Цель и задачи учета расчетов с подотчетными лицами

Хозяйственные связи — необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции.

В процессе своей деятельности предприятия постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них материалы и другие товарно-материальные ценности. Данные хозяйственные связи могут осуществляться через подотчетных лиц, для чего подотчетному лицу дается задание (например, приобрести канцелярские товары) и подотчетная сумма на его выполнение.

Четкая организация расчетов с подотчетными лицами оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных активов.

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Подотчетные суммы — денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Главная цель бухгалтерского учёта расчета с подотчетными лицами — это формирование полной и достоверной информации о расчетах с подотчетными лицами, обеспечение ею внутренних и внешних пользователей, а также анализ, интерпретация и использование информации для выявления тенденций развития организации, выбора различных альтернатив, принятие управленческих решений.

Основными задачами учета расчетов с подотчетными лицами является:

• — точный, полный и своевременный учет средств в расчетах и операций по их движению;
• — контроль за целевым использованием денежных средств и денежных документов, их сохранностью при расчетах с подотчетными лицами;
• — контроль за соблюдением кассовой дисциплины и порядка выдачи подотчетных сумм, который утверждается на предприятии, а именно утверждаются лица, которым выдаются подотчетные суммы, утверждаются сроки предоставления отчетов об их использовании и др.;
• — выявление возможностей более рационального использования денежных средств и проведения расчетов с подотчетными лицами;
• — контроль за объемами и перемещением денежной массы;
• — своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств и расчетов с подотчетными лицами;
• — контроль за правильностью договорных расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей;
• — контроль за своевременными и правильными расчетами с работниками по подотчетным суммам;
• — контроль за расчетными операциями с целью предупреждения образования кредиторской и дебиторской задолженности.

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель. Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

Под отчет денежные средства могут выдаваться по трем направлениям:

• — на хозяйственные нужды;
• — на командировочные расходы;
• — на представительские расходы.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС и т. п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Согласно ст. 166 ТК РФ командировка — это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

К расходам на командировки, в частности относится:

• — проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• — наем жилого помещения;
• — суточные или полевое довольствие;
• — оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• — консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Определение представительских расходов содержится в ст. 264 НК РФ, к ним относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема для указанных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В целях обеспечения контроля за сохранностью подотчетных сумм и наличных денежных средств в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности, в частности в части учета расчетов с подотчетными лицами, организация проводит инвентаризацию учета денежных средств и расчетов с подотчетными лицами, в ходе, которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Поэтому все организации независимо от форм собственности и отраслевой принадлежности перед составлением годового отчета должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

Как уже отмечалось, Методическими указаниями № 49 определен порядок её осуществления и оформления результатов. Количество инвентаризаций в год, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме исключений, определенных законодательством.

Инвентаризация — это установление фактического наличия средств и их источников, производственных затрат и т. п. путем пересчета остатков в натуре или путем проверки учетных записей.

Основными целями инвентаризации являются:

• -выявление фактического наличия имущества;
• -сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества

с данными аналитического и синтетического учета;

— проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств.

С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учета и выявляют допущенные ошибки: отражают неучтенные хозяйственные операции, контролируют сохранность хозяйственных средств, числящихся у материально ответственных лиц.

В целях осуществления инвентаризации расчетов с подотчетными лицами на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В обязанности инвентаризационной комиссии входит обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках денежных средств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Руководитель предприятия должен создавать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. Фактическое наличие денежных средств при проведении инвентаризации определяется путем обязательного подсчета и сравнения с учетными данными. Проверка фактического наличия денежных средств производится при обязательном участии материально ответственного лица (кассира, при приеме на работу с ним заключается договор о полной материальной ответственности с целью обеспечения сохранности наличных денежных средств).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается приказом руководителя предприятия, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• -при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;
• -перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• -при смене материально ответственных лиц;
• -при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• -в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• -при реорганизации, ликвидации организации и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Перед инвентаризацией расчетов с подотчетными лицами осуществляются подготовительные мероприятия, в частности все документы по приходу и расходу ценностей обрабатываются и записываются в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц берется расписка в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

По результатам инвентаризации расчетов с подотчетными лицами составляется акт инвентаризации. По результатам инвентаризации, оформленные инвентаризационные описи и акты передают в бухгалтерию, где сотрудники бухгалтерии их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения — излишек или недостача.

В обязанности инвентаризационной комиссии входит выявление причин возникновения недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

По результатам инвентаризации может быть выявлена недостача или излишек. Денежные средства оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачисляются на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом делаются проводки:

Дт 50 «Касса» Кт 91.1 «Прочие доходы» — оприходованы излишки денежных средств, выявленные в результате инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

Недостача подотчетных сумм относится на виновных лиц и делается следующая проводка:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражена недостача подотчетных сумм;

Дт 73.2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — отнесена недостача на виновное лицо;

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — удержана недостача из заработной платы.

Таким образом, инвентаризация и ревизия выступают важнейшими инструментами определения соответствия фактического наличия денежных средств данным бухгалтерского учета, она выполняет функцию контроля расчетов.