Реализация системы бюджетирования на предприятии

Внедрение системы бюджетирования на предприятии включает следующие составляющие:

• 1. Экономическая;
• 2. Организационная;
• 3. Информационная;
• 4. Компьютерная.

Экономическая часть реализации системы бюджетирования представлена финансово-хозяйственным механизмом, предполагающим:

• — закрепление за центрами финансовой ответственности определенного набора имущества, прав управления этим имуществом и связанными с ними доходами и расходами;
• — применение специальных методов получения доходов и формирование расходов на условиях саморегулирования деятельности ответственного лица;
• — использование методов экономического стимулирования.

Разработка бюджета требует значительного объема нормативной информации (норм расходов, расценок, тарифов и т. д.). Для ее получения указанный финансово-хозяйственный механизм предусматривает значительную подготовительную работу, в ходе которой осуществляется тщательная инвентаризация доходов и расходов, имущества и источников его формирования, резервов и потерь.

Организационное обеспечение системы бюджетирования включает модификацию организационной структуры управления предприятия и его систему документооборота. При этом существуют следующие минимальные требования:

• а) каждому подразделению предприятия присваивается статус центра доходов, центра расходов или центра ответственности;
• б) создается общее подразделение, организующее работу системы управления бюджетов — расчетно-организационный центр;
• в) руководитель расчетно-организационного центра наделяется полномочиями заместителя директора предприятия;
• г) схема документооборота предприятия изменяется следующим образом:
  • — вводятся новые формы документов, обязательные к использованию при планировании доходов и расходов — бюджеты;
  • — все документы, дающие основание для осуществления доходов и расходов, перед составлением сравниваются с бюджетом.

Информационная составляющая реализуется путем трансформации системы финансового бухгалтерского учета в систему управленческого с учетом того, что бухгалтерские данные являются основой информационного обеспечения бюджетирования. При этом возможны два варианта формирования информационной базы при внедрении системы бюджетирования на действующем предприятии:

1. Адаптивный вариант — базируется на использовании бухгалтерской информации без ее существенного изменения. Данный вариант предполагает использование в качестве исходных данных для планирования информацию регистров бухгалтерского учета и соответствующее построение форм бюджетов, либо определенную методику обработки аналитической информации.

С одной стороны этот вариант более экономичен, поскольку не требует расходов на создание дополнительных информационных единиц исполнителей, специализированных форм данных, на обучение исполнителей работе с новыми формами документов и т. д. Он более понятен для работников бухгалтерии, длительное время осуществлявших только финансовый учет.

Однако, имеет ряд недостатков, связанных с необходимостью осуществления дополнительных затрат времени и труда работников, занимающихся планированием, и руководителей, необходимых для исключения «лишних» аналитических данных, обобщения и обработки формы представления бухгалтерской информации в форму, удобную для составления бюджетов, учитывающих специфику деятельности организации.

2. Автономный вариант — предполагает создание в рамках системы бюджетирования специализированного отдела управленческого учета, который на основе бухгалтерских данных создает формы информации, необходимые для построения бюджетов, с минимально необходимым уровнем детализации (аналитики).

Недостатком организации автономного варианта является дублирование учетной информации при бухгалтерском и автономном управленческом учете, дополнительные расходы на заработную плату и организацию работы специализированного отдела, необходимость финансирования работы службы методологии учета, разрабатывающей формы автономного учета и график документооборота передачи информации от службы бухгалтерского учета к службе управленческого учета. В связи с этими недостатками использование варианта автономной информационной системы бюджетирования является целесообразным в случае, когда бухгалтерская система информации не отвечает требованиям, предъявляемым к организации данных для краткосрочного финансового планирования, учитывающей особенности деятельности предприятия.

Кроме того, внедрение автономной системы является необходимым при неудовлетворительном состоянии системы бухгалтерского учета. Это объясняется тем, что:

• — процесс управления не может основываться на использовании недостоверных данных;
• — как показывает практика, внедрить дублирующую учетную систему бывает дешевле и быстрее, чем ожидать восстановления работоспособности действующей системы учета;
• — гораздо проще навести порядок в бухгалтерии используя метод материальной заинтересованности, предусмотренный системой бюджетирования.

Для современных российских условий представляется целесообразной следующая стратегия создания информационной системы бюджетирования:

• 1) Изначально создается упрощенная, дешевая по организации автономная система, позволяющая организовать процесс бюджетирования по укрупненным показателям.
• 2) После ее освоения, отладки и привыкания работников управления к новым условиям работы в рамках системы бюджетирования возможна трансформация используемой упрощенной системы в более детализированный (аналитичный) адаптивный вариант, подразумевающий взаимосвязанные блоки планирования и учета на основе полного аналитического раскрытия плановой информации бухгалтерскими исходными данными и организации единовременного формирования плановой и отчетной информации.

Компьютерная составляющая представляет собой комплекс организационных мероприятий по обеспечению органов системы управления инструментарием по обработке и передаче финансовой и управленческой информации, включающий в себя:

• — Обеспечение всех организационных единиц, входящих в центр финансовой ответственности системы управления, компьютерным оборудованием и организация взаимосвязи этих единиц с использованием локальной или иной сети.
• — Организацию системного администрирования соответствующей степени надежности, обеспечивающей бесперебойность работы сети, надежность хранения, передачи и обработки информации, а также работоспособность рабочих мест.
• — Внедрение универсальной программной среды (единой операционной системы, однотипных пакетов программ, в том числе используемых для бюджетирования).
• — Установку специализированного программного комплекса, реализующего информационное обеспечение и разработку бюджетов каждого из центров ответственности, а также контроль (учет) фактических результатов их исполнений («Галактика», «БЭСТ», «1С-Бухгалтерия» и проч.). Как правило, такое действие требует доработки в стандартных инструментах компьютерной программы до потребностей финансового механизма конкретного предприятия.
• — Организацию обучения персонала работе с новой информационной системой.