Порядок проведения аудита ТМЗ

Проверку наличия и сохранности ТМЗ аудитору следует начать с обследования складского хозяйства и проведения их инвентаризации. При обследовании складского хозяйства необходимо обратить внимание на состояние и правильное использование складских помещений и измерительных приборов; эффективность работы контрольно-пропускного пункта; наличие пожарной и охранной сигнализации; соблюдение установленных правил приемки, отпуска и хранение ТМЗ; подбор и расстановку материально ответственных лиц, заключение с ними договоров о полной материальной ответственности, наличие залежных, некомплектных и испорченных материалов; правильность оформления приходных и расходных документов.

Важным условием обеспечения сохранности материальных ценностей является правильно организованная охрана. Контроль ее состояния начинается с внезапной проверки внутреннего контроля за ввозом и вывозом ТМЗ на предприятии, чтобы избежать фальсификации документов, вывоза ТМЗ дважды по одним пропускам, вывоза по устным разрешениям и запискам и т. д.

Обследовав складское хозяйство, аудитор должен произвести инвентаризацию. Аудитор должен уточнить наличие заключенных письменных договоров с кладовщиками о полной индивидуальной материальной ответственности, состояния контроля за их деятельностью, наличие номенклатуры, соблюдение режима работы складов. Основное внимание его должно быть уделено проверке соблюдения правил хранения ТМЗ на складах и состоянию ведения складского учета.

Перед началом инвентаризации аудитор договаривается с руководителем о создании инвентаризационной комиссии. Руководитель издает соответствующее распоряжение (приказ) и вручает его текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир.

В состав инвентаризационной комиссии помимо материально-ответственных лиц, обычно включается представители руководства предприятия, а также соответствующие специалисты и работники бухгалтерии. Присутствие, при проведении инвентаризации материально-ответственное лицо обязательно.

Результаты инвентаризации фиксируется в инвентаризационных описях, составляемых аудитором. Опись применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных запасов и составляется в одном экземпляре на основе пересчета, взвешивания, промеривания запасов отдельно по каждому местонахождению и материально-ответственному лицу или группе лиц, на которых находятся ТМЗ (Приложение 1).

До начала инвентаризации материально-ответственные лица должны предоставить расписку о том, что все первичные документы оформлены, а все поступившие и выбывшие ТМЗ также оформлены.

ТМЗ заносятся в инвентаризационную опись по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества.

На выявленные в результате инвентаризации негодные или испорченные материалы составляются соответствующие акты.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

Инвентаризация ТМЗ должна производиться в порядке расположения ТМЗ в данном помещении. Не следует допускать беспорядочного перехода от одного вида ТМЗ к другому.

Председатель инвентаризационной комиссии или по его поручению, члены комиссии в присутствии заведующего складом и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие ТМЗ лично, ни в коме случае не допускаются вносить в описи данные об остатках ТМЗ со слов материально-ответственного лица или по данным учета.

На последней странице описи перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения товарно-материальных запасов в ходе инвентаризации.

ТМЗ, поступившие на время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ТМЗ заносятся в отдельную опись с наименованием «ТМЗ, поступившие во время инвентаризации», с указанием кода, от кого поступили ТМЗ, дата и номер приходного документа, наименование, количество и сумма. На приходном документе за подписью председателя делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которые записаны эти ТМЗ.

При длительном проведении инвентаризации только с разрешения (письменного) руководителя и главного бухгалтера, товарно-материальные запасы могут отпускаться в процессе инвентаризации материально-ответственными лицами в присутствии членов комиссии. Эти ТМЗ заносятся в отдельную инвентаризационную опись «Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется эта опись аналогично описи по поступившим ТМЗ.

ТМЗ принадлежащие другим предприятиям и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются одновременно с собственными ТМЗ, на них составляется «Инвентаризационная опись ТМЗ, принятых (сданных) на ответственное хранение», с ссылкой на соответствующие подтверждающие документы.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). Перед проверкой тара должна быть подобрана по видам: из древесины, из металла, аз картона, из пластмассы, из ткани, из нетканых материалов.

Для определения результатов инвентаризации, инвентаризационная опись сдается в бухгалтерию, на основании которой составляется «Сличительные ведомости результатов инвентаризации ТМЗ». В них вносят только те ТМЗ, по которым выявлены расхождения. В ведомостях указывается наименование ТМЗ: и их характеристика, результаты инвентаризации (излишек, недостача), отрегулирование за счет уточнения в учете (излишков, недостачи), пересортицы, оприходование излишков, списания недостачи. Описи подписывает бухгалтер; материально-ответственное лицо своей подписью подтверждает согласие с результатами инвентаризации.

Недостачу ТМЗ списывает в пределах норм естественной убыли на издержки производства, сверх норм на виновное лицо, если таковое имеется, если же нет, то на общеадминистративные расходы.

При этом НДС ранее отнесенный в зачет подлежит исключению из зачета.

Особое внимание аудитор должен уделять аудиторской проверке по операциям отпуска материалов в основное и вспомогательное производства, общепроизводственные расходы, устранения брака в производство, обслуживающее хозяйства. При этом следует иметь в виду, что на общую величину затрат на производство значительное влияние оказывает оценка материалов и сырья, отпущенных в цеха. Методы оценки должны определяться в Учетной политике предприятия одним из следующих методов:

• * по идентифицированной себестоимости соответствующей единицы;
• * по средневзвешенной стоимости
• * по себестоимости первых по времени приобретения товарно-материальных запасов

Важным этапом аудиторской проверки является проверка полноты оприходования и правильности оценки покупных материалов. Обнаруживая расхождения между итоговыми суммами, отраженные в ведомостях учета ТМЗ с данными учетных регистров исследуются не причины. Дело в том, что в результате невнимательного отношения бухгалтеров могут быть созданы условия неполного оприходования ценностей.

Характерными ошибками, допускаемыми в учете товаров являются:

• Ш неполное отражение в учете полученного и отпущенного товара;
• Ш неправильная организация складского учета;
• Ш неправильное оформление документов по нормируемым и ненормируемым товарным потерям.