Документооборот по кассовым и безналичным операциям

При составлении кассовых документов дня используются формы, изготовленные типографским способом и заполненные шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цветов либо составленные с применением компьютерной техники. Исправления в данных документах не допускаются за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Отчетная справка формы 402 830 114 (сводная справка формы 402 830 116) оформляется кассовым работником (заведующим кассой — соответственно) в одном экземпляре отдельно в белорусских рублях и иностранной валюте и включает в себя все произведенные за рабочий день (смену) операции. При производственной необходимости записи в отчетной справке формы 402 830 114 допускается производить в разрезе выполненных операций (валютно-обменные операции, прием платежей и т. д.), а внутри операций — по наименованию ценностей, что определяется руководителем кассового подразделения. При выполнении валютно-обменных операций и операций по приему платежей по извещениям графы «Количество документов» в отчетной справке формы 402 830 114 не заполняются.

При составлении сводной справки формы 402 830 116 в графе «Количество документов» рядом с суммой прихода (расхода) по каждому наименованию валюты проставляется количество документов, которые отражают обороты по данному виду валюты. При этом приходный (расходный) валютный ордер формы 402 540 149 (402 540 150) или расходный кассовый ордер на перевозку ценностей формы 402 540 176, в котором отражены операции по нескольким видам валют, указывается только один раз по одному из видов валюты.

При наличии у кассового работника переходящего авансового остатка (при получении кассовым работником денежной наличности и ценностей по расходным кассовым (внебалансовым) ордерам, препроводительным ведомостям формы 402 090 007, по отчетной справке формы 402 830 114 от другого кассового работника при работе в круглосуточном режиме) по окончании рабочего дня остатки денежной наличности и ценностей отражаются в отчетной справке формы 402 830 114 в графе «Остаток на конец дня».

При работе кассового работника с полученным авансом несколько дней (в выходные и праздничные дни) по итогам работы за каждый день (смену) в отчетной справке формы 402 830 114 полученные для работы денежная наличность и ценности отражаются в графе «Принято ценностей на сумму от заведующего операционной кассой», а оставшиеся по окончании рабочего дня -«Остаток на конец дня».

Расходные и приходные кассовые документы, которыми оформляются произведенные кассовыми работниками операции после их фактического совершения (валютно-обменные, по приему платежей и т. п.) подписываются только ответственным исполнителем и работником, имеющим право контрольной подписи.

Приходные кассовые и внебалансовые документы, которыми оформляется оприходование в операционную кассу банка денежной наличности и ценностей от кассовых работников банка и касс продленного дня, инкассаторов (по препроводительной ведомости формы 402 090 007), представителя банка-отправителя ценностей (по сопроводительной описи формы 402 530 146), не содержат подписи вносителя.

— Порядок формирования папки с документами.

Кассовые документы дня должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня согласно графику документооборота в отдельные папки за каждый день. Формирование кассовых документов дня производится заведующим кассой или кассовыми работниками по указанию заведующего кассой.

При небольшом объеме работы допускается брошюрование документов за несколько рабочих дней, но не более чем за календарный месяц. Период формирования кассовых документов в папку (определенное количество дней, декада, месяц) устанавливается руководителем соответствующего Структурного подразделения. Кассовые документы формируются с приложением соответствующих титульных листов за каждый сформированный день и сверяются с данными бухгалтерского учета, после чего помещаются в папку для дальнейшего их брошюрования.

К сброшюрованным в папку за определенный период кассовым документам прилагается титульный лист, в котором указываются: наименование банка (Филиала банка, Структурного подразделения банка), срок хранения кассовых документов и их индекс, период, за который сформированы кассовые документы, а также подпись и инициалы лица, их брошюровавших. Не позднее дня, следующего за последним днем определенного периода, папка с кассовыми документами передается уполномоченному лицу для подписания и контроля за правильностью ее формирования.

В общую папку подшиваются документы в следующем порядке:

ленты (лента) подсчета отдельно по приходу и расходу кассовых и внебалансовых документов, подписанные работником, производившим подсчет;

отчетные документы;

контрольные ведомости по пересчету денежной выручки формы 402 090 135;

справки о количестве и суммах кассовых и внебалансовых документов по приходу и расходу, хранящихся в отдельных папках за подписями работника, формировавшего отдельную папку, и главного бухгалтера (лица, им уполномоченного);

документы по основной и дополнительной переоценке балансовых и внебалансовых счетов по учету денежных средств и других ценностей;

кассовые и внебалансовые документы вместе с приложениями.

При формировании папки кассовые документы вместе с приложениями к ним подбираются отдельно по приходным и расходным операциям по балансовым счетам в порядке возрастающей нумерации.

При наличии двух экземпляров кассового документа, затрагивающего два указанных в предыдущем абзаце балансовых счета по учету денежных средств, один экземпляр помещается в кассовые документы по приходным операциям, другой — по расходным операциям.

Итоги кассовых документов дня не позднее следующего рабочего дня должны быть сверены главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным) с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью на титульных листах. Одновременно указанным лицом производится дополнительный контроль соответствия оборотов, приведенных в сводной справке формы 402 830 116, с балансовыми данными (лицевыми счетами) с учинением подписи на справке.

Кассовые и внебалансовые документы с приложениями, срок хранения которых превышает три года, брошюруются в отдельные папки в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на титульном листе общей папки кассовых документов дня делается отметка.

— Порядок хранения документов.

Сброшюрованные в установленном порядке или несброшюрованные кассовые документы дня, которые должны быть подобраны по дням и находиться до их полного формирования в папке, хранятся под ответственностью заведующего кассой (кассового работника, назначенного приказом по банку (Филиалу банка)) соответственно в хранилище или отдельном сейфе (металлическом шкафу), который обеспечивает их сохранность.

Кассовые документы дня Структурных подразделений Банка, денежная наличность и ценности которых по окончании работы хранятся в хранилище операционных касс данных Структурных подразделений Банка, могут храниться в установленном порядке в самом Структурном подразделении Банка, что определяется приказом по банку (Филиалу банка). В этом случае не позднее следующего рабочего дня в Центральный аппарат (Филиал) Банка должен быть передан оригинал Справки о количестве и суммах кассовых и внебалансовых документов по приходу и расходу, хранящихся в отдельных папках за подписями уполномоченных работников Структурного подразделения Банка для подшивки в кассовые документы дня. Указанные Справки могут передаваться посредством факсимильной связи, что должно быть определено письменным распоряжением руководителя (заместителя руководителя) банка (Филиала банка), согласованным с главным бухгалтером банка (Филиала банка), с досылкой оригинала Справки не позднее следующего рабочего дня.

Кассовые документы дня за последние 12 месяцев хранятся в течение одного года в отведенных для них местах, а затем передаются в архив.

Правила передачи документов в архив регламентированы инструкцией банка по делопроизводству.

Вынос из помещения кассы папок с кассовыми документами дня допускается по письменному разрешению руководителя (заместителя руководителя) банка (Филиала банка, Структурного подразделения банка). К концу рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены. 4].