Варианты автоматизации управленческого учета

Единая интегрированная система учета.

При использовании единой автоматизированной системы все первичные документы вводятся в одну общую базу (см. рис. 1.2.). Эта интегрированная система генерирует налоговую, управленческую и оперативную отчетность для соответствующих служб компании.

Рис. 1.2. Использование единой базы данных

Такие решения характерны для зарубежных программных продуктов, у которых имеются мощные генераторы отчетов.

В России используют такие крупные зарубежные системы, как SAP/R3, Baan, Scala и др. В последнее время расширились также предложения со стороны российских производителей интегрированных систем: Галактика, 1С: Предприятие, 1С: Бюджетирование и т. д.

Использование нескольких программ.

Данный способ (см. рис. 1.3.) это один из самых дешевых способов автоматизации управленческого учета, который позволяет дополнить информационную систему предприятия новыми модулями, не ломая уже существующих учетных программ. При этом программы первичного, бухгалтерского и управленческого учета используются независимо друг от друга, периодически производя между собой передачу и синхронизацию общих данных.

Рис. 1.3. Использование нескольких программ

Основной сложностью (правда, вполне решаемой) данного метода является необходимость создания специальных шлюзов экспорта-импорта данных. Преимуществ же у данного способа несколько:

— безопасность данных — вероятность того, что все программы сломаются одновременно, довольно мала;

— удобство пользователей — им не требуется переучиваться с привычной программы;

— улучшенная функциональность — за каждый участок отвечает специализированная программа.

На практике применяются следующие варианты взаимодействия программ:

1. Движение денег:

— банковские выписки импортируются в каждую программу непосредственно из программы «Клиент-банк» ;

— выписка импортируется в оперативный контур, где расшифровываются поступления денег от покупателей. Затем частично расшифрованная выписка из оперативного контура передается в бухгалтерскую программу, где конкретизируется расходная часть. После этого выписка передается из бухгалтерской в управленческую программу, где окончательно расшифровывается и исправляется;

— возможны также комбинации первых двух методов.

2. Движение товара:

— из складской программы передаются в бухгалтерскую и управленческую программы.

Зачастую при импорте данных используется метод «сворачивания» оборотов: если руководство не интересует в управленческой программе информация по всем покупателям (которых может быть тысячи) или по всей товарной номенклатуре, то из складской программы переносятся только итоговые суммы оборотов.

Данный метод может иметь еще две разновидности, при которых оперативный учет встраивается в бухгалтерский либо управленческий контур. Фактически это означает использование двух программ — оперативно-бухгалтерской и управленческой либо оперативно-управленческой и бухгалтерской.

Первый вариант возможен, если действует одно юридическое лицо и бухгалтер готов работать в одной базе данных с менеджерами. Второй вариант — более универсальный в плане масштабирования и позволяет вести отдельно несколько бухгалтерских баз данных, не засоряя их ненужной информацией.

В качестве программы непосредственно для управленческого учета можно использовать специально настроенные 1С: Предприятие, Инфо-Бухгалтер или даже Access. В частности, автор использует для этого собственную конфигурацию 1С.

Трансформация проводок по разным планам счетов.

Еще одним решением является способ трансформации проводок (см. рис. 1.4.). Он позволяет организовать в одной физической базе данных накопление двух логических баз данных одновременно. Для этого, как правило, используется специальная настройка бухгалтерской базы данных, которая позволяет на каждую проводку, сделанную по бухгалтерскому плану счетов, сгенерировать одну или несколько проводок по управленческому плану счетов. При этом в программе заранее прописываются правила, по которым происходит перевод проводок между планами счетов.

Рис. 1.4. Метод трансформации каждой проводки

Данный метод достаточно прост в использовании, он рекомендован лишь небольшим предприятиям, поскольку при усложнении структуры предприятия потребуется дополнительная проверка, исправление и консолидация управленческой отчетности.

Трансформация проводок между несколькими планами счетов поддерживается в относительно небольших бухгалтерских программах, таких как БЭСТ, некоторых конфигурациях 1С: Предприятия, конфигурации российских фирм «Парус» и «Пиби» .

Трансформация бухгалтерской отчетности Один из возможных подходов состоит в трансформации готовой бухгалтерской отчетности. Процесс трансформации включает в себя устранение влияния инфляции, уточнение стоимости основных средств, складских запасов, задолженностей и других статей баланса. Если компания использует несколько юридических лиц, то завершает процесс трансформации консолидация данных по этим фирмам. Основное достоинство — относительно небольшая трудоемкость самого процесса трансформации. Если структура бизнеса разветвленная и не соответствует юридической структуре, то процесс трансформации многократно усложняется.

Трансформацию может выполнять бухгалтер или аудитор, знакомый с международными стандартами финансовой отчетности (МСФО) и обученный методике трансформации. C точки зрения программного обеспечения для работы этой схемы зачастую достаточно таблички Excel. Однако для более качественной трансформации лучше использовать такие продукты, как Аудит-Эксперт компании «Про-Инвест». Данный продукт поддерживает также импорт готовой бухгалтерской отчетности из большинства учетных программ и ее трансформацию по пользовательским сценариям.