Отражение в бухгалтерском отчете расчетов с подотчетными лицами

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены непосредственно из кассы или безналичным путем с расчетного счета. Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

Подотчетными лицами считаются работники организации (постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда), получившие авансом денежные средства из кассы (подотчетные суммы).

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия [44, с. 7].

Расчеты с подотчетными лицами могут быть связаны:

• — с приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров и других материальных ценностей;
• — оплатой ремонта оргтехники, транспортных средств, арендных обязательств, других работ и услуг сторонних организаций;
• — расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• — представительскими расходами [31, с. 10].

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций также указано, что:

• — лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• — выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• — передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается [11].

При организации расчетов с подотчетными лицами необходимо помнить, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 ТК РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т. е. работник, получивший целевой аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме (ст. 247 ТК РФ). ТК РФ устанавливает следующий порядок взыскания ущерба:

• — по распоряжению руководителя, если сумма ущерба не превышает среднемесячный заработок работника, — не позднее одного месяца со дня установления размера ущерба;
• — по решению суда, если сумма ущерба превышает размер среднемесячного заработка работника.

Согласно положениям ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право отказаться от взыскания ущерба с работника.

Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного целевого аванса работодатели могут производить удержания из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ). Решение об удержании невозвращенной суммы работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом. Если такой документ отсутствует, удержания из заработной платы могут быть произведены только в судебном порядке. Судебный порядок может применяться и если работник отказывается добровольно удовлетворить требования администрации. В случаях возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда. Следует также напомнить, что в силу ст. 138 ТК РФ общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику [3].

К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки (при любой форме расчетов) относятся:

• — в случае осуществления сделок с организациями розничной торговли: накладные, товарные чеки, счета-фактуры, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);
• — в случае осуществления сделок с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры, чеки ККТ;
• — в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы командированного подотчетного лица (оплату найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.

Следует обратить особое внимание на требования п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»: если покупатель расплачивается с помощью банковской карты, то продавец должен пробить кассовый чек. При этом деньги за товары, оплаченные банковскими картами, в кассу продавца фактически не вносятся, поскольку они сразу попадают на расчетный счет организации торговли (услуг) [7].

К первичным учетным документам, подтверждающим использование целевого аванса, относятся: авансовые отчеты, а для расчетов, связанных с осуществлением командировочных и представительских расходов, — еще и отчет о результатах состоявшихся мероприятий.

По окончании срока выдачи денежных средств под отчет или по возвращении из командировки держатель корпоративной карты должен на общих основаниях представить в бухгалтерию организации авансовый отчет со всеми необходимыми оправдательными документами, в том числе оригиналами слипов, квитанциями электронных терминалов, чеками ККТ или квитанциями банкоматов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются:

по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ;

и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Структура этого счета выглядит следующим образом:

Счет 71.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Предприятия всех отраслей, осуществляющие бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме счетоводства, ведут учет операций по счету 71 в журнале-ордере № 7.

В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется линейно-позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). По этой же строке отражается на какой счет отнесены затраты на производство. Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. При этом остатки подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы — из кассовых расходных ордеров, а утвержденный расход — из авансовых отчетов.

Небольшие предприятия, применяющие упрощенную журнально-ордерную форму счетоводства, для учета подотчетных сумм по счету 71 ведут ведомость расчетов с подотчетными лицами, в которой прослеживается состояние задолженности каждого подотчетного лица.

При организации учета операций по расчетам с подотчетными лицами особое внимание надо уделить на:

• — соответствие применяемой в организации методики учета и налогообложения действующим в РФ нормативным документам;
• — состояние синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
• — правильность и полноту документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;
• — правильность и полноту отражения в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности операций по расчетам с подотчетными лицами;
• — тождественность показателей в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности;

регулярность и правильность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.