Порядок проверки смет (бюджетов) , центров затрат, ответственности и бюджетирования

Бюджет — это количественное выражение плана, инструмент координации и контроля над его выполнением.

Бюджет является инструментом управления на основе анализа причин отклонения значений фактических показателей от плановых.

Бюджет (смета) может охватывать один год, пять лет, квартал, т. е. может быть как долговременным, так и разовым.

Бюджет организации (главный бюджет) представляет собой систему взаимосвязанных бюджетов и выражает в структурированной форме ожидания менеджеров относительно продаж, расходов и других хозяйственных операций в планируемом периоде. Он включает два основных блока:

• — систему операционных бюджетов (плановые сметы основных бизнес-процессов);
• — систему финансовых бюджетов,

Система операционных бюджетов включает: бюджет продаж, бюджет запасов готовой продукции, бюджет производства, бюджет прямых материальных затрат (бюджет закупок материалов и бюджет производственных запасов), бюджет прямых производственных (операционных) затрат, бюджет общепроизводственных расходов, бюджет себестоимости реализованной продукции, бюджет коммерческих расходов, бюджет управленческих расходов.

Операционные бюджеты консолидируются и образуют систему финансовых бюджетов, включающую прогноз отчета о прибылях и убытках (бюджет доходов и расходов), бюджет движения денежных средств (кассовую смету), прогнозный бухгалтерский баланс.

Помимо операционных и финансовых бюджетов могут использоваться вспомогательные бюджеты и специальные бюджеты.

Среди вспомогательных бюджетов наибольшее значение имеют план капитальных затрат и кредитный план.

Специальные бюджеты показывают калькуляцию или распределение отдельных статей основных бюджетов, например налоговый бюджет, бюджет распределения прибыли, бюджеты отдельных проектов и программ. Набор этих бюджетов определяется руководителем организации в зависимости от специфики хозяйственной деятельности.

Беспристрастные бюджеты помогают менеджерам вначале конкретизировать поставленные задачи, потом проанализировать состояние дел в организации.

Бюджетирование применяется для повышения эффективности координации хозяйственной деятельности, управляемости экономических процессов в организации, лучшей адаптации ее к изменяющимся внешним и внутренним условиям, снижает риск нарушений.

Бюджетирование — это система краткосрочного планирования, учета и контроля ресурсов и результатов деятельности коммерческой организации по центрам ответственности и /или сегментам бизнеса, позволяющая анализировать прогнозируемые и полученные экономические показатели в целях управления бизнес процессами.

Основные функции системы бюджетирования — это планирование деятельности организации, информирование, составление различных вариантов бюджетов, мониторинг и анализ исполнения бюджетов.

В то же время бюджетирование обеспечивает лучшую координацию хозяйственной деятельности, повышает управляемость и адаптивность предприятия к изменениям во внутренней и внешней среде, снижает возможность злоупотреблений и ошибок в управлении, обеспечивает взаимосвязь различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности, формирует единое видение планов и возникающих в процессе их осуществления проблем всеми ответственными работниками.

Важным этапом процесса бюджетирования является бюджетный контроль. В целях осуществления контроля над исполнением бюджетов предлагается использовать двухуровневую систему этого контроля:

• — нижний уровень — контроль над исполнением бюджетов структурных подразделений организации;
• — верхний уровень — контроль над исполнением бюджетов всех структурных подразделений (включая контроль составляющих их бюджетов по статьям затрат). Основными элементами системы контроля являются:
• — объекты контроля — бюджеты структурных подразделений;
• — предметы контроля — отдельные характеристики состояния бюджетов (соблюдение лимитов фонда оплаты труда, расходов сырья и материалов и т. д.);
• — субъекты контроля — структурные подразделения организации, осуществляющие контроль над соблюдением бюджетов;
• — технология контроля бюджетов — осуществление процедур, необходимых для выявления отклонений фактических состояний бюджетов от плановых. В рамках контроля информация аккумулируется и анализируется по центрам возникновения затрат и центрам ответственности.

Центр возникновения затрат — это структурное обособленное подразделение, например, участок, по которому организуется планирование, учет затрат на производство в целях управления и контролирования издержек.

Центр ответственности — это структурное обособленное подразделение предприятия, возглавляемое руководителем, который отвечает за результаты работы.

Центр ответственности — сегмент внутри предприятия, во главе которого стоит лицо, принимающее решения. По функциональному признаку центры ответственности классифицируются на: обслуживающие, материальные, производственные, управленческие, сбытовые.

Проверка смет, центров затрат и ответственности позволит оценить синхронность поступления и расходования, выявить отклонения, проанализировать причины этих отклонений, тенденции показателей во временном отрезке, а также оценить эффективность оперативного и стратегического управления сметами и центрами.

В ходе ревизии, проверяющие должны документально и фактически убедиться в обоснованности операций с денежными средствами и ценными бумагами, кредитных и расчетных операций, расчетов сметных назначений, проверить исполнение смет расходов, полноту и своевременность расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами. В бюджетных организациях особое значение имеет использование бюджетных средств по целевому назначению. Непременно проверяется правильность образования и расходования государственных внебюджетных средств.

Проверка смет (бюджетов), центров затрат, ответственности и в целом процесса бюджетирования включает:

• — анализ и оценку обоснованности принятых стратегий бюджетирования, используемых методов составления бюджетов или смет (форм плановых расчетов), методов расчета основных финансовых показателей бизнес-плана, методов оптимизации прибыли;
• — анализ и оценку состава и видов бюджетов (бизнес-планов) организации и ее структурных подразделений, их форм, структуры, отражаемых в них данные;
• — анализ и оценку временных (год, квартал, месяц и т. д.) и пространственных (взаимосвязи подразделений) параметров бюджетов;
• — анализ и оценку широты применения (по сферам деятельности, подразделениям, центрам ответственности и т. п.), структуры, уровня детализации и взаимосвязи различных бюджетов (смет);
• — анализ и оценку процедур формирования (включая согласование показателей, утверждение и контроль) бюджетов и бизнес-планов, ответственности за их формирование и исполнение;
• -анализ и оценку процедур контроля за правильностью заполнения бюджетных форм, соответствия значений бюджетных показателей утвержденным плановым лимитам (нормам), выполнения бюджетного регламента (в частности, на предмет оперативности контроля, анализа отклонений и установления их причин);
• — анализ потребности в ТМЦ, запасах готовой продукции, изменений уровня потребности и запасов в рамках бюджетного периода в бюджете производства и запасов;
• — анализ влияния на процессы реализации рекламной деятельности, условий политики, конъюнктуры рынка и т. д.;
• — анализ динамики цен и роста или снижения затрат, причины изменений (в бюджете продаж);
• — анализ норм расходов по видам прямых затрат в течение периода бюджета, оценка доли материальных затрат в стоимости производимой продукции;
• — анализ уровня рентабельности, объемов производства, изменений в уровне получаемой прибыли в зависимости от изменений факторов, анализа сбалансированности производства и реализации в бюджетном периоде;
• — анализ планируемых издержек в связи с изменениями объемов производства;
• — анализ планируемого уровня затрат на вспомогательные цехи и участки в бюджете вспомогательных цехов;
• -оценку изменения ставок переменных расходов;
• — анализ необходимого уровня затрат на продвижение товара на рынок, расходов по его транспортировке, упаковке, рекламе, маркетинг, расходы посредникам процесса реализации, заложенных в бюджете коммерческих издержек;
• — анализ постоянных затрат, заложенных в бюджете управленческих затрат, анализ их распределения по видам производственной деятельности;
• — анализ ожидаемой выручки, прибыли, рентабельности, изменений в соответствии с прошлыми периодами, резервов, фондов, оптимизации учетных процессов;
• — анализ источников поступлений и целей расходования денежных средств в разрезах деятельности организации;
• — анализ активов и пассивов организации;
• — анализ и оценку принимаемых мер по отклонениям в бюджетах (в частности, на предмет рациональности, действенности мер, оперативности представления информации по отклонениям руководству организации, корректировки бюджетов).