Унифицированные системы документации

Унификация — сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация — это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированная система документации — это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.

В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

• · документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;
• · документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;
• · документация по распорядительной деятельности организации;
• · документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;
• · документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
• · документация по приему на работу;
• · документация по переводу на другую работу;
• · документация по увольнению с работы;
• · документация по оформлению отпусков;
• · документация по оформлению поощрений;
• · документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях — сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.

УС состоит из 3 подсистем:

• · по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;
• · кадровой документации;
• · автоматизированного контроля исполнения документов.

УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.

Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38−90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.

Унифицированная система банковской документации:

• · платежная документация по безналичным расчетам через банки;
• · документация по кредитным операциям банков;
• · документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
• · документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
• · выходная документация банков;
• · документация по депозитарным операциям банков;
• · платежная документация по безналичным расчетам через банки — внутрибанковские формы документов;
• · документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
• · документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) — внутрибанковские формы документов;
• · выходная документация банков — внутрибанковские формы документов;
• · документация по денежному обращению — внутрибанковские формы документов;
• · документация по кредитным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
• · бухгалтерская документация — внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:

• · финансовая документация;
• · отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:

• · документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• · документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• · документация по статистике труда;
• · документация по статистике материальных ресурсов;
• · документация по статистике финансов;
• · документация по социальной статистике;
• · документация по статистике промышленности;
• · документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
• · документация по статистике капитального строительства;
• · документация по статистике внешнеэкономических связей;
• · документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
• · документация по статистике транспорта и связи;
• · документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные и хозяйственные органы статистическими данными о выполнении планов, эффективности производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

• · отчетная бухгалтерская документация;
• · регистры бухгалтерского учета;
• · первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

• · документация по состоянию рынка труда;
• · документация по трудовым отношениям;
• · документация по повышению квалификации работников органов по труду;
• · документация по охране труда;
• · документация по минимальным потребительским бюджетам;
• · документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

• · документация по учету и распределению средств;
• · документация по планово-экономической деятельности;
• · документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации.

• · оперативно-коммерческая документация;
• · товаросопроводительная документация;
• · расчетная внешнеторговая документация;
• · документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
• · транспортная внешнеторговая документация;
• · экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируются специальным межведомственным нормативом «Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления» РД 50−61 — 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.

Трафаретизация — это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.