Первичные документы учёта наличия и движения материалов

учет инвентаризация переоценка сальдо Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, которые утверждены Госкомстатом России (постановление ГК РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а, в редакции от 6 апреля 2001 г. № 26), а при их отсутствии — отраслевыми формами, утверждаемыми соответствующими министерствами и иными органами исполнительной власти. Если унифицированные и отраслевые формы первичных документов не предусмотрены, их разрабатывают и утверждают организации самостоятельно в соответствии с требованиями, сформулированными в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» .

К унифицированным формам первичной документации по учету производственных запасов относятся:

· доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяется для оформления права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность от имени коммерческой организации выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами: от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности — за подписями руководителя и главного бухгалтера. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого она выписана.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей выдается, как правило, на 15 дней, а при расчетах в порядке плановых платежей — на календарный месяц. Доверенность оформляется в одном экземпляре и выдается под расписку получателю.

Выданные доверенности регистрируются в пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Форма № М-2а применяется организациями, получение материальных ценностей в которых по доверенности носит массовый характер;

· приходный кассовый ордер (форма № М-4) используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. При неоднократном получении в течение дня однородного груза можно выписывать один приходный ордер за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой партии с подведением итога за день.

Для сокращения количества первичных учетных документов и снижения трудоемкости начальной стадии учета по усмотрению руководства организации вместо приходного ордера могут использоваться сопроводительные документы поставщика (спецификация, сертификат, удостоверения качества и др.), в которых на обратной стороне работником склада проставляется штамп с указанием даты приемки, количества материалов и подписи материально ответственного лица.

• · акт о приемке материалов (форма № М-7) предназначен для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (неотфактурованных поставок). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, составляется членами комиссии по приему материалов с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика либо незаинтересованной организации. Утверждается руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой — в отдел снабжения или в бухгалтерию для направления претензии поставщику;
• · лимитно-заборная карта (форма № M-8) используется для оформления отпуска со склада в производственные подразделения организации в пределах установленного лимита материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, выполнении работ, оказании услуг. Лимит отпуска материальных ценностей устанавливается отделом снабжения либо плановым отделом исходя из объемов производственных заданий цехов и норм расхода предметов труда, с учетом переходящих остатков неиспользованных материалов на начало отчетного периода. Рассматриваемый документ служит для текущего контроля за соблюдением лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является основанием для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта выписывается, как правило, в двух экземплярах на одно наименование (номенклатурный номер) материала сроком на один месяц, а при сравнительно редком отпуске ресурсов в производство — на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в картах склада и подразделения дату и количество отпущенных материалов, записывает остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель структурного подразделения. После использования лимита лимитно-заборные карты со склада передаются в бухгалтерию;

• · план-карта используется в случае, если в организации организована централизованная доставка материалов со складов в производственные подразделения. Снабженческими или плановыми службами составляется специальный оперативный документ на отпуск (план-карта), в котором отражаются лимиты и календарные сроки доставки материалов. На основе этого документа работником склада выписывается накладная на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производится передача материалов по назначению;
• · требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Составляется она в двух экземплярах материально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности, подписывается названными лицами и получателями. Один экземпляр документа предназначен для списания ценностей подразделением-поставщиком, второй — для оприходования ценностей подразделением-получателем. Требование-накладная может использоваться для оформления отпуска материалов сверх установленных норм и лимита, по замене с разрешения руководителя или главного инженера. В этом случае, как правило, на бланке документа по диагонали наносится отличительная полоса. На основании требования-накладной в лимитной карте заменяемого материала корректируется лимит. Изменение лимита производится теми лицами, которым предоставлено такое право.

В требовании-накладной указываются причины сверхлимитного отпуска материалов (например, исправление брака, покрытие перерасхода материалов), ставится штамп (надпись) «Сверх лимита». При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной следует прилагать акты (извещения) о браке с указанием кода изделия, детали, заказа, по которым изготовлена забракованная продукция;

• · накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) предназначена для учета отпуска материальных ценностей структурным подразделениям организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем заполненной в установленном порядке доверенности на получение ценностей. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания отпуска материалов, второй — получателю;
• · карточка учета материалов (форма № М-17) заполняется на каждый номенклатурный номер материала, служит для количественного учета движения материалов на складе по сортам, видам и размерам. Записи в карточках складского учета осуществляются материально ответственными лицами на основании первичных документов учета поступления и выбытия материалов в день совершения операции. В карточках учета материалов систематически выводятся остатки ценностей по их видам, сортам, размерам и другим технико-эксплуатационным параметрам, что позволяет своевременно обеспечить руководство организации, службы снабжения и маркетинга информацией, необходимой для управления запасами, выявления неиспользуемых материалов сверхнормативных запасов.

По истечении календарного года на карточках учета материалов выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год. Карточки истекшего года закрываются, брошюруются и сдаются архив организации. По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки учета материалов могут продолжаться и в следующем календарном году, а также закрываться и открываться в середине года.

Складской учет материалов можно вести в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки;

· акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № M-35), применяется для оформления поступления пригодных к использованию в организации материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств.

Совершенствование содержания первичных учетных документов способствует рационализации документооборота. Так, ecли в карточке учета материалов предусмотреть графу для подписей получателей ценностей, такие документы, как требование-накладная, лимитно-заборная карта, можно выписывать в одном экземпляре. При этом сведения об отпуске материалов со склада подтверждаются подписями кладовщика, получателя ценностей в карточке складского учета и в указанных выше первичных учетных документах. Требование-накладная и лимитно-заборная карта при этом возвращаются получателю материальных ценностей.

Нестабильность цен материалов в современных условиях хозяйствования и актуальная потребность организации учета материалов по поступающим партиям материальных ценностей обусловливают целесообразность перенесения реквизита «цена материалов» в табличную часть документа, что позволит регистрировать цену в форме № М-17 по каждой поставке материальных ценностей.

Оснащение рабочих мест кладовщиков, бухгалтеров, персонала других подразделений организации современными компьютерами, которые используются локально либо в сети, объединяющей терминалы персонала различных служб организации, также способствует сокращению количества экземпляров первичных учетных документов, упрощению их форм и трудоемкости формирования, а в некоторых случаях — исключению первичные учетные документы в традиционной форме при сохранении юридического статуса первичной информации. Первичные учетные документы обладают юридической силой при наличии обязательных реквизитов, подписей исполнителей и должностных лиц, печатей.

Для усиления контрольных функций бухгалтерского учета рекомендуется приказом руководителя организации утвердить список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, а также перечень материалов, относящихся к названной категории. Бланки первичных учетных документов целесообразно пронумеровать до передачи материально ответственным лицам для заполнения.

Кроме перечисленных документов для учета материальных ценностей используются:

• а) инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ 3);
• б) сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19);
• в) сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения);
• г) акт о покупке материалов на рынке;
• д) акт перевода единиц измерения материалов;
• е) акт-заключение о чрезвычайных ситуациях;
• ж) акт на списание материалов.

В расчетах за приобретенные организацией материальные ценности применяются:

• а) товарно-транспортная накладная (форма № 1-T);
• б) счет-фактура;
• в) расчетно-платежные документы по банку;
• г) приходный и расходный кассовые ордера;
• д) и др.

Порядок формирования и движения документов должен соответствовать графику документооборота, который разрабатывается организацией с учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных Документов.