Термин «архивоведение» впервые был введен в науку Йозесом Энтоном Эггом в книге «''Теоретические идеи архивоведения» в 1804 г. Потребовалось целое столетие, чтобы архивоведение наполнилось содержанием, которое позволило объявить его сложившейся наукой и передвинуть из ранга вспомогательных исторических дисциплин в ряд специальных архивных дисциплин". Наукой архивоведение стало в результате длительного процесса накопления практических навыков по хранению, упорядочиванию и описанию документальных материалов, а также теоретических обобщений по основным процессам архивной работы.
Все хранящиеся в архиве документы (в том числе непрофильные и не включенные в описи) подлежат учету.
Учет документов необходим для обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием; для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров; для наиболее эффективного использования документов.
Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета документов. Установлены единые требования к учетным данным (без чего было бы невозможно их суммирование и обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.
Состав и объем почти любого комплекса документов (в особенности комплексов, в состав которых входят материалы действующих учреждений), не являются стабильными. Они изменяются по мере приема одних материалов, передачи и выделения к уничтожению других и т; п. Это требует от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать все изменения как в объеме, так и в составе документов.
Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует проведению планомерного комплектования государственных архивов в соответствии с их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.
Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.).
Цель данной работы — дать характеристику единицам учета, основным этапам учета и проверки наличия и состояния архивных документов.
Задачи:
- 1. Рассмотреть систему организации архивных документов.
- 2. Проанализировать систему и единицы учета в архивах.
- 3. Охарактеризовать основные требования к учетным документам в архивах.
- 4. Рассмотреть основные виды и методику проведения проверок наличия и состояния архивных документов, оформление результатов проверок.
Теоретико-методологической основой для написания работы явились нормативно-правовые документы в области архивного дела, научно-методическая литература.
Структура работы: введение, две главы, заключение, список использованной литературы.
