График документооборота. 
Организация работы с документами в современных условиях

Несвоевременная обработка финансовых документов может привести к негативным финансовым последствиям для организации. Поэтому целесообразно установить график документооборота. Кроме того, с его помощью можно предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого документа и определить минимальный срок нахождения документа в подразделении.

Как правило, работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждает приказом руководитель организации. 3, п. 5.2].

При составлении графика главный бухгалтер должен руководствоваться:

• — Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ;
• — Положением по ведению бухгалтерского учета и представлению бухгалтерской отчетности;
• — Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

В зависимости от объема хозяйственных операций и специфики деятельности организации график документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. При этом каждому конкретному исполнителю (ответственному лицу) вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются:

• — документы, относящиеся к его сфере деятельности;
• — сроки представления документов;
• — подразделения организации, в которые должны быть представлены эти документы. 3, п. 5.4, 5.5]

Выдержка из графика документооборота в виде перечня работ по документам на выдачу спецодежды (требование) и отгрузку товара (накладная ТОРГ-12) приведена ниже.

График документооборота по начислению заработной платы в виде схемы см. далее.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и качественное создание документов и их оперативную передачу для отражения в бухгалтерском учете, а также за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. [3, п. 5.6].

Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер. Его требования в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов являются обязательными для всех подразделений и служб организации. 5, п. 3 ст. 7; п. 5.7].

Выдача первичных документов из бухгалтерии работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях производится только по распоряжению главного бухгалтера. Когда руководитель организации ведет учет самостоятельно, рассматриваемые выше функции осуществляет непосредственно руководитель.

График документооборота может являться одним из главных документов для принятия мер воздействия в отношении конкретных исполнителей, виновных в его несоблюдении, повлекшем за собой ошибки в учете. Последствия для лиц, указанных в графике, которые недобросовестно выполняют (или не выполняют) обязательства, возложенных на них, следует предусмотреть локальным нормативным актом организации. В частности, несоблюдение графика документооборота может считаться неисполнением главным бухгалтером обязанностей по организации учета. 3, п. 2, 4].