Документы по учету личного состава и рабочего времени

Учет труда и заработной платы осуществляется в соответствии со следующими нормативными документами:

• — Законом Республики Казахстан от 10 декабря 1999 года № 493 — 1 ''О труде в Республике Казахстан'';
• — Законом Республики Казахстан о республиканском бюджете на соответствующий год;
• — Законом Республики Казахстан от 24 апреля 1995 года № 2235 ''О налогах и других обязательных платежах в бюджет'';
• — Постановлением Правительства РК от 12 августа 1997 года № 1251 ''О порядке исчисления средней заработной платы работников организации'';
• — Инструкцией о порядке назначения и выплаты пособий по социальному обеспечению за счет средств работодателя, утвержденной постановлением Правительства РК от 11 июня 1999 года № 731;
• — Инструкцией по статистике численности и заработной платы работающих по найму, утвержденной Постановлением Национального статистического агентства РК от 19 декабря 1996 года № 50;
• — Правилами удержания и перечисления обязательных пенсионных взносов в Накопительные пенсионные фонды, утвержденные постановлением Правительства РК от 15 марта 1999 года № 245;
• — Утвержденными предприятиями приказами, определяющими систему и условия оплаты труда работников;
• — Положением о премировании работников.

Учет личного состава и рабочего времени должен содействовать росту производительности труда и соответственно снижению себестоимости продукции, работ, услуг, повышению ее качества, укреплению трудовой дисциплины. В процессе хозяйственной деятельности субъекта происходит прием и увольнение работников, меняется численность персонала, происходят перемещения по работе. Учет личного состава ведет отдел кадров, который обеспечивает получение данных о численности персонала в целом на субъекте, его структурных подразделениях и причинах изменения этой численности; составе персонала по полу, возрасту, категориям, профессиям, должностям, специальностям, квалификации, стажу работы, образованию и другим признакам.

Вновь принятых на работу оформляют «Приказом (распоряжением) о приеме на работу» (ф.№ Т-1), который заполняется работником отдела кадров на всех работников. В соответствии с Законом о труде РК с работником при приеме на работу заключается индивидуальный трудовой договор соответствующей формы. Индивидуальный трудовой договор — двустороннее соглашение между работником и работодателем, заключаемое в письменной форме, согласно которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности (квалификации) или должности, а работодатель — выплачивать ему заработную плату и иные, предусмотренные законодательством или соглашением сторон денежные выплаты. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают оклад, визируется в соответствующей службе предприятия для подтверждения наличия вакантной должности и устанавливаемого оклада по штатному расписанию. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под расписку. Отдел кадров на основании приказа о приеме на работу, заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении работника на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

На работников всех категорий, в том числе на специалистов с высшим и средним специальным образованием, рабочих, заполняется «Личная карточка» (ф.№ Т-2). Личная карточка выписывается в одном экземпляре работником отдела кадров на основании опроса работника и соответствующих документов: паспорта (удостоверения личности), военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании учебного заведения и других документов. Коды профессии и специальности определяются соответственно по классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов и специальностей по образованию. Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает карточку и проставляет дату заполнения.

С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в соответствующих графах карточки. При переводе работника из одного цеха (отдела, участка) в другой, выписывается «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу» (ф. № Т-5), делается отметка в личной карточке и трудовой книжке работника.

Для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с ЗОТ РК, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков применяется «Приказ (распоряжение) о предоставления отпуска» (ф. № Т-6), который заполняется в двух экземплярах, один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

При увольнении работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора» (ф.№ Т-8), который заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников. Один остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. На основании приказа бухгалтерия производит расчет с работником.

Учет использования рабочего времени всех категорий работающих ведется в «Табеле учета рабочего времени» (ф. № Т-13) для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчеты оплаты труда, а также составления статистической отчетности по труду. Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, после соответствующего оформления передается в бухгалтерию. Учет использования рабочего времени ведется в табелях методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.

Согласно Закону РК ''О труде в Республике Казахстан'' работники могут заключать индивидуальные трудовые договора на:

• — неопределенный срок;
• — определенный срок;
• — на время выполнения определенной работы или замещения временно отсутствующего работника.

В зависимости от участия работников в производственно-хозяйственной деятельности персонал предприятия подразделяют на промышленно-производственный и непромышленный.

В статистической отчетности по труду организации заполняют следующие показатели по численности работников (в среднем за отчетный период):

• — списочная численность работников;
• — фактическая численность работников;
• — работающие по договорам гражданско-правового характера;
• — совместители.

По выполняемым на предприятии функциям, численность работников в статистической отчетности по труду распределяется на две основные группы: рабочие и служащие. К рабочим относятся лица, непосредственно занятые в процессе производства товаров, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и т. п. К служащим относятся лица, занимающие должности руководителей организаций и их структурных подразделений. Все занятые в организации работники распределяются по группам занятий, согласно действующему Государственному классификатору занятий Республики Казахстан, утвержденному постановлением Госстандарта РК от 16 октября 1999 г. № 22.