Роль документов в бухгалтерском учете

На любом предприятии ежедневно совершаются множество различных хозяйственных операций, которые вызывают изменения в хозяйственных средств и их источников. Свое отражения эти изменения находят в учетной документации, представляющая собой совокупность различных форм отчетности, в которых фиксируется выполнение тех или иных операций.

Документация в бухгалтерском учете является важным средством наблюдения и контроля за хозяйственными операциями, каждая из которых сопровождается документальным оформлением. Документ является либо письменным распоряжением на выполнения каких-либо хозяйственных операций, либо письменным подтверждением выполнения этой операции. Систематическое и сплошное отражение хозяйственных операций в документах называется документированием. Документы должны быть правильно оформлены и иметь следующие реквизиты:

Название документа.

Название и адрес предприятия составившее документ.

Дата выдача документа.

Название сторон принявших участие в данной хозяйственной операции.

Содержание хозяйственной операции.

Измерители.

Подписи ответственных сторон В зависимости от характера производства, документация может содержать те или иные дополнительные реквизиты. Все реквизиты должны быть заполнены без помарок и исправлений. Денежные документы при обнаружении в них ошибки, должны переписываться заново; ни каких исправлений в них не допускаются. В денежных документах наряду с суммой-прописью ставится сумма цифрами. Сумма-прописью всегда пишется с заглавной буквы.

Бухгалтерские документы могут быть написаны от руки, чернилами, пастой шариковой ручки, печататься на машинке или иных средств механизации. Их разрешено писать в нескольких экземплярах или писать их под копирку.

Все бухгалтерские документы обладают доказательной юридической силой, поэтому на ряду с другими доказательствами, они используются для расследования судебных дел связанных с хищениями собственности.

Документация применяется на предприятиях и различается большим разнообразием. На ряду с хозяйственными операциями, важно применение единых унифицированных форм документации, которые применяются для всех хозяйств:

Кассовые.

Банковские.

Расчетно-платежные документы Разработкой единых, а так же специализированных форм отчетностей документации занимается ГОСКОМСТАР при участии министерства финансов и заинтересованных министерств и ведомостей. Формы первичных документов разработанных ГОСКОМСТАР-ом предназначены для отражения определенных хозяйственных операций. Такие формы называют типовыми. Применение типовых форм первичных документов позволяет централизованно изготавливать их большим тиражам и рассылать их организациям и торгующим предприятиям. Таким образом, отдельная организация или предприятие освобождается от печатанья бланков по составлению отчетности. Типовые формы первичной документации подразделяются на:

Единые формы — обязательные для применения без каких-либо изменений во всех отраслях.

Формы, рекомендованные в качестве образцов, на основе которых разработаны специальные бланки.

Под унификацией подразумевается разнообразие единых форм документов для учета однородных хозяйственных операций во всех отраслях, где применяется бухгалтерский учет.

Стандартизацией документации называется установление одинаковых стандартов и размеров для документации. Использование стандартных размеров документации позволяет экономить бумагу, упрощает заполнение документации, упрощает прочтение их в папках или картотеках бухгалтерии. Необходимо упрощать и облегчать регистрации данных первичного учета, использовать средства механизации и вычислительной техники.