Ревизия (аудит) документального оформления расчетов с персоналом по оплате труда и учета использования средств на оплату труда

При формально-правовой проверке первичных документов по учету труда и его оплаты устанавливают:

наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных работ, полное заполнение всех реквизитов,.

нет ли в документах подчисток, неоговоренных исправлений и т. д.,.

нет ли случаев включения в табеля учета рабочего времени и наряды, вымышленных (подставных) лиц (для этого анализируются наряды по датам их выдачи, сопоставляются фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава в отделе кадров),.

нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам, повторения фамилий одних и тех же лиц в нескольких расчетно-платежных ведомостях, правильность арифметических подсчетов.

При приеме на работу в ОАО «Возрождение», как и во всех других организациях на каждого работника заводится личное дело, присваивается табельный номер, который указывается в табеле учета рабочего времени и во всех документах по заработной плате.

Для фиксации рабочего времени сотрудников предприятия в ОАО «Возрождение» применяют Табель учета рабочего времени формы ф.13 -Т, а так же Табель учета рабочего времени и начисления заработка формы № 501 — АПК (приложение А). В табеле указана фамилия, имя и отчество работника, его табельный номер, данные о фактически отработанном времени. Табеля ведут начальники цехов, участков, мастера, бригадиры и другие лица, которые отвечают за ведение Табеля учета рабочего времени в каждом из подразделений предприятия.

При проверке правильности оформления первичных документов по начислению заработной платы оказалось, что в ОАО «Возрождение» табеля учета рабочего времени ведутся крайне небрежно, с большими отступлениями от действующего порядка. В табеле присутствуют незаверенные исправления отработанного времени (по работнику Зубрицкой С.Н.), отсутствует подпись табельщика (приложение А). Что является нарушением Постановления Министерства промышленности Республики Беларусь от 7 апреля 2006 г. № 4 «О порядке применения и заполнения форм первичных учетных документов по учету труда и заработной платы для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь». [7].

После этого табель был передан в бухгалтерию. Однако, согласно п. 5 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. То есть первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи. [7] То есть по данным этого табеля учета рабочего времени бухгалтер не должен был начислять заработную плату, а отправить его на доработку табельщику.

Для учета выполнения работ рабочим — сдельщикам заполняют индивидуальный наряд на сдельную работу (приложение Б). В нем указана фамилия, имя и отчество работника, его профессия, категория, табельный номер, описание работы, количество отработанных часов (дней), расценки, общая сумма начислений и др. Но так как наряду не присвоен порядковый номер, не указано отделение (цех, участок), профессия рабочего, подписи выполнивших работу работников, то данный документ также не может быть принят к учету согласно п. 5 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Так как наряд на сдельную работу не содержит следующие обязательные реквизиты: номер документа, должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи. [7].

Далее информация о начислениях по каждому работнику в ОАО «Возрождение» переносится из первичных документов в его лицевой счет. В лицевых счетах указываются фамилия, имя, отчество работника, количество детей (иждивенцев) и другие данные, которые необходимы для проведения расчетов по заработной плате. Здесь отражаются все виды начислений, удержаний и вычетов, а также суммы к выплате работникам. Лицевые счета открываются на календарный год. По окончании года счет закрывается, а на новый год открывается новый.

После внесения записей в лицевые счета бухгалтером по заработной плате в ОАО «Возрождение» данные о начисленной заработной плате, удержаниях из нее и суммах к выдаче на руки (или долга за работником) переносятся в Расчетно-платежные ведомости.

При формально-правовой проверки расчетно-платежных ведомостей было выяснено, что они заполняются согласно Постановлению № 4. В ней производятся расчет заработной платы, начисленной на основании первичных документов по учету выполненных работ, фактически отработанного времени и других документов, расчет удержаний из заработной платы в соответствии с действующим законодательством и определяется сумма, подлежащая к выплате работнику. [7].

В приведено заявление работника о предоставлении отпуска. Однако копия приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска не находилась в бухгалтерии. Согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь отпуска оформляются приказом (распоряжением) нанимателя или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным должностным лицом нанимателя. [7].

По результатам проверки документального оформления расчетов с персоналом по оплате труда можно сделать вывод, что в ОАО «Возрождение» многие первичные документы по начислению заработной платы оформляются с нарушениями законодательства Республики Беларусь, что говорит о низком уровне системы внутреннего контроля.