для улучшения организации, оснащения и планировки рабочего места, повышения работоспособности менеджера и снижению утомляемости необходимо провести следующие мероприятия:

• 1. Заменить телефонную станцию на телефонную станцию с тональным набором. Это поможет сократить время на набор междугородних номеров.
• 2. Заменить монитор на монитор с жидкокристаллическим дисплеем. Плоский экран позволяет избежать наличия на нем ярких пятен за счет отражения световых потолков. Для этих же целей при производстве дисплеев на экран напыляют специальные пленки, которые еще и ослабляют вредное излучение. Оптимальная высота расположения экрана соответствует направлению взгляда оператора в секторе от 5⁰ до 35⁰ по отношению к горизонтальной плоскости. Размеры поля зрения человека для экрана без учета специфики работы составляют 30⁰ — 60⁰ при неподвижном положении головы. При поворотах головы и ее наклонах углы обзоров увеличиваются. Но, так как работа с экраном дисплея происходит в условиях концентрации внимания, это приводит к снижению угла эффективной видимости. Принимая во внимание, что размеры поля зрения зависят от качества выполнения операций, например, поиска цели, целесообразнее использовать поле так называемого чистого зрения, ограниченное угловыми размерами:
  • — 16⁰ — 20⁰ — по горизонтали (угол ₁);
  • — 12⁰ — 15⁰ — по вертикали (угол ₂).
• 3. Заменить обычные жесткие нерегулируемые стулья со спинкой на подъемно-поворотные и регулируемые по высоте и углам наклона сиденья и спинки стулья. Размеры сиденья 43 см ^х 40 см. Высота сиденья стула 50 см. Спинка и сиденье кресла мягкие. Оптимальная поза оператора соответствует положению, при котором его взгляд падает на экран под прямым углом и отклоняется от горизонтали на 20⁰ .
• 3. Заменить обычный письменный стол, на котором стоит ПК, на специализированный компьютерный стол. Это позволит создать удобную позу специалиста при работе с ПК и тем самым уменьшить его утомляемость. Рабочий стол должен иметь размеры 160 см ^х 80 см; высота 75 см. Покрытие стола предпочтительнее матовое.

При размещении компьютера на рабочем месте учитывают границы полей зрения человека, которые определяются движением глаз и головы. Различают зоны зрительного наблюдения в вертикальной плоскости, ограниченные определенными углами, в которых располагается экран компьютера (45⁰ — 60⁰) и клавиатура.

Так как менеджер на рабочем месте за компьютером постоянно работает с экраном и клавиатурой, они располагаются в центре обзора, а необходимые документы слева на столе; документы, которые в данный момент не требуются в работе, находятся на специальной подставке.

Горизонтальная плоскость стола делится на рабочие зоны (рисунок 2).

Рисунок 2 — Рабочие зоны горизонтальной плоскости стола.

В оптимальной зоне необходимо размещать важные, часто используемые документы, в зоне легкой досягаемости необходимо размещать используемые органы управления — телефонную станцию, в зоне досягаемости моторного поля необходимо размещать редко используемые документы, вспомогательную и справочную литературу.

В заключение необходимо сказать, что современное производство в экономически развитых странах не может существовать, не используя передовые мировые технологии. Использование вычислительной техники в настоящее время является просто необходимым условием для успешной работы предприятия. Простота работы с ЭВМ, высокая точность расчетов, высокая скорость обработки информации и другие причины позволили использовать такую технику не только в производстве, но и в обучении, быту. В то же время не стоит забывать о негативном воздействии компьютерной техники на человека. В производственных помещениях при работе с дисплеями и на рабочих местах пользователей условия труда должны соответствовать санитарным нормам.

Дисплеи должны оснащаться специальными экранами, снижающими электромагнитное излучение. Необходимо учитывать данные статистических исследований для корректировки нагрузок на пользователей ЭВМ, установления оптимального режима отдыха и труда с учетом специфики работы.

Для своевременного выявления возможных нарушений здоровья должны проводиться периодические медицинские осмотры пользователей ЭВМ с обязательным участием окулистов.