Принципы организации автоматизированных систем бухгалтерского учета на производственных предприятиях

Выполняя информационную функцию в управлении производством, бухгалтерский учет строится по принципу информационной системы. Структура любой информационной системы описывается следующей общей схемой (рис. 1.1).

При организации компьютерной бухгалтерии на производственном предприятии следует ориентироваться на общую схему построения информационной системы. Т. е. необходимо разработать средства ввода первичной учетной информации в компьютерную систему, обеспечить надлежащую обработку данных на ЭВМ и вывод результирующей информации во всех необходимых формах и разрезах.

Особенностью бухгалтерской информационной системы является то, что она требует непременного сохранения большей части входных и выходных данных в массивах информации долговременного хранения. Это обусловлено как требованиями самой бухгалтерии, так и необходимостью использовать архивные и справочные массивы информации в алгоритмах обработки текущих данных. В связи с этим, центральным элементом компьютерного учета является база данных учетной информации, вокруг которой разворачиваются все процедуры машинного бухгалтерского учета. Технологическая схема компьютерного бухгалтерского учета как информационной системы представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Технологическая схема компьютерного бухгалтерского учета

В теории бухгалтерского учета применяется понятие «форма учета» и сложилось представление о машинноориентированной (автоматизированной) форме учета, схема которой представлена рисунке 1.3.

Конкретные формы организации компьютерной бухгалтерии специфичны на каждом отдельном предприятии. Это обусловлено отраслевыми особенностями предприятия, традициями ведения ручного бухгалтерского учета, количеством учетных работников и количеством участков учета, степенью внедрения ЭВМ и целями автоматизации учета.

На каждом предприятии организуется бухгалтерская служба в соответствии с объемом и спецификой учетных работ необходимых данному предприятию. Определенным образом производится распределение обязанностей между работниками бухгалтерии. Складывается система участков учетных работ. Как правило, сложившаяся система учета не подвергается коренной ломке (это может полностью парализовать деятельность всей системы управления предприятием), а воспроизводится с теми или иными улучшениями на новой компьютерной основе. Сложившаяся на практике система участков учетных работ, система распределения обязанностей между работниками бухгалтерии интерпретируется в систему функций автоматизированной системы учета.

Традиционно на производственных предприятиях выделяют две основных формы организации обработки учетной информации с помощью ЭВМ: централизованную и децентрализованную.

Централизованная обработка информации на ЭВМ предусматривает концентрацию вычислительных работ, выполняемых с помощью ЭВМ, в специальных вычислительных подразделениях предприятия, или использование услуг вычислительных центров.

Исторически централизованная обработка учетной информации на вычислительном центре — это более ранняя форма организации вычислительных работ. Первые модели вычислительной техники были довольно дорогими, занимали много места и требовали больших усилий по своему обслуживанию. Поэтому создавались крупные вычислительные предприятия (вычислительные центры) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ. Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям.

Достоинством использования услуг вычислительных центров для обработки учетной информации является то, что бухгалтерский аппарат сразу освобождается от большого объема рутинной технической работы, связанной с математическими вычислениями, с оформлением бухгалтерских регистров. Бухгалтерские работники кодируют первичную документацию и передают ее на вычислительный центр, а через некоторое время получает уже готовые обработанные данные. Централизация информационного обслуживания позволяет использовать типовые проектные решения, унифицировать документацию, внедрять единую систему кодирования информации, что является, несомненно, положительным в развитии компьютерного бухгалтерского учета. Вместе с тем, обработка информации на вычислительных центрах имеет и свои недостатки:

• * в технологии учета появились новые довольно объемные виды работ связанные с кодированием первичных данных, их подготовкой для обработки на вычислительном центре, а также работы связанные с перепроверкой полученной результатной информации;
• * персонал вычислительного предприятия, как правило, обладая низкой бухгалтерской подготовкой, не способен обеспечить высокую точность ввода данных и оперативное устранение ошибок, неизбежно возникающих на многих этапах машинной обработки информации, что часто усугубляется низкой заинтересованностью и ответственностью персонала вычислительного центра;
• * информация, накапливаемая на вычислительном предприятии, как правило, доступна к использованию только для его персонала, многие информационные массивы (по которым не делаются распечатки) остаются не доступными для бухгалтерского учета;
• * бухгалтерский работник оказывается оторванным от процесса обработки информации, не имеет возможности оперативно на него влиять, что замедляет учетные процедуры;
• * стоимость обработки информации с использованием услуг вычислительных центров в рыночных условиях оказалась несопоставимо высокой.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. ХХ века персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Появилась возможность оснащать компьютерной техникой рабочие места специалистов-бухгалтеров и формировать, таким образом, автоматизированные рабочие места бухгалтерских работников (АРМ бухгалтера), а также создавать автоматизированные системы бухгалтерского учета на базе сети АРМ-ов бухгалтера (АРМ-вый подход).

АРМ — это автоматизированное рабочее место, где задачи, поставленные перед специалистом, он решает с помощью ЭВМ, непосредственно на своем рабочем месте. АРМ бухгалтера оснащается компьютерной техникой и специальным бухгалтерским программным обеспечением (часто бухгалтерские компьютерные программы, предназначенные для отдельных участков учета, тоже называют АРМ-ами, например, «АРМ КАССА» — программа для организации учета кассовых операций).

АРМ позволяет активнее включить бухгалтера в процесс обработки информации, устранить излишние операции, ускорить обработку и использование учетных данных. В тоже время, компьютеризация рабочих мест потребовала от бухгалтера более высокой профессиональной подготовки, преодоления некоторых укоренившихся стереотипов и психологических барьеров. Однако технология обработки учетной информации с использованием АРМ бухгалтера (децентрализованная) сразу показала свою более высокую эффективность и очень быстро начала вытеснять централизованную.

Обработка информации на вычислительных центрах продолжает существовать на некоторых предприятиях. Во многом в силу сложившихся традиций или ввиду отсутствия средств на внедрение новых технологий. Услуги вычислительных центров продолжают оставаться эффективными при обработке больших объемов однородной бухгалтерской информации (например, по товарным операциям), если не требуется особая оперативность получения данных и можно мириться с высокой вероятностью ошибок.

Недостатки и преимущества обработки информации с использованием услуг вычислительных центров (ВЦ) и на АРМ иллюстрирует схема представленная на рисунке 1.4.

бухгалтерский учет автоматизированный.

Использование АРМ позволяет максимально поставить процесс обработки информации под контроль бухгалтера, тем самым повысить ее надежность и качество. Также удается приблизить учетную информацию к ее потребителям. Все это повышает эффективность использования техники и труда специалистов.

Следует сказать, что ВЦ как коллективы высоко профессиональных специалистов также нашли себя в новых условиях организации информационных технологий. В последнее время вычислительные центры (крупных предприятий, ведомств и учреждений) перепрофилируют свою деятельность с услуг по обработке информации на услуги по обслуживанию растущего парка персональных ЭВМ, а также на обслуживание самих информационных систем предприятий. Вычислительные центры становятся центрами распространения компьютерных технологий на рабочие места специалистов. При такой постановке дела наличие вычислительного центра (с сохранившимся штатом квалифицированных кадров) становится преимуществом, перед простым набором АРМ-ов бухгалтера. Как правило, развивающаяся компьютерная информационная система на крупном предприятии требует создания специализированного вычислительного подразделения, решающего задачи информатизации в целом.

На этой основе возникла идея разумного сочетания децентрализации и централизации. Вычислительный центр должен отвечать за выработку общей стратегии развития компьютерной информационной технологии учета; заниматься обслуживанием компьютерной системы; помогать пользователям, как в работе, так и в обучении; устанавливать стандарты и определять политику применения программных и технических средств. Персонал, использующий информационную технологию, должен придерживаться указаний вычислительного центра, осуществлять разработку своих локальных систем и технологий в соответствии с общим планом информатизации предприятия. Рациональное сочетание децентрализации и централизации позволяет достигать большей гибкости системы, поддерживать общие стандарты, обеспечивать совместимость локальных информационных продуктов, устранять дублирование деятельности, сокращать затраты на информатизацию.

Организация компьютерной технологии учета характеризуется определенным уровнем применения компьютерной техники и получаемым при этом эффектом.

Уровень компьютерной технологии учета оценивается по степени внедрения и использования ЭВМ в бухгалтерии. При этом традиционно используются следующие три градации оценок:

• * механизация учета (низкий уровень),
• * автоматизация учета (средний уровень),
• * комплексная автоматизация учета (высокий уровень).

Терминологическое обозначение этих градаций не совсем корректно, так как термины «механизация» и «автоматизация» используются в анализе особенностей замещения процессов человеческой деятельности процессами технических устройств. Этот анализ опирается на объективные показатели. В то время как оценки уровня компьютеризации учета во многом условны и субъективны. То, что считалось вершинами комплексной автоматизации учета 20 лет назад, сейчас оценивается как примитивнейшая механизация.

Учитывая исторический контекст, сегодня уровни компьютеризации учета характеризуются следующим образом.

Механизация учета — это начальный этап компьютеризации учета. Механизация учета предусматривает простейшую обработку информации, на маломощной технике, на узком участке учетных работ. Например, выписка на ЭВМ товарно-транспортной накладной с автоматическим подсчетом итогов, возможно с занесением ее в базу данных.

Автоматизация учета основывается на достаточно мощных компьютерных средствах, которые применяются в комплексе, и охватывают целые направления учетных работ. Автоматизированные системы бухгалтерского учета не только производят первичную обработку информации, но формируют сложные массивы информации, обеспечивают ее компоновку в нужных разрезах и позволяют получать результатные данные по целому кругу учетных вопросов (по учету денежных средств, по учету издержек, по зарплате и т. п.). Примером автоматизации учета может служить автоматизированное рабочее место бухгалтера на отдельном конкретном участке учетных работ.

Если на конкретном участке (направлении) учетных работ все операции по обработке бухгалтерской информации (от первичного документа до сводного) выполняются с помощью компьютерной техники, то говорят о комплексной автоматизации на данном участке (направлении) учета.

Комплексная автоматизация учета в целом предусматривает, что все участки учетных работ автоматизированы и увязаны в единое целое — автоматизированную систему бухгалтерского учета (АСБУ). АСБУ на сегодняшний день является высшей ступенью компьютеризации учета.

Результаты компьютеризации учета в значительной степени зависят от тех подходов, которые были выбраны при проведении работ по информатизации бизнес-процессов на предприятии. Анализ практики автоматизации задач организационного управления в экономике (в том числе бухгалтерского учета) позволяет выделить несколько характерных подходов к осуществлению подобных проектов.

Кусочная (хаотичная) автоматизация. Хаотичная автоматизация является одним из наиболее распространенных и наименее эффективных видов инвестирования средств в развитие информационных систем предприятия. Под хаотичностью процесса в данном случае понимается нарушение ряда основополагающих принципов развития информационных систем на предприятии: принципа системности, принципа «первого лица», принципа типизации внедряемых решений и других. Характерная особенность хаотичной автоматизации — отсутствие стратегического плана информатизации предприятия, проведение работ по принципу разовой компании с неясными целями и перспективами. Во главу угла такой компании ставится задача минимизации затрат на информатизацию. При таком подходе ведется поиск (как правило, не профессиональный) инструментальных средств, которые вроде бы дают какой-то результат и, как кажется, достаточно быстро и без особых затрат (инструментальный подход). Часто инвестиции в создаваемую систему прекращаются сразу после закупки таких инструментальных средств (технических и программных). Внедрение закупленных инструментов, разработка методики применения их для решения конкретных управленческих задач отдается на откуп рядовым сотрудникам.

В результате автоматизация ограничивается сиюминутными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. Локальная задача при этом может решаться наилучшим образом, но результат не может быть интегрирован в общую информационную систему. Он может оказаться вовсе не нужным в управлении данным предприятием. Попытки развивать систему, привязанную к конкретному инструменту (как правило, в условиях отсутствия авторского сопровождения), практически невозможны. При инструментальном подходе предприятие в лучшем случае получает разрозненные, консервативные, узко прикладные системы, стоимость интеграции которых сравнима с общей стоимостью комплексного решения. Отсутствие увязки информационных потоков приводит к дублированию функций, рассогласованности, путанице и ошибкам. Узкие места информационной системы «расшиваются» традиционным способом — путем применения титанического по масштабам ручного труда рядовых сотрудников.

Островки новых информационных технологий тонут в море неорганизованности и хаоса. Часто предприятие вынуждено тратить дополнительные средства на поддержание работоспособности таких островков (образцово-показательные участки) или вовсе отказаться от компьютеризации, так как главная цель (экономия) при хаотичной автоматизации достигнута быть не может. Созданная на основе кусочного хаотичного подхода система поддается только одному способу совершенствования — полной замене.

Автоматизация по участкам. Автоматизация по участкам внешне мало чем отличается от кусочной автоматизации. Автоматизируются разрозненные локальные участки работ, как правило, в условиях ограниченности инвестиционных ресурсов. Однако, имеется одно коренное отличие — существует стратегический план информатизации предприятия (стратегический подход). Это означает, что создаётся техническая документация по формируемой автоматизированной системе. А значит секреты системы не будут потеряны в случае ухода разработчиков и система сможет развиваться новой командой. Даже если план и документация не очень профессиональны и не совсем хороши, это лучше бессистемных усилий по проталкиванию отдельных решений (только потому, что они дешевы). Руководство предприятия не считает зазорным обращаться к системным аналитикам и интеграторам, а также тратиться на услуги консультантов в области экономической и учетной информатики, хотя профессиональная команда привлекается редко (слишком дорого). В условиях автоматизации по участкам присутствует ясное понимание, что достигнуть коренного прорыва в информатизации предприятия вряд ли удастся, но заложить основы — можно. Масштабные цели не ставятся осознано, решаются проблемы отдельных участков. Но внедряемые решения подбираются в русле единой технической политики предприятия, опираются на перспективные стандарты и разработки.

Применение принципа автоматизации по участкам для ряда предприятий единственно возможный способ повысить эффективность системы управления в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Автоматизация по участкам предполагает дальнейшее ее совершенствование и развитие. Отход от инструментального подхода позволяет использовать эволюционный путь развития, а не коренную ломку старого. Стратегический план автоматизации должен периодически (хотя бы раз в год) пересматриваться и уточняться. При ревизиях стратегического плана целесообразно особенное внимание уделить вопросам преемственности комплекса стандартов на информационные технологии, поддерживаемые на предприятии.