Понятие документооборота, его количественные и качественные характеристика
В любой в организации создается огромное множество документов. Это и служебные письма, и приказы, и акты, и протоколы, и отчеты, и различного вида бухгалтерские документы. Данный процесс называется документооборотом.
Исходя из установленного ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «Документооборотэто движение документов с момента их создание или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направление в дело» и из того, что это определение не претерпело изменений за последние двадцать лет, следует, что полного тождества между понятиями «технология» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т. е полностью оформленными документами и, как правило, рассматривая движение только отдельных документов, в то время, как практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов (Приложение 1).
Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отросли управления, государства в целом. Но для нормативно-методической разработки не обходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов с одной стороны, и быть достаточно простым для описания этих процессов. Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривает в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента.
Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддает самостоятельному регулированию и нормированию.
Кроме понятие документооборот стоит рассмотреть еще одни термин внутренний документооборот Внутренний документооборот — это корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной обработки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в регистрационные базы данных сведений о поступивших документах, к ним добавляется корреспонденция, имеющая точный адресат: структурное подразделение или конкретный сотрудник.
