Бухгалтерский учет. 
Расходы на хознужды: оформление и учет

Учет расчетов по авансу, выданному наличными, и возмещению расходов работников.

Условие

На хозяйственные нужды в банке 27 августа 2012 г. получено 150 000 руб., которые 28 августа выданы работнику из кассы для приобретения канцелярских товаров в месте нахождения организации. Руководителем определен срок, на который выдаются наличные деньги под отчет, — два рабочих дня, включая день выдачи.

29 августа канцелярские товары на сумму 120 000 руб. (в том числе НДС 20 000 руб.) приобретены и переданы организации.

Остаток неизрасходованного аванса в размере 30 000 руб.:

вариант 1: сдан работником в кассу организации 3 сентября 2012 г.;

вариант 2: не возвращен работником 3 сентября 2012 г. (данная сумма с согласия работника удержана из заработной платы).

(Срок представления отчета истекает 3 сентября 2012 г., так как 1-е и 2 сентября 2012 г. приходятся на выходные дни.).

Решение

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

Условие.

30 августа 2012 г. работнику выдан из кассы аванс в размере 110 000 руб. на приобретение 20 литров топлива вне места нахождения организации. По договоренности с организацией при недостаточности аванса работник использует личные деньги.

Руководителем определен:

• — срок, на который выдаются наличные деньги под отчет, — восемь рабочих дней (включая день выдачи);
• — срок возмещения расходов работника — в течение трех рабочих дней со дня представления отчета (включая день представления) путем перечисления денежных средств на карточку работника.
• 5 сентября 2012 г. работником приобретено 20 литров топлива на сумму 180 000 руб. (в том числе НДС 30 000 руб.). Отчет представлен 13 сентября (он может подаваться 11-го, 12-го и 13 сентября 2012 г.). Расходы работника в размере 70 000 руб. возмещены 17 сентября.

Решение

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи:

При признании доходов по методу оплаты НДС принимается к вычету пропорционально погашенной перед работником задолженности (подп. 2.1, 6 ст. 107 НК).

Условие

По поручению организации работник 4 сентября 2012 г. оплатил за счет личных денег услуги по техосмотру автомобиля, принадлежащего организации на праве собственности. По решению руководителя расходы возмещаются работнику в течение двух рабочих дней со дня представления отчета (включая день представления).

Стоимость услуг составила 720 000 руб. (в том числе НДС 120 000 руб.). Работник представил отчет 5 сентября 2012 г. Денежные средства в возмещение расходов работника выданы из кассы организации.

(Расходы работника могут быть возмещены 5-го и 6 сентября 2012 г.).

Решение

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи: