Документальное оформление поступления и отпуска горюче — смазочных материалов на автотранспортном предприятии

В расходах по эксплуатации автомобильного транспорта ГСМ занимают значительное место. Горюче-смазочные материалы (ГСМ) необходимы для технологических нужд, эксплуатации средств, выработки энергии и для отопления зданий.

Приемка горючего, поступающего в автотранспортную организацию от нефтебазы, оформляется приходным ордером (2 экземпляра, ф. N М-4), к которому прилагаются документы поставщика (отвесы, накладные и др.). В приходном ордере указываются наименование горючего, его номенклатурный номер, сорт, количество по сопроводительному документу и по фактической приемке. Один экземпляр приходного ордера сдается в бухгалтерию для приложения к счету поставщика, второй прилагается к материальному отчету о количестве поступившего и выданного горючего за отчетный месяц.

При несоответствии поступившего горючего сопроводительному документу по количеству или качеству составляется акт о приемке материалов (ф. N М-7). Приходный ордер при этом не составляется.

Горюче-смазочные материалы учитываются в местах хранения на карточках или в книгах складского учета отдельно по автомобилям и материально ответственным лицам.

Списание осуществляется на основании лимито-заборных карт или накладных-требований на отпуск материалов. Выдача топлива водителям производится в единицах объема (литрах), а смазочных материалов в единицах массы (килограммах).

В ведомости за полученные нефтепродукты расписывается водитель, а в путевом листе — материально ответственное лицо, отпустившее горюче-смазочные материалы. Выдача горючего на внутрипроизводственные нужды производится по разовым требованиям (ф. N М-11).

Если по условиям работы автомобили заправляются бензином заказчика, водитель должен требовать от его представителя отметки о заправке в разделе путевого листа «Выдача горючего» и копии расходных документов заказчика на отпуск бензина для машины (накладная, требование и т. п.), а при отсутствии документов — справку о количестве залитого бензина в машину.

Если организации получают услуги автозаправочной станции и отпуск осуществляется на основании электронных карт, то организация потребитель осуществляет предоплату и на данную сумму АЗС осуществляет отпуск топлива. В конце месяца АЗС представляет потребителю справку, в которой дается расшифровка по использованию ГСМ, указывается количество использованных ГСМ и общая стоимость.

Если водитель приобретает ГСМ за наличные деньги, то ему выдаются денежные средства под отчет, за использование которых он отчитывается авансовым отчетом и прилагает кассовые чеки и путевые листы, подтверждающие расход топлива.

Для приобретения горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ) по талонам предприятие заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, на которых можно производить заправку, приводится в договоре. Оплатив определенное договором количество топлива соответствующей марки, организация получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС. Талон на бензин, как правило, состоит из двух частей, при этом сам талон остается на АЗС, а его отрывная часть возвращается водителю. Если предприятие приобретает литровые талоны (на них указан вид топлива и литраж), то изменение цен, произошедшее после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете, и топливо будет отражаться по цене его приобретения. Учет талонов ведется материально ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя организации, которое, как правило, осуществляет получение талонов от поставщиков и отпуск их водителям. В случае если талоны на заправку топлива получают другие лица, то они обязаны в день получения этих талонов сдать их материально ответственному лицу для их оприходования и хранения. Получив талоны, материально ответственное лицо на основании товаросопроводительных документов поставщика составляет приходный ордер по форме М-4 согласно Инструкции о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114, и сдает его вместе с другими приходными документами в бухгалтерию организации. Движение талонов на ГСМ у материально ответственного лица учитывается в специальной книге движения талонов на нефтепродукты в количественном выражении по маркам и купюрам. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и скреплена печатью. Выбытие талонов на ГСМ (как и других денежных документов) оформляется расходными кассовыми ордерами.

При выдаче талонов на бензин в одном из разделов путевого листа записываются серии и номера выданных талонов. На лицевой стороне путевого листа служебного легкового автомобиля также предусмотрен специальный раздел для отражения движения топлива. Стоимость уничтоженных талонов относится на убытки и отражается в учете по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» .

В момент заправки автотранспорта на АЗС водитель в качестве оплаты за полученные ГСМ предъявляет талон. При этом сам талон остается у работника АЗС, а отрывной корешок талона возвращается водителю. Кроме того, сотрудник АЗС обязан выдать водителю документ, в котором будет указано количество отпущенного топлива. Это может быть кассовый чек без указания стоимостных показателей, но с указанием марки топлива и его количества. Однако для организаций учета достаточно акта или накладной. В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» расчеты с использованием платежных карт при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми организациями и индивидуальными предпринимателями с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Для кассовой техники, используемой для продажи топлива, разработаны Технические требования к электронным ККМ для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами, утвержденные решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 10 ноября 1994 г., протокол № 14. В соответствии с этими требованиями в чеке должны быть указаны: наименование топлива, его количество, номер топливораздаточной колонки, вид оплаты (за наличный расчет или по талонам). Отпуская нефтепродукты населению и за наличные деньги, и по талонам, операторы АЗС, работая в обоих случаях на одном и том же оборудовании, вынуждены следовать единой технологии независимо от формы оплаты. Согласно п. 2.2.4 и 2.2.5 раздела II.

" Технические требования" оформление чека за реализованные нефтепродукты осуществляется с автоматической установкой его реквизитов, при этом ККТ должна для каждого вида оплаты обеспечивать раздельный учет. Согласно протоколу заседания ГМЭК от 10 ноября 1994 г. № 14, ККТ, предназначенная для осуществления денежных расчетов за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами, печатает кассовые чеки со следующими реквизитами: заводской номер машины, программируемое наименование предприятия — не менее 20 символов, порядковый номер операции, дата продажи (покупки), время продажи (покупки), сумма продажи (покупки) (кроме косвенной безналичной оплаты), марка нефтепродукта, идентификатор (номер) оператора, количество нефтепродукта, номер раздаточного крана (топливораздаточной колонки), вид оплаты, номер карты при безналичной оплате, сумма, внесенная покупателем, и сумма сдачи при наличной оплате, идентификационный номер налогоплательщика предприятия из фискальной памяти ККТ, поле для отметки о номере и сумме чека коррекции — не менее 15 символов. Косвенной безналичной оплатой считается форма оплаты за нефтепродукты на автозаправочных станциях магнитными и чиповыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами ранее оплаченного определенного количества ГСМ. Делаются замеры топлива в баках и оформляется акт на замер топлива,. Акт составляется в двух экземплярах, один из них направляется в бухгалтерию автотранспортной организации вместе с отчетом о расходе горючего, второй остается в делах техника по учету горючего автобазы или отдельно расположенной автоколонны.

На основании путевых листов в течение месяца ведутся накопительные карточки по учету расхода топлива.

На основании данных карточек учета расхода топлива ведутся лицевые карточки водителей, где исходя из путевых листов, указывают на каждый день месяца их номера, марку и номер автомобиля, расход топлива по норме и фактически, экономию или перерасход. По данным лицевых карточек водителей в целом за месяц составляется сводная ведомость расхода топлива. В ней указывают фамилию и инициалы водителей, номер и марку автомобилей, остатки топлива на начало и конец месяца, поступление, нормативный и фактический расход, а также экономию и перерасход топлива. Ведомость представляется руководителю автотранспортного предприятия для принятия мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии. На основании принятого руководителем предприятия решения стоимость перерасходованного топлива сверх утвержденных норм подлежит взысканию водителей транспортных средств по рыночным ценам. Если фактически расход топлива меньше чем по норме, водителю выплачивается премия от суммы экономии топлива.

На основании первичных документов по движению горюче-смазочных материалов (товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов) материально ответственное лицо составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов, который проверяется и подписывается лицом, возглавляющим службу топливно-энергетических ресурсов, или другим лицом, уполномоченным руководителем автотранспортного предприятия. Отчет вместе с документами по приходу и расходу (в сроки, установленные руководителем, представляется в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете движения горюче-смазочных материалов.

Порядок приемки, отпуска и учета смазочных материалов ведется аналогично учету горючего. Смазочные материалы выдаются по раздаточным ведомостям и разовым требованиям.