Инвентаризация основных средств и отражение ее результатов в учете

Инвентаризация основных средств обязательно проводится при передаче имущества учреждения в аренду, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел), в случае пожара или стихийных бедствий, перед составлением годовой отчетности, по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов, при ликвидации учреждения.

Основные задачи инвентаризации основных средств:

выявление фактического наличия объектов основных средств;

контроль за сохранностью путем сопоставления фактического их наличия с данными бухгалтерского учета;

выявление объектов, потерявших свои качества и не используемых в практической деятельности;

проверка соблюдения правил и условий хранения и эксплуатации;

проверка соблюдения правил организации материальной ответственности за объекты основных средств.

Для проведения инвентаризации в учреждении создаются инвентаризационная комиссия, которая непосредственно осуществляет инвентаризацию имущества. Однако в ЦБ отдела образования Московского района существует и постоянно действующая комиссия, которая выполняет организационно-контрольные функции в учреждении. Персональный состав этих комиссий утверждается приказом руководителя учреждения. В состав комиссии должны входить: руководитель или его заместитель, главный бухгалтер, юрист, руководители структурных подразделений, учреждения.

Постоянно действующие инвентаризационные комиссии:

проводят профилактическую работу по обеспечению сохранности имущества учреждения;

организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов инвентаризационной комиссии;

осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации в местах хранения имущества в межинвентаризационный период;

проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций;

в необходимых случаях (при установлении фактов серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) проводят по поручению руководителя учреждения повторные сплошные инвентаризации;

рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, и дают рекомендации о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи имущества.

Запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии одного и того же работника два раза подряд.

Запрещается проводить инвентаризацию имущества при неполном составе членов рабочей инвентаризационной комиссии.

Проведению инвентаризации основных средств должна предшествовать подготовительная работа: проверяются наличие и состояние инвентарных карточек или инвентарных книг, ведомостей и описей; наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду, на хранение и во временное пользование.

При отсутствии этих документов их необходимо получить и оформить. Если в бухгалтерском учете или технической документации будут установлены расхождения и неточности, их соответственно уточняют и исправляют.

В процессе инвентаризации объектов основных средств комиссия проводит их осмотр в натуре и заносит в инвентаризационные описи полное их наименование, инвентарные номера, технические или эксплуатационные данные (Приложение С). При выявлении неучтенных объектов, а также объектов, по которым в записях бухгалтерского учета отсутствуют данные, характеризующие их, комиссия должна включить в инвентаризационные описи недостающие сведения и технические показатели по этим объектам, например, по зданиям — указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общую и полезную), количество этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и т. д.

Неучтенные основные средства должны быть оценены по современной стоимости их воспроизводства, а износ установлен по действительному техническому состоянию объекта. Данные оценки и износа оформляют соответствующим актом.

Не пригодные к эксплуатации и восстановлению объекты основных средств заносятся при инвентаризации в отдельные описи с указанием причин непригодности этих объектов (полный износ, порча).

По однотипным предметам хозяйственного инвентаря, инструментам, станкам и другим объектам одинаковой стоимости, поступившим одновременно в учреждение и учет которых осуществляется на типовой инвентарной карточке группового учета, инвентарные данные приводятся в описях по наименованию с указанием количества этих предметов.

Одновременно с инвентаризацией собственных проверяются и арендованные основные средства. Описи арендованных основных средств составляются отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентарной описи арендованных основных средств высылается арендодателю.

Результаты инвентаризации имущества оформляются в инвентарных описях, которые подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку о том, что все объекты основных средств, указанные в описи, проверены при его личном участии, претензий к инвентаризационной комиссии нет. В ЦБ отдела образования Московского района аналогом инвентарной описи служит «Протокол заседания инвентаризационной комиссии» (Приложение Р).

Результаты инвентаризации выявляют при помощи сличительных ведомостей, в которых приводятся учетные и фактические данные о наличии основных средств, а также недостачи или излишки.

Выявленные при инвентаризации неучтенные объекты оприходуют в составе основных средств.

Результаты инвентаризации — излишки или недостача средств — тщательно исследуются, устанавливаются причины, вырабатываются возможные меры по их устранению. В соответствии с Законом «о бухгалтерском учете и отчетности» недостачу (излишки) зачисляют на уменьшение (увеличение) бюджетного финансирования или внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались средства, недостача (излишек) которых обнаружена при инвентаризации.

Недостачи объектов основных средств относят за счет виновных лиц по их первоначальной или восстановительной стоимости за вычетом износа.

В учете результаты инвентаризации отражаются следующими записями:

При оприходовании излишков основных средств, выявленных при инвентаризации:

Д-т 010−019 К-т 250.

При списании основных средств вследствие недостачи, установленной при инвентаризации и отнесенной за счет виновных лиц:

Д-т 250 К-т 013−019.

Д-т 020 К-т 250.

Одновременно производятся записи:

На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц и зачислению в доход бюджета:

Д-т 170 К-т 173.

На суммы, подлежащие взысканию и остающиеся в распоряжении учреждения:

Д-т 170 К-т 237, 140.