Основы коммуникаций, способы и барьеры в организации

Коммуникации в организации

Набор сведений, которыми люди обмениваются между собой, можно рассматривать как информацию, и тогда сам процесс коммуникации может быть понят как процесс обмена информацией. Отсюда можно сделать следующий шаг и интерпретировать весь процесс человеческой коммуникации в терминах теории информации, что и делается в ряде систем социально-психологического знания. Однако такой подход нельзя рассматривать как методологически корректный, ибо в нем опускаются некоторые важнейшие характеристики именно человеческой коммуникации, которая не сводится только к процессу передачи информации [9, с.65].

Не говоря уже о том, что при таком подходе фиксируется в основном лишь одно направление потока информации, а именно от коммуникатора к реципиенту здесь возникает и еще одно существенное упущение. При всяком рассмотрении человеческой коммуникации с точки зрения теории информации фиксируется лишь формальная сторона дела: как информация передается, в то время как в условиях человеческого общения информация не только передается, но и формируется, уточняется, развивается [14, с.77].

Поэтому, не исключая возможности применения некоторых положений теории информации при описании коммуникативной стороны общения, необходимо четко расставить все акценты и выявить специфику в самом процессе обмена информацией, когда он имеет место в случае коммуникации между людьми.

Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал, получатель [3, с.89].

Отправитель — лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее [4, с.56].

Сообщение, представляет собой информацию, закодированнаю в виде символов.

Канал — средства передачи информации [7, с.45].

Получатель — тот, кому предназначена информация.

Коммуникации можно классифицировать по типу объектов и по степени формализации.

По типу объектов:

• -организация — внешняя среда;
• -межуровневая (восходящая);
• -межуровневая (нисходящая);
• -горизонтальная;
• -руководитель — подчиненный;
• -руководитель — рабочая группа.

По степени формализации:

• -формальные коммуникации;
• -неформальные коммуникации [13, с.76].

Управление должно решить три задачи, создавая информационную подструктуру организации деятельности:

• * организацию коммуникативных сетей;
• * повышение качества информации, циркулирующей по коммуникативным сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала;
• * полноценное использование информации для решения задач управления.

Эти задачи связаны со своеобразной группой психологических факторов — познавательно-коммуникативных. Чтобы повысить эффективность управления, необходимо знать, учитывать и совершенствовать эту группу психологических факторов.

Информационное сообщение — содержание информации, переданной при коммуникации от одного лица другому. Канал коммуникации — направление движения информационного сообщения. Информационный обмен — передача информации друг другу по каналу. Коммуникативная цепь — ряд каналов коммуникации, связанных движением однородных информационных сообщений. Могут быть индивидуальные и групповые информационные сети. Информационная роль — совокупность функций по информационному обмену, выполняемых данным лицом в коммуникативной сети [4, с.31].

Коммуникативная сеть — сложно соединенная и переплетенная система коммуникативных информационных потоков, циркулирующих по всем элементам организации органа и обеспечивающая ее деятельность. Это схема циркуляции информации. Основа ее задается структурой организации и организационными отношениями между его подразделениями и должностными лицами, т. е. основа лежит в организационно-правовой плоскости [6, с.90].

Реальная же картина передачи сообщений может не совпадать с ней, и причиной этого выступают психологические факторы. Под их влиянием происходит обрыв нормативных (формализованных) каналов и цепей, возникновение новых, их изменение (ослабление или усиление), изменение информационных ролей отдельных лиц, утечка служебной информации и др. Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации.

Умелый руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния психологических факторов на коммуникации. Надо уделять внимание прежде всего межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей служб и их коллективов, преодолевать психологические барьеры.

Сказывается то, как развиты и развиваются у сотрудников коммуникативные способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

Срывы могут возникать и из-за перегрузки отдельных точек, лиц в коммуникативных сетях, превышающей их психологическую пропускную способность [1, с.107].

Коммуникативный процесс, включает следующие этапы:

• 1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи и продумать суть ее изложения.
• 2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом — необходимо использовать сочетание разных каналов.
• 3. Передача информации — непосредственно передача конкретной информации [3, с.77].
• 4. Декодирование — на этом этапе осуществляется перевод информации отправителя в информацию получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами [5, с.43].

Иногда в процессе коммуникации может возникнуть «шум», источниками которого являются:

• -язык (вербальный и невербальный);
• -различия в восприятии информации;
• -различия в статусе.

Цель коммуникации — обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

• -монолога — информации, поступающей от отправителя к получателю;
• -диалога — информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю;
• -обратной связи как реакции на полученную информацию [7, с.65].

Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.