Бухгалтерский учёт как одна из функций управленческой деятельности

Функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом, все работают с документами как носителями информации, документ является объектом и результатом труда работников бухгалтерии.

ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Из определения документа видно, что главное назначение документа, причина его появления — необходимость зафиксировать информацию.

Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т. е. он многофункционален.

Документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей (организационные документы). Информация является основанием для принятия управленческих решений, фиксируемых в распорядительных документах, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Основные формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование — посредством подготовки различных планов, учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование — в виде издания инструкций, методических указаний; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т. д.

Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

Принятый 06.09.95 закон Республики Беларусь «Об информатизации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов».

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности», указав, что «бухгалтерский учёт — это система непрерывного и сплошного документального отражения информации о хозяйственной деятельности организации», специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Обратим внимание, что здесь же указано, что первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.

Таким образом, внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами. А представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных показателей и избавит от составления документов, является глубоко ошибочным.

Следует обратить внимание также на то, что в законе «О бухгалтерском учёте и отчётности» ст. 15 говорит о публикации бухгалтерской отчётности.

Закон Республики Беларусь «Об информатизации» дает определение документированной информация (документа) как зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, т. е. установить полное совпадение, тождественность.

Поскольку появился профессиональный термин «реквизит», раскроем его содержание. В ГОСТе 16 487−83 «Делопроизводство и архивное дело» реквизитом документа называется элемент официального документа.

В законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» в статье 9 перечислены обязательные реквизиты первичных учётных документов:

наименование, номер документа, дата и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, её измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операциии, правильность её оформления, их фамилии, инициалы, подписи.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности и в особенности бухгалтерской юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.