Рекомендации по совершенствованию системы учета и документации на складе

В данной главе рассмотрены наиболее часто возникающие проблемы при ведении учета на складе предприятия «АллестаМебель» и рекомендации по их решению.

1. Проблема наименования номенклатурных позиций в справочниках.

Последствия от неправильного наименования номенклатурных позиций — это пересортица и дублирование позиций. Зачастую не уделяется должное внимание переносу физического наименования товара в электронную таблицу базы данных. «Дубли» обычно появляются как следствие не формализованного процесса введения данных, описывающих свойства товара в наименовании, особенно когда наименования в базу данных вводят разные операторы. Когда новую позицию номенклатуры создает несколько человек, и каждый вносит так, «как ему удобно», или название товара переносится из документов поставщика (а разные поставщики могут именовать один и тот же товар по-разному), возникает примерно такая ситуация:

Пример:

«стеклорез KEDALONG» или.

«KEDALONG стеклорез» или.

«стеклорез KEDALONG 2−6мм».

Решением является жесткая формализация процесса внесения в базу нового элемента номенклатуры, с прописанием иерархии свойств товара, вносимых в базу данных («паспорт товара») и жесткой последовательности формирования названия, отражающего свойства товара, например:

— введите группу товара стеклорез.

— введите марку производителя.

KEDALONG.

• — введите дополнительную характеристику товара (например, цвет, размер)
• 2−6мм

Распространенная ошибка — игнорирование дополнительной характеристики товара, поскольку на данный момент предлагается только один вариант исполнения. После появления нового исполнения товара — его в базу данных уже вводят с дополнительной характеристикой, но не редактируют наименование более старого варианта. Результат — рост пересортицы на складе.

2. Применение дополнительного ПО для работы со штрих-кодами.

На нашем предприятии больше интересует способность при сканировании штрих-кода предоставить работнику перечень наименований, имеющих данный штрих-код, и предложить подтвердить одно из предложенных наименований товара.

3. Проблема приема товара при расхождениях в наименованиях номенклатурных позиций в справочниках учетных систем поставщика и получателя.

Необходимо внедрить практику приема товара не по документам поставщика, а по предварительно созданным в собственной учетной системе приходным накладным. Конечно, на сегодняшний момент есть ряд препятствий: преувеличение сложностей в общении с поставщиком, недопонимание с их стороны. Но если ввод документа в базу данных и проведение прихода в учетной системе происходит после приема товара на основании переданных со склада документов — ошибка ввода данных будет обнаружена постфактум, либо при инвентаризации, либо при включении в накладную отсутствующего на складе товара. В результате — наверняка вызовет сбой в работе склада и дополнительные затраты времени на поиск и исправление ошибочно введенного документа, а также всей последовательности документов, затрагивающих товар, по которому была допущена ошибка.

Достигаемые после внедрения преимущества:

• — неизбежные ошибки ручного ввода документов в учетную систему будут обнаружены на этапе приема товара и исправлены с минимальными усилиями.
• — на этапе приема и размещения товара персонал оперирует названиями и (или) артикулами, совпадающими с терминологией расходной накладной.- игнорирование поставщиком в расходных документах дополнительных характеристик товара не вызовет (например — цветовой) пересорт на складе.
• — немаловажный фактор — преднамеренная или непреднамеренная ошибка ввода при создании документов у поставщика — также может быть оперативно выявлена, если при вводе приходной накладной будет произведена сверка расходной накладной поставщика и размещенного у поставщика заказа.
• 4. Проблема перепроведения документов задним числом и перепроведения всех документов в базе, положительные и отрицательные остатки ТМЦ.

Еще одна распространенная и очень болезненная проблема — перепроведение документов задним числом. Одно из основных предназначений информационной базы оперативного учёта — это получение финансовых и количественных остатков на заданный момент времени. Единственный инструмент для ввода информации — документ, который может создавать только движение: либо приход, либо расход расчётных значений. Соответственно, для получения остатков (задолженностей) на заданный момент времени необходимо просчитать все приходы и расходы от самого начала существования базы до этого момента. Такой процесс расчета достаточно длительная процедура.

При решении данной проблемы можно внедрить использование таких инструментов, как Точка актуальности и Отчётный период.

Точка актуальности (далее ТА) — это момент времени, дата и время последнего проведённого документа, который показывает, что на этот момент в базе рассчитаны все остатки и задолженности, и при необходимости их получения — расчёт производить не надо. Например, если для сравнения сделать «Отчёт по остаткам товаров» на момент ТА и на любую другую более позднюю дату, то для построения первого потребуется меньше времени, так как нет необходимости рассчитывать итоги, а надо только сформировать печатную форму.

Период хранения итогов. Как говорилось ранее, чтобы рассчитать остаток не на момент ТА, необходимо пересчитать все приходы и расходы от начала базы до заданной даты. Но если, к примеру, база имеет несколько десятков (или сотен?) документов в день и ведётся не один год, то такой расчёт затянется на длительное время. На самом деле пересчитывать нужно только приходы и расходы с начала отчетного периода (обычно — месяца) до заданной даты. На начало же каждого месяца итоги сохраняются при ежемесячной процедуре открытия нового периода (месяца). В системе товарооборота существует такое понятие, как партии товаров. Упрощенное определение: партия — это совокупность ТМЦ одной приходной накладной, которая формируется в группу со своим индивидуальным номером. В компьютерных базах данных партии хранятся в таблицах регистров. Основная задача партий — это предоставление информации о движении конкретного ТМЦ, и возможность разделить поступления ТМЦ на склад по различным признакам.

Пример:

• 01.08.13 на склад был принят товар «Ручка мебельная ВР» 15 шт.,
• 15.08.13 было повторное поступление этого же товара 20 шт., но от другого поставщика и по другой цене.

За период с 01.08.13 по 30.08.13 было продано 7 единиц товара.

Товар от первого поступления 01.08.13 оказался с дефектами и поставщику нужно вернуть оставшийся нереализованный товар.

Для того чтобы узнать, сколько осталось единиц товара от первого поступления, нужно просто посмотреть движение товара по первой партии от 01.08.13 и сравнить расход с приходом.

Здесь часто играть немаловажную роль человеческий фактор. Зачастую люди недопустимо халатно относятся к своей работе, забывая своевременно проводить документы, связанные с движением и списанием товара, или несвоевременно их изменяют.

Обычно списание товара по партиям производится по методу FIFO (по себестоимости первых по времени поставок). Если в одно время было два поступления одинакового ТМЦ от разных поставщиков, списание не будет хаотичным. Сначала со склада спишется весь товар от первого поставщика (первая партия), и только после полного списания, начнется списание от второго (вторая партия).

Вот что мы видим, когда происходят изменения и перепроведения документов задним числом.

Вариант: положительные остатки По первой поступившей партии уже полностью списан товар, остаток =0, и началось списание со второй партии, общий остаток ТМЦ на складе = 6. Но сотрудник, работающий с документами, по какой-то причине изменяет количество в одном из ранее проведенных документов, который уже списал часть товара по первой партии. В документе изменяется количество ТМЦ с 4 на 3, и после изменения перепроводится документ.

На первый взгляд ничего страшного не произошло, но если продолжить списания ТМЦ и в итоге посмотреть движения по партиям, мы увидим следующее: у первой партии на остатке появилась 1 шт, общий остаток на складе = 7. Во время дальнейшей работы со второй партии без проблем спишутся 6 шт., ведь товар списывается по FIFO, и для учетной системы первой партии уже «не существует» (несмотря на то, что остаток по партии числится), т.к. уже началось списание со второй партии.

В итоге на складе числится 1 единица товара, а провести ее в документе невозможно без выяснения, ручного вмешательства и исправления проблемы. Со стороны пользователей это выглядит как «глюк базы», а на самом деле — это «человеческий фактор». Вариант: отрицательные остатки.

Итак, сейчас 17.08.13 время 13:00, идет списание с партии 2.

Партия 1, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = 0.

Партия 2, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = 3.

Общий остаток товара «Ручка мебельная ВР» = 3.

Списание последней единицы ТМЦ партии 1, было 17.08.13 в 11:00.

Вдруг сотрудник, работающий с документами, по какой-то причине создает новый документ («перемещение» или «реализация») на дату и время 16.08.13 — 17:00. Классический пример создания документа задним числом. Причины обычно очень убедительные. В новом документе от 16.08.13 — 17:00 товар «Ручка мебельная ВР» = 1шт. Сотрудник проводит этот документ датой и временем 16.08.13 — 17:00. Программа позволит провести такой документ, но перед этим запросит: какой датой это сделать. Если сотрудник оставит дату без изменения, то по учету на 16.08.13 — 17:00 списание по партии 1 еще не закончилось, товар есть на остатке, и документ при проведении спишет товар в минус.

В результате мы видим:

Партия1, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = -1.

Партия2, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = 3.

Общий остаток товар «Ручка мебельная ВР» = 2.

В ходе дальнейшего списания — со второй партии без проблем будет списано (и отгружено со склада) 2 шт. товара партии 2. В итоге мы увидим:

Партия1, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = -1.

Партия2, товар «Ручка мебельная ВР», остаток по партии = 1.

Общий остаток товар «Ручка мебельная ВР» = 0.

При этом если закупочная цена товара отличается, появляются проблемы в финансовом учете. Исправить ситуацию возможно только после достаточно затратного по времени выяснения, а со стороны пользователей, это выглядит как очередной сбой базы.

Для выравнивания положительных и отрицательных остатков по партиям многие предприятия выполняют полное последовательное перепроведение документов в учетной базе за определенный период, что выравнивает хронологию проводок по партиям и, в свою очередь, исправляет некорректные остатки. Но из-за перепроведения большого количества документов возникают серьезные затруднения в работе, особенно если база данных является распределенной. После перепроведения в центральной базе — все перепроведенные документы заново выгружаются вместе с синхронизацией в удаленную базу, а этот процесс занимает много времени.

Самое простое и эффективное решение проблемы положительных и отрицательных остатков — запретить какие-либо изменения остатков перед ТА. Проведение любых документов должно осуществляться только текущей датой и текущим временем. При необходимости «исправить» движение по товару — создаем отдельный документ, который проводится на общих условиях и после текущей ТА.

Пример:

С центрального склада, А отправляется товар на магазин В. Допустим, что информационный обмен между центральной базой и удаленной проходит каждый час. Расстояние между пунктами, А и В небольшое, и автомобиль доставит товар за 20 мин. Предположим, что в базе принят такой порядок движения ТМЦ: Создается «родительское перемещение» со склада, А на магазин В, после его проведения товар списывается со склада, А на «транзитный склад». На транзитном складе учитывается товар, перемещаемый между подразделениями компании. Проводить «родительское перемещение» необходимо, для того, чтобы были видны реальные остатки склада, А для дальнейшего формирования документов на перемещение. Практика резервирования товара — не применяется исходя из операционной политики компании. Складу В для принятия товара нужно создать «подчиненное перемещение» от родительского и провести его по учетной системе. Тогда товар по учету перемещается с «транзитного склада» на склад В и становится доступен к реализации. На складе, А сформировали «родительское перемещение» и провели списание по учетной системе, но товар еще не отобрали. В базе склада В документ виден, как уже проведенный. В течение следующих 30 мин на складе, А отобран товар, но в родительское перемещение были внесены изменения (например, недостача одного из отбираемых товаров из-за пересортицы или обнаруженного дефекта). Через 50 мин. товар доставлен на склад В. Склад В еще не получил с синхронизацией измененный документ в свою учетную систему. В результате «человеческого фактора» (не сверены реквизиты накладной — сумма, количество позиций, количество штук) — сотрудник склада В подтверждает прием товара в учетной системе по старому варианту перемещения и создает соответствующее «подчиненное перемещение». После синхронизации — «родительское» и «подчиненное» перемещения не совпадают, на транзитном складе появляются положительные или отрицательные остатки товара, в зависимости от сделанных изменений в «родительском» документе на складе А. В результате необходимо очередное выравнивание остатков на складах учетной системы, с многочисленными изменениями уже проведенных документов и нарушениями хронологии последовательности отгрузки по партиям.

Решением этой проблемы является присвоение статуса документа, с разграничением по правам и признакам. Документы создаваемые в системе учета, могут иметь следующие статусы:

• — Запланирован — документ создан, работы с документом не начаты, автор документа (например менеджер по продаже) может вносить любые изменения.
• — Выполняется — начата работа по выполнению задания, после изменения статуса документа — корректировки может вносить только оператор склада (в данном случае целесообразно не персонифицировать оператора, поставившего блокировку, а уравнять всех пользователей учетной системы с этой ролью и имеющих право проведения документов по данному складу). Подтвердить получение товара по документу с этим статусом грузополучатель не может.
• — Завершен — задание выполнено, оператор склада-грузоотправителя теряет право вносить изменения в документ, оператор склада-грузополучателя получает возможность подтверждения приема товара.

Изменение статуса документа производится вручную (максимально просто реализуемый алгоритм) выставлением-снятием соответствующих «флагов» или «галочек» в полях документа.

Пример.

В «родительском» перемещении добавляется отметка статуса документа. Отсутствие отметки «накладная проверена» не дает возможности оператору склада — грузополучателя создать и провести по учету подчиненное перемещение. Устанавливается определенный набор прав с разграничением доступа к документам по признаку «Проверен». Если отметка не стоит, то склад-отправитель может корректировать документ, но склад-получатель не может создать и провести подчиненное перемещение. После установки отметки — операторам склада-отправителя доступ на изменение документа запрещается, и в свою очередь, разрешается прием товара на склад-получатель.

6. Проблема партионного учета при резервировании.

Практика резервирования товара имеет большие преимущества, позволяя упростить схему документооборота. Но в работе при этом также могут возникнуть проблемы. Так называемое «жесткое» резервирование подразумевает блокирование проведения транзакций по определенному количеству определенной партии. В совмещении с практикой FIFOв результате существенно осложняется отбор товара, возрастает посерийная пересортица. Или — склад вынужден несколько партий иметь доступными к отбору, что существенно увеличивает нагрузку на зону комиссионирования. Поэтому считаем, что предпочтительнее «мягкое» резервирование, которое уменьшает количество доступного к отгрузке (перемещению) товара, но при этом не «привязывается» к определенной партии. В сочетании с последовательностью проведения транзакций, совпадающей с последовательностью отбора товара — данная практика позволяет существенно уменьшить количество ошибок посерийного учета.

7. Внедрить программное обеспечение 1С: Склад на предприятии.

Развитие современных средств транспорта, информационных систем, систем связи и телекоммуникаций открывает большие возможности для быстрого распространения информации, технологий, товаров и финансовых ресурсов. Внедрение современной компьютерной программы 1С: Склад на предприятии обеспечивает, сокращение времени выполнения заказа и увеличение его качества. Предприятие имеет в своём подчинении 2-х кладовщиков. Старший кладовщик отвечает за поставленные материалы и её отпуск в производство. Согласно фотографии рабочего дня (ФРД), видно, что время на работу у кладовщика составляет 66% от времени смены (Тсм.). Другие затраты рабочего времени выглядят так:

• — подготовительно-заключительное время: Пз = 30 мин. или 6,0% от Тсм.
• — время на обслуживание рабочего места: ОБС = 15 мин. Или 3% от Тсм.
• — потери времени по организационным причинам: ПО = 20 мин. Или 4% от Тсм.
• — время на отдых и личные надобности: ОЛН = 15 мин. Или 3% от Тсм.
• -потери из-за нарушения трудовой дисциплины: ПНД= 93мин. Или 18% от Тсм.
• -оперативное время (фактически отработанное): ОП = 327 мин. Или 66% от Тсм.

Согласно ФДР имеют место нарушения трудовой дисциплины:

Кпнд = (ПНД+ОЛН)/Тсм, (3.1).

где Кпнд — коэффициент потерь времени по нарушению трудовой дисциплины;

ОЛН — время на отдых и личные надобности;

ПНД — потери времени по нарушению трудовой дисциплины.

Кпнд = (93+15)/480 = 22,5%.

Так как оперативное время должно занимать порядка 95% от времени смены (а фактически — 66%), то вычислим экономический эффект от снижения численности сотрудников.

Заработная плата кладовщика составляет 5 000 000 руб., ежеквартальная премия 50%: 5 000 000*0,5=2 500 000 руб.

При расчете данной экономии берутся не 12 месяцев, а 10 мес., так как при сокращении работников предприятие обязано выплатить ему средне месячную заработную плату за 2 месяца (с учетом индекса роста среднемесячной заработной платы). Рассчитаем экономию по заработной плате при сокращении ставки кладовщика.

Экономия по з/п = 5 000 000*1,267*10мес+2 500 000*1,267*4кв =76 020 000 руб.

Далее произведем расчет расходов связанных с приобретением и установкой программы.

Расходы на программу «1С: Склад» — 4 000 000 руб.

Амортизация программы со сроком не более 3-х лет.

4 000 000/3 = 1 333 333 руб.

Расходы на установку программы — 600 000 руб.

Расходы на обучение персонала — 420 000 руб.

Рассчитаем годовую экономию после внедрения данной рекомендации.

Годовая экономия = (1 333 333 + 600 000 + 420 000) — 76 020 000 = -61 666 667 руб.

Таким образом, проведенные расчеты показывают возможность сокращения ставки кладовщика и получение экономической выгоды в размере 61 666 667 руб. за год.

Так же программа 1С: склад позволяет вести учет наличия и движения материальных и денежных средств. Она позволяет автоматизировать складской учет, торговлю, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и прочее, т. е. позволяет учитывать любые складские и торговые операции. А это очень упрощает работу персонала.

Таким образом, предлагается сократить штат отдела на одного работника и приобрести для этого отдела программу «1С: Склад» .

" 1С: Склад" автоматизирует работу склада. Типовая конфигурация позволяет вести раздельный управленческий и финансовый учет, вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней), вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию, оформлять закупку и продажу товаров, выполнять резервирование товаров и контроль оплаты.

При этом в «1С:Склад» можно хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен, выполнять автоматический расчет цен списания товаров, быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов, получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег, автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии. [9].

Таким образом, внедрение данной рекомендации позволит упростить работу кладовщика, и с учетом неполного использования рабочего времени, сократить лишнего работника, тем самым увеличить рентабельность затрат, в конечном счете, улучшить финансовое состояние предприятия.