Для проверки и документального подтверждения фактического наличия основных средств, выявления отклонений от учетных данных и принятия решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета в сроки, установленные руководителем организации, проводится их инвентаризация. Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
- — перед составлением годовой отчетности, но не ранее 1 октября отчетного года;
- — при смене собственника или реорганизации организации;
- — при ликвидации организации;
- — при смене руководителя организации или другого материально ответственного лица;
- — при передаче имущества организации в аренду, продаже, а также преобразовании государственной организации в акционерное общество или товарищество;
- — в случаях стихийных бедствий, аварий, пожаров и других аналогичных ситуаций;
- — при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);
- — по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.
Инвентаризация основных средств — это проверка фактического наличия средств, объектов и сверка этого наличия с данными бухгалтерского учета.
Для проведения инвентаризации основных средств приказом руководителя назначается специальная комиссия, которая проверяет фактическое их наличие в местах эксплуатации или хранения. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности предприятия.
Результаты проверки записываются в «Инвентаризационную опись основных средств» (форма № инв.-1). В бухгалтерии фактическое наличие основных средств сверяется с данными бухгалтерского учета и при их расхождении выводятся отклонения. Инвентаризационная комиссия изучает причины отклонений и выносит решение о принятии мер по ним. Это оформляется протоколом, который представляется руководителю для утверждения. На основании этого производится отражение выявленных отклонений в бухгалтерском учёте, т. е. приведение данных бухгалтерского учёта в соответствие с фактическими данными.
Объекты, дальнейшая эксплуатация которых нецелесообразна, указывают в отдельных инвентаризационных описях.
Приведенные в описях данные сверяют в бухгалтерии с данными бухгалтерского учета, после чего по позициям, имеющим расхождения, бухгалтерия составляет сличительные ведомости, по которым выводятся отклонения в наличии тех или иных объектов основных средств.
Инвентаризационная комиссия изучает причины отклонений и выносит решение о принятии мер по ним. Это решение оформляется протоколом, который представляется руководителю организации для утверждения.
На основании этого производится отражение выявленных отклонений в бухгалтерском учете, т. е. приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с фактическими данными.
