Теоретические и нормативно-правовые основы учета денежных средств организации в российской и международной практике

Понятие денежных средств организации и задачи их учета

К денежным средствам (для целей учета) относятся активы предприятия, имеющие ликвидность, наиболее близкую к наличным денежным средствам. Мерой ликвидности является возможность наиболее быстро и с наименьшими потерями конвертировать (продать) данный актив в наличные денежные знаки.

Возможные виды денежных средств для целей учета:

• — наличные денежные средства в кассе (кассах) предприятия;
• — банковские счета организации;
• — денежные средства, находящиеся на руках подотчетных лиц;
• — любые другие активы с высокой степенью ликвидности.

Денежные средства являются «тонким местом» для злоупотреблений как со стороны сотрудников организации, так и сторонних лиц. Поэтому детальный и оперативный учет движения денежных средств с максимальным уровнем детализации крайне необходим. Требования по оперативности к учету денежных средств выше, чем к другим видам учета.

При внедрении учета (или его модификации) необходимо также установить жесткие правила документооборота первичных подтверждающих документов для возможности контроля правильности вводимых данных.

В настоящее время большинство организаций используют в процессе своей деятельности несколько валют. Корректный учет валютных переоценок и курсовых разниц осуществляется системой «Капитал» автоматически при соблюдении правил ввода многовалютных документов.

Сам факт необходимости учета движения денежных средств, будь то на бумаге, в электронных таблицах или любым иным способом, не требует доказательства. Основной вопрос стоит в возможности сделать этот вид учета достаточно прозрачным и, естественно, связанным с учетом всех других аспектов бизнеса. Неэффективность учета денежных средств отдельно от других активов проявляется, в первую очередь, в невозможности установления достаточной степени контроля, как за приходом, так и за расходом денег. Наибольшее количество злоупотреблений возникает в ситуациях, когда невозможно документально подтвердить расход или приход средств [13, c.54].

Для предпринимателей с опытом ведения бизнеса не будет новостью тот факт, что очень часто даже при хороших показателях прибыли предприятия за определенный период эта прибыль никак не отражается в кассе в виде денежных знаков. Прибыль может быть выражена в увеличении товарных запасов, уменьшении кредиторской задолженности, а также десятках других возможных вариантов. Учет движения денежных средств позволяет ответить на вопрос, куда ушли деньги [7, c.45].

Оперативный и детальный учет ДС также исключительно важен для составления бюджетов и прогнозов деятельности предприятия. Именно по наличию остатков ДС и статистике их движения может быть предоставлена информация о возможности и сроках погашения предприятием кредиторской задолженности, прогнозах объемов распределения прибыли учредителям и т. д.

Учет денежных средств рекомендуется вести в соответствии с методиками, представленными в системе «Капитал», включая набор форм и правил учета. Это существенно отразится на правильности составления отчетов системой.

При введении плана счетов организации рекомендуется максимально детализировать счета и субсчета, отображающие местонахождение денежных средств. Если организация выдает под отчет наличные средства в различных валютах, рекомендуется пользоваться встроенными средствами расчетов с подотчетными лицами. При этом каждому подотчетному лицу заводится многовалютный лицевой счет. Такое отличие от банковских счетов объясняется тем, что в ситуации с подотчетниками более важно знать итоговый остаток средств на руках — неважно, в какой валюте ему их выдали, он их, скорее всего, все равно обменяет в нужную ему валюту.

В процессе осуществления своей деятельности каждая организация налаживает хозяйственные связи с другими организациями. Например, у одних организаций она покупает материалы для производства своей продукции, другим — заказывает выполнение определенных работ и т. д. В свою очередь организация продает другим организациям свои товары или продукцию, выполняет для них работы или оказывает услуги в зависимости от вида деятельности, которыми она занимается. Иными словами, организация всё время имеет хозяйственные отношения с поставщиками и покупателями и осуществляет с ними денежные и иные расчеты. Кроме поставщиков и покупателей организация ведет денежные расчеты с банками, бюджетом, внебюджетными фондами и другими кредиторами и дебиторами.

Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т. д.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявление возможностей более рационального использования денежных средств.