Документирование в период «министерского делопроизводства»

Министерства (от лат. мinistro — служу, управляю) — в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1802 г., упраздненные после октября 1917 г. и восстановленные в 1946 г.

Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, взамен существовавших Петровских коллегий: военно-сухопутных сил, военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, внешних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, государственное казначейство на правах министерства.

Коллегии были сохранены и расписаны между министерствами. В некоторых случаях в министерство вошла одна коллегия, в других — несколько.

Между министерствами и коллегиями установились довольно сложные отношения. Смешение двух начал в системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства, не было четкости в организации работы.

25 июня 1811 года был принят закон «Общее учреждение министерств». Закон установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую систему делопроизводства в них. Так же было установлено уже 13 министерств.

Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и ответственный только перед ним, а во время его отсутствия — товарищ министра.

Строгая регламентация делопроизводства привела к созданию канцелярий — структурных частей учреждений, где было сосредоточено все «письмоводство».

Согласно Закона весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

порядок вступления дел;

движение (производство) дел;

отправление дел;

ревизия;

отчеты (о крайнем бюрократизме в делопроизводстве свидетельствовал тот факт, что документ только в одном департаменте министерства подвергался 34 последовательным операциям).

Согласно Закона — по своему назначению, способу составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы:

• а) внутренние документы;
• б) переписка присутственных мест и властей;
• в) просительские документы;
• г) акты, договоры, обязательства.

Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных лиц.

Инструкциями было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа.

Так же был строго регламентирован порядок прохождения документа по инстанции. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и департаментах и частных в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей:

• 1. для регистрации документов верховной власти;
• 2. текущих документов;
• 3. секретных документов.

По срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие», «чрезвычайные» и «не терпящие времени».

Дела, решаемые в департаментах делились на три категории: неотложные; не терпящие времени; обычные.

Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения. «Общее учреждение министерств» продолжал оставаться основным законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября 1917 года.

Таким образом, изучение регламентации документирования в законодательных актах дореволюционной России подвело нас к возможности рассмотреть регламентацию документирования в законодательных и нормативных актах современной России.