Теоретические основы бухгалтерского учета денежных средств

Учет кассовых операций и денежных документов

Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т. д.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе утвержден решением Совета Директоров ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операции в Российской Федерации» от 22.09.93гю № 40(13)В соответствии с этим документом организация независимо от организационно правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить денежных средств учреждениях банков.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые ЦБ РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин (20, с 332).

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуется на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операции возложено на кассира, который несет полную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера-5 дней) Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (ф. № КО-1), расходный кассовый ордер (ф.КО-3), Кассовая книга (ф. КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 по согласованию с Минфином РФ и введены в действие с 01.01.99 г. [15, c291].

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордерам заменяющие их документы должны бать заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерами могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно — платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии имении и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчества лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получений денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости [19, c.204].

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возвраты остатка наличных Денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных Документов оформляются подписями.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплатыпосоий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

• а) в платежной (Расчетно-платежной)ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки; «Депонировано»
• б) составить реестр депонированных сумм;
• в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
• г) записать, а кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер"№___»

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчено-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу региструются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформление на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована прошнурована и опечатано печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписью руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяют подписями кассира и главного бухгалтера организации.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» одновременно формируется машинограмма Отчет кассира (18, с 577).

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательном порядке.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицами не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

На весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охраннопожарной сигнализацией составляются техникосметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования; расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установку и монтажу охраннопожарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения.

Кассы организации могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, которым запрещается оставлять их в установленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках хранятся у руководителей организации. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению).С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него по отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц (17,. 327).

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производится в письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.

В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличностей в кассе сверяют с данными учета кассовой книги. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства их возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года) Денежные средства, хранятся в кассе, учитываются на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит-выбытие денежных средств из кассы.

К счету50 «касса» могут быть открыты следующие субсчета;

• 1 «Касса организации»
• 2 «Операционная касса»
• 3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операций с иностранной валютой, то счету 50"Касса" открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной валюты.

На субсчете 2Операционная касса" учитывают наличные и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней)и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 3 «Денежные документы» учитывают находящихся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.