Учет производственных запасов

На РУП «БЗТДиА» порядок ведения бухгалтерского учета производственных запасов регламентируется Инструкцией по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 133 от 12.11.2010 г.

Производственные запасы, являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия, в котором они используются однократно. Себестоимость их полностью передается на вновь созданный продукт.

Для учета движения материалов применяется типовая учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие — качество (сертификаты, удостоверения и т. п.). При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (Приложение Э).

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (Приложение Ю) в четырех экземплярах: первый — покупателю, для оприходования материалов, второй — поставщику, для списания ценностей, третий и четвертый — водителям автотранспорта.

Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый — передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй — поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью социалистической собственности.

Кроме перечисленных документов, составляются накладные при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу — для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Лимитно-заборная карта выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (Приложение Я). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один — цеху, другой — складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя — в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Накладные применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в двух экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей. На РУП «БЗТДиА» методом учета материалов является оперативно бухгалтерский (сальдовый). Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие: оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета; осуществление бухгалтерией учета движения материалов в разрезе номенклатурных номеров; систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Оперативно-бухгалтерский метод учета материалов предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (Приложение 1). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов), но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии должен также проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально ответственных лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру предприятия.

Каждая группа материалов учитывается на соответствующем счете или субсчете. В плане счетов бухгалтерского учета с этой целью предусмотрены следующие счета и субсчета: 10/1 «Сырье и материалы», 10/2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия», 10/3 «Топливо», 10/4 «Тара и тарные материалы», 10/5 «Запасные части», 10/6 «Прочие материалы», 10/7 «Материалы, переданные в переработку на сторону», 10/8 «Временные сооружения», 10/9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты», 10/10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе», 10/11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» и др.

Учет материалов ведется в денежном выражении с обязательной систематической инвентаризацией (проверкой) фактического наличия их по местам хранения. Остатки ценностей и их приход записываются по дебету счетов, а расход, отпуск — по кредиту в суммах фактической себестоимости.

Материальные ценности поступают на склад не только от поставщиков, но и от подотчетных лиц (хозяйственные и канцелярские товары), от своих и вспомогательных производств, изготовляющих для собственных нужд инструменты, специальные штампы, приспособления. Кроме того, приходуются на склад как поступления сэкономленные цехами сырье, материалы, отходы производства, от брака продукции, от ликвидации основных средств и выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Все первичные документы на расход и отпуск материалов группируются бухгалтерией в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест использования и направления затрат. В течение отчетного месяца их движение учитывается по учетным ценам, а по окончании месяца после расчета процентов и сумм транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановых цен эта стоимость доводится до фактической себестоимости. Таким образом, данные, образующие фактическую себестоимость поступивших материалов, в бухгалтерском учете отражаются в разных журналах-ордерах (№ 1,3,6,7,10/1,13), а суммируются в Главной книге.

Производственные запасы материалов пополняются за счет предприятий-поставщиков или снабженческо-сбытовых организаций. Фонды на материалы предприятие получает от управлений материально-технического снабжения или отраслевых управлений. Хозяйственные отношения между предприятиями построены на основе договоров. В них предусматриваются: наименование материалов ценностей, количество, цены, сроки поставки, порядок расчетов, способы транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т. п. Договорные отношения более полно обеспечивают потребность предприятий в материалах должного качества и в соответствии с установленными сроками. Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования и счета-фактуры, передают их банку для оплаты и пересылают почтой покупателю. Оперативный учет выполнения договорных обязательств на предприятиях осуществляет отдел снабжения, поэтому платежные требования и счета-фактуры в первую очередь поступают в отдел снабжения или в финансовый отдел. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов, делают отметку в книге реализации фондов и акцептуют, т. е. дают согласие на оплату. После регистрации платежное требование получает внутренний номер (регистрационный) и передается в бухгалтерию предприятия для оплаты, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

С этого момента у бухгалтерии предприятия возникают расчеты с поставщиками. По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному требованию. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия-поставщика.

Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет по отношению к балансу — пассивный; сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия перед поставщиками и подрядчиками по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам; оборот по дебету — о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту — о суммах по принятым к оплате акцептованным платежным документам и неотфактурованным поставкам за отчетный месяц.

Ведется учет расчетов с поставщиками в журнале-ордере № 6. Это комбинированный регистр, аналитический учет в котором организуется в разрезе каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Журнал-ордер № 6 ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика), в журнале-ордере № 6 записывается номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам предприятия и стоимость по платежному документу поставщика. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а суммы по платежным требованиям поставщиков — в разбивке по группам поступивших материалов (основные, вспомогательные, полуфабрикаты, топливо и т. п.). Сумма претензий записывается на основании актов. По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.

При расчетах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам предприятия или по оптовым (отпускным ценам), затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой как неотфактурованная поставка — отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платежное требование. В случае выявления недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензию к поставщику.

Кроме того, предприятия пользуются услугами поставщиков воды, газа, сжатого воздуха, подрядчиков ремонтных работ и т. п. Поэтому ведется отдельный журнал-ордер № 6 по расчетам с поставщиками и подрядчиками за услуги. По окончании месяца показатели этого журнала — ордера переносятся в журнал-ордер № 6 расчетов с поставщиками за материальные ценности отдельной графой для получения оборотов и переноса их в Главную книгу.

Бухгалтерия предприятия осуществляет только денежный, суммовой учет движения товарно-материальных ценностей, используя для этого ведомость № 10 «Движение материальных ценностей» (в денежном выражении). Это основной регистр, отражающий движение товарно-материальных ценностей в группировках, обеспечивающий: контроль за сохранностью материалов по местам их хранения — 1 раздел; поступление и остатки материалов в разрезе синтетических счетов и групп материалов — по учетным ценам и по фактической себестоимости; показатели для расчета сумм и процентов транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановых цен по группам материалов — 2 раздел; расчет фактической себестоимости окончательного расхода материалов, отпуск со складов, расход цехов, остатки ценностей в цехах, на общезаводских складах по фактической и учетной стоимости — 3 раздел.

Оборотно-сальдовая ведомость — один из основных бухгалтерских документов, содержит остатки на начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период для каждого счёта, субсчёта. Оборотно-сальдовые ведомости используются для проверки бухгалтерских записей на наличие арифметических ошибок (Приложение 2).

Запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость запасов, приобретенных за плату, определяется в сумме фактических затрат организации на приобретение. К фактическим затратам на приобретение запасов относятся: стоимость запасов по ценам приобретения; таможенные сборы и пошлины; вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены запасы; затраты по заготовке и доставке запасов до места их использования, включая расходы по страхованию; затраты по доведению запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в предусмотренных в организации целях; транспортно-заготовительные и иные затраты, непосредственно связанные с приобретением запасов.

Торговые и другие аналогичные скидки не включаются в фактическую себестоимость приобретенных запасов.

Транспортно-заготовительные расходы входят в состав фактической себестоимости материалов. К ним относятся все расходы на приобретение материалов, кроме их оптовой стоимости. Эти расходы учитываются по видам (группам) материалов на тех же счетах и субсчетах. Ежемесячно бухгалтерия предприятия рассчитывает долю, т. е. сумму и процент транспортно-заготовительных расходов ко всему объему ценностей данной группы, которыми располагало предприятие. Это необходимо для расчета сумм транспортно-заготовительных расходов, подлежащих к списанию на израсходованные в отчетном месяце материалы. Основанием для расчетов служат данные ведомости № 10 (2−3 разделы).

В состав транспортно-заготовительных затрат, связанных с приобретением и доставкой материалов в организацию, включаются:

• — затраты по погрузке материалов в транспортные средства и их транспортировке, подлежащие оплате покупателем сверх цены этих материалов;
• — вознаграждения за оказанные услуги, причитающиеся посредническим организациям;
• — затраты на хранение материалов в местах приобретения, на железнодорожных станциях, портах;
• — другие затраты, непосредственно связанные с приобретением и доставкой материалов в организацию.

На основании принятой в организации учетной политики поступление материалов отражается с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонение в стоимости материалов» .

На основании поступивших в организацию сопроводительных документов делается запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и других счетов по фактической себестоимости материалов.

Если материалы находятся в пути, в процессе таможенного оформления или в процессе приемки по количеству и качеству, то их фактическая себестоимость в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» .

Оприходование фактически поступивших в организацию материалов, в том числе после завершения таможенного оформления, приемки по количеству и качеству, отражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материалов» по учетным ценам. Сумма разницы между фактической себестоимостью материалов и их стоимостью по учетным ценам списывается с кредита (дебета) счета 15 «Заготовление и приобретение материалов» в дебет (кредит) счета 16 «Отклонение в стоимости материалов» .

Списание отклонений в стоимости материалов или транспортно-заготовительных затрат по отдельным видам или группам материалов производится пропорционально учетным ценам материалов, исходя из отношения суммы остатка величины отклонения или транспортно-заготовительных затрат на начало отчетного периода и текущих отклонений или транспортно-заготовительных затрат за отчетный период к сумме остатка материалов на начало отчетного периода по учетным ценам и поступивших материалов в течение отчетного периода по учетным ценам (при применении способа средней себестоимости — по ценам приобретения).

Полученное в результате значение, умноженное на 100, дает процент, который следует использовать при списании отклонения или транспортно-заготовительных затрат на увеличение учетной цены израсходованных материалов.

Распределение транспортно-заготовительных затрат или величины отклонений в стоимости материалов допускается с применением следующих упрощенных вариантов: при небольшом удельном весе транспортно-заготовительных затрат или величины отклонений в стоимости материалов (не более десяти процентов к учетной стоимости материалов) их сумма может полностью списываться на счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» и на увеличение стоимости реализованных материалов. Удельный вес транспортно-заготовительных затрат или величины отклонений (в процентах к учетной стоимости материала) может округляться до целых единиц. Транспортно-заготовительные затраты или отклонения в стоимости материалов, относящиеся к материалам, отпущенным в производство, на управленческие нужды и на иные цели, подлежат ежемесячному списанию на счета бухгалтерского учета, на которых отражен расход соответствующих материалов (20 «Основное производство», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» и др.).

Положение о бухгалтерских отчетах и балансах обязывает промышленные предприятия проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей:

не менее одного раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года (но не ранее) с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете; при смене материально ответственных лиц и при стихийных бедствиях;

в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета.

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении.

В процессе инвентаризации проверяются:

• -сохранность товарно-материальных ценностей;
• -правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента;
• -порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные, а по времени — на плановые и внезапные. Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель (директор) предприятия, его заместитель, или главный бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя предприятия.

Бухгалтерия к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам (Приложение 3). Складские операции в этот период не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточки складского учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия.

Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, в которой предусмотрены специальные колонки для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей.

Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение десяти дней после окончания инвентаризации.

По движению материалов составляются следующие бухгалтерские записи:

• — списана стоимость материалов при выполнении строительных и монтажных работ: Д-т 08, К-т 10;
• — отражено перемещение материалов в организации от материально ответственных лиц: Д-т 10, К-т 10;
• — отражено списание стоимости материалов, израсходованных на нужды основного производства: Д-т 20, К-т 10;
• — отражено списание стоимости материалов, израсходованных на нужды вспомогательного производства: Д-т 23, К-т 10;
• — отражено списание стоимости материалов, израсходованных на общепроизводственные нужды: Д-т 25, К-т 10;
• — отражено списание стоимости материалов, израсходованных на исправление брака: Д-т 28, К-т 10;
• — отражено списание стоимости материалов, израсходованных при реализации продукции: Д-т 44, К-т 10;
• — отражен возврат материалов поставщику: Д-т 60, К-т 10;
• — переданы материалы сторонним организациям и физическим лицам: Д-т 76,

К-т 10;

• — отражено списание стоимости материалов при их выбытии (продаже, списании, ликвидации и др.): Д-т 91, К-т 10;
• — оприходованы материалы, ранее списанные на затраты основного производства: Д-т 10, К-т 20;
• — оприходованы материалы, поступившие от разборки забракованной продукции: Д-т 10, К-т 28;
• — оприходованы материалы, полученные от поставщиков: Д-т 10, К-т 60;
• — оприходованы материалы, приобретенные подотчетными лицами: Д-т 10,

К-т 71.