Проектирование реорганизации системы управления для решения поставленной проблемы на примере магазина «Торговый дом» г. Краснокаменска

• Введение
• 1. Исходные данные для выполнения работы
• 1.1 Общая характеристика организации
• 1.2 Внутренняя среда организации
• 1.3 Внешняя среда организации
• 1.4 Постановка проблемы
• 2. Разработка системы управления
• 2.1 Миссия организации
• 2.2 Определение основных ценностей руководства организации
• 2.3 Определение основных факторов внешней среды и их влияние организацию
• 2.4 Проектирование внутренней среды организации
• 2.4.1 Характеристика основных целей организации и задач, которые должны быть решены для их достижения
• 2.4.2 Описание основных предлагаемых технологий
• 2.4.3 Разработка организационной структуры предприятия
• 2.4.4 Определение основных требований к персоналу организации
• 2.4.5 Сравнение проектируемой внутренней среды организации с существующей
• 2.5 Разработка системы мотивации персонала
• 2.6 Проектирование системы контроля
• 3. Управленческие решения по практической реализации предлагаемых разработок
• 3.1 Организационный план проведения мероприятий
• 3.2 Предполагаемые трудности в реализации мероприятий и рекомендации по организации нововведений
• Заключение
• Список использованных источников
• Приложение

Сегодня развитие рыночной экономики требует, прежде всего, теоретических обоснований и умения реализовывать их на практике, поэтому менеджмент стал целой наукой, наукой по управлению. Сегодня менеджмент расширялся и специализировался, появились отдельные отрасли по научному управлению, администрированию, управлению и построению человеческих отношений и так далее.

Система управления организацией является совокупностью подсистем, элементов, коммуникации систем и подсистем, а так же процессов, которые обеспечивают необходимое, качественное функционирование организации.

Управление является важной гранью любой деятельности, без которой невозможно движение процесса. Это особая деятельность, которая имеет свою специфику по выполнению управленческих функций. Как определил еще Анри Файоль, управление или менеджмент основаны на предвидении, планировании, организации, распоряжениях, координации и контроле. Современная специализированная литература рассматривает такие функции менеджера, как умение прогнозировать, определять и достигать цели, планировать и организовывать деятельность, мотивировать персонал, контролировать, учитывать и анализировать результаты с целью дальнейших модернизаций.

От состояния организационной структуры управления организацией зависит, насколько оперативно и гибко оно будет реагировать на изменения экономической ситуации. На примере конкретного предприятия — магазина «Торговый дом» г. Краснокаменска будет рассмотрена и спроектирована организационная структура управления.

Цель выполнения работы: проектирование реорганизации системы управления для решения поставленной проблемы на примере магазина «Торговый дом» г. Краснокаменска"

Задачи курсовой работы:

1. Анализ внутренней и внешней среды организации на примере магазина «Торговый дом» г. Краснокаменска" .

2. Характеристика основных целей и задач, которые должны быть решены при проектировании системы управления.

3 Разработка новой организационной структуры.

4 Определение основных факторов внешней среды, влияющих на проведение реорганизации.

5. Разработка управленческих решений по практической реализации предлагаемых разработок.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников.

1. Исходные данные для выполнения работы

1.1 Общая характеристика организации

Наименование рассматриваемой организации: Общество с Ограниченной Ответственностью «Торговый дом»

Местонахождение: Забайкальский край, г. Краснокаменск, Центральный мкр. ГОС-3

Магазин ООО «Торговый дом» создано в 1997 году. В своей деятельности фирма ориентируется на осуществление торговой деятельности продовольственными и непродовольственными товарами (в т. ч. ювелирными изделиями), обеспечивая высокое качество торгового обслуживания покупателей с наименьшими затратами времени на приобретение покупок, оказание различного вида услуг населению торгового и коммерческого характера, а также получение необходимого уровня прибыли. Данная задача выполнима только при изучении рынка сбыта предлагаемых услуг.

ООО «Торговый дом» имеет организационно — правовой статус ООО (Общество с Ограниченной Ответственностью). Общество с Ограниченной Ответственностью «Торговый дом» находится в двухэтажном здании, «расположенного в центре г. Краснокаменска. Общая площадь его равна 11 369 м², в том числе площадь торгового зала составляет 5150 м², складская площадь составляет 2700 м².

Магазин оснащено хорошими подъездными путями с эстакадой, оборудованной уравнительными площадками.

Магазин ООО «Торговый дом» имеет хорошую тенденцию к дальнейшему расширению размеров своего производства, о чем говорит проведенная модернизация, а также увеличение выпуска товарной продукции.

управленческое решение внутренняя среда

1.2 Внутренняя среда организации

Кадровый состав. До настоящего времени почти полностью сохранился состав работающих специалистов и работников прилавка, но в связи с увеличением объема продаж за последнее время и повышенной нагрузкой на продавцов, штат магазина за последние два года значительно увеличился и от 59 человек в 2010 году он поднялся до 77 человек в 2011 году.

Общий персонал фирмы насчитывает 77 человек, из которых выполнением управленческих функций занято 7 человек, среди них:

1) генеральный директор;

2) коммерческий директор (управление финансами, контроль за работой с поставщиками, закуп товара и его продажа, выбор наиболее оптимальных схем финансирования и вопросами приобретения нового оборудования, решение проблем с покупателями, решение таможенных вопросов, закупка иностранных фирм);

3) главный бухгалтер; бухгалтер;

4) товаровед;

5) главный инженер (доставка, монтаж, ремонт оборудования, руководит работой технической службы);

6) начальник отдела кадров и труда (найм сотрудников, обучение, повышение квалификации, вопросы организации труда).

Внутренняя структура магазина разделена на пять основных отделов розничной торговли, через которые осуществляется непосредственная реализация товара и работа с покупателями:

Рисунок 1 — Организационная структура управления

" Ювелирный отдел" - находится на первом этаже с отдельным входом, ответственная Заведующая отделом, в подчинении 4 продавца, реализация ювелирных изделий из золота и серебра, изделия из натуральных камней, бижутерия, посуда из мельхиора и др. металлических сплавов.

" Хозяйственный отдел" - находиться на первом этаже. Большая территория отдела позволила открыть салон «Мебель» непосредственно на площади отдела, ответственная Заведующая отделом, в подчинении 17 человек. Реализация таких групп товаров как — изделия из пластмасс; канцелярские товары; посуда из керамики, фарфора и хрусталя; игрушка; парфюмерно-косметические изделия, ТБХ, СМС, стройматериалы, мебель, осветительная аппаратура и т. д.

" Отдел Непродовольственные товары" - находиться на втором этаже, ответственная Заведующая отделом, в подчинении 6 человек, реализация таких групп товаров как — обувь, одежда верхняя, нижний трикотаж, полотенца, КПБ, пухо-перовая продукция.

" Продовольственный отдел, кафетерий" - находиться на втором этаже здания, ответственная Заведующая отделом, в подчинении 6 человек.

Склады — находиться на первом этаже в складских помещениях, ответственная Заведующая складом, в подчинении один кладовщик и два оператора, владеющие программой 1С-Торговля Склад.

Остальные работники магазина, это техническая служба которые подчиняются непосредственно главному инженеру — это водители, плотники, грузчики, уборщики производственных помещений, сантехник, лифтёр, вахтёры.

Система маркетинговых коммуникаций ООО «Торговый дом» включает в себя рекламу, формирование общественного мнения, стимулирование сбыта. Распространение рекламных материалов реализуемой продукции осуществляется на торговых выставках-ярмарках, конкурсах, посредством личных контактов представителей Торговый дома с потенциальными партнерами. Систематически публикуются статьи в газетах «Слава труду», «Квант». Для укрепления имиджа используются выступления руководства магазина в прессе, на радио и телевидении, участие в выставках-ярмарках, изготовление и распространение рекламной продукции.

Стимулирование сбыта осуществляется за счет предоставления различных скидок потребителям.

1.3 Внешняя среда организации

Магазин ООО «Торговый дом» имеет более 400 постоянных поставщиков на территории РФ, а также в республике Беларусь и Украина, и более ста поставщиков с разовыми или не частыми поставками. Если возникают трудности с тем или иным поставщиком, то всегда можно найти замену или альтернативу, так как рынок товарной массы в данный момент переполнен и проблем с производителями или поставщиками не существует. Для установки контакта можно воспользоваться как услугами Интернета, так и личным контактом, путём различных ярмарок, которые ежесезонно проводятся в крупных городах (Москва, Новосибирск, Иркутск) или командировки товароведов на отборку той или иной продукции.

Время выполнения заказа: на время выполнения заказа уходит определённое количество времени, так как товар поступает на магазин через железную дорогу с помощью контейнеров или багажа, в редких случаях при помощи автотранспорта.

Основным потребителем изделий, выпускаемых ООО «Торговый дом» являются жители города Краснокаменска и близлежащих сел Краснокаменского района Забайкальского края.

Основными конкурентами ООО «Торговый дом» на рынке города Краснокаменска являются ОАО «Универсам», магазин № 13 «Даниловский», ТЦ «Ступени», ТЦ «КиМ», ТЦ «Резонанс» и др. Учитывая потребность рынка в предлагаемых видах продукции, высокие качественные характеристики товаров, отвечающие российским стандартам, низкие, конкурентоспособные цены планируемых к реализации изделий, можно полагать, что магазин не будет испытывать серьезных затруднений в сбыте продукции. Магазин проводит своевременная модификация поступающей продукции в соответствии с запросами клиентов.

1.4 Постановка проблемы

Одной из актуальных проблем в функционировании магазина является проблема оптимизации процесса закупок. Основная цель оптимизации системы закупок — поиск новых поставщиков, обновление товарного ассортимента, снижение общих издержек на закупку.

Эта проблема может быть решена путем проектирования новой системы управления, в частности создание отдела логистики и закупок.

2. Разработка системы управления

2.1 Миссия организации

Предназначение организации в условиях постоянно меняющейся внешней среды является миссией организации. Миссия организации определяется её руководством и реализуется через её стратегию.

Определение миссии вновь создаваемой организации является основным и наиболее сложным этапом процесса организационного проектирования. От того, насколько корректно сформулирована миссия, во многом зависит эффективность функционирования и динамика развития любого предприятия.

На формирование и развитие миссии оказывают существенное влияние следующие факторы:

1. Собственники фирмы.

2. Сотрудники.

3. Покупатели.

4. Деловые партнёры.

5. Внешняя среда организации.

Миссия способствует созданию определенной корпоративной культуры организации. Ее значение велико по следующим причинам.

Во-первых, потому, что в организации должны приниматься только такие решения, которые реализуют её цели функционирования.

Во-вторых, во избежание деятельности, которая мешает достижению целей функционирования, глобальная цель, т. е. миссия, должна быть доведена до каждого руководителя и исполнителя.

Миссия фирмы всегда крайне индивидуальна. Общие положения, применимые к любой организации не имеют стратегической управленческой ценности. Содержание миссии отделяет конкретную организацию от общего числа других организаций и наделяет ее собственными отличительными чертами, характеризующими специфику деятельности и парадигму развития.

Миссия магазина «Торговый дом» — «Качественные товары и отличное обслуживание — каждому покупателю»

2.2 Определение основных ценностей руководства организации

Давно доказано, что главная ценность любой организации заключается не в деньгах, технологиях, ресурсах, а в квалифицированном персонале. Квалифицированные сотрудники не только обеспечивают стабильность и эффективность работы, но и многократно повышают стоимость самой компании. При этом важно, что инвестирование в развитие кадров приносит фирме большую прибыль, чем инвестирование в усовершенствование производственных мощностей. Опыт наиболее успешных отечественных и зарубежных компаний показывает, что инвестиции в персонал дают быструю и высокую отдачу. А в условиях кризиса профессиональное обучение персонала приобретает особое значение и становится неотъемлемым условием успешного функционирования любой организации.

Вторая ценность — клиент. Клиент приносит нам прибыль, без клиентов мы не можем существовать.

Рисунок — 2 Ценности руководства

2.3 Определение основных факторов внешней среды и их влияние организацию

Анализ внутренней и внешней среды в настоящее время является одним из важнейших направлений при оценке деятельности магазина.

В странах с рыночной экономикой получил распространение SWOT-анализ деятельности предприятия.

Это сокращенное название, складывающееся из первых букв слов: Strengths — Преимущества, Weaknesses — Недостатки, Opportunities — Возможности, Threats — Угрозы. SWOT-анализ по своей сути является заключительным этапом ситуационного анализа. При оценке Преимуществ и Недостатков главное внимание уделяется внутренним факторам, а Возможностей и Угроз на рынке — факторам, определяющим внешнюю среду.

Таблица 1 — SWOT-анализ ООО «Торговый дом»

2.4 Проектирование внутренней среды организации

2.4.1 Характеристика основных целей организации и задач, которые должны быть решены для их достижения

Политика представления новинок в ООО «Торговый дом» — основной инструмент борьбы с конкурентами и удержания своих позиций на рынке.

Основная цель деятельности — это стратегия дальнейшего роста.

Основные направления стратегии роста в деятельности ООО «Торговый дом» по расширению рынков сбыта включают следующее:

1) освоение новых географических сегментов рынка;

2) также постоянное обновление ассортимента.

Для осуществления этой стратегии необходимо наладить работу с поставщиками.

Так как магазин ООО «Торговый дом» занимается торговой деятельностью уже 24 года (с 1 июня 1987 года), то на предприятии в данный момент уже разработана основная линия направления, определён постоянный круг поставщиков и партнёров, что, тем не менее, не мешает заниматься изучением специалистами потребительского рынка, а также изучение информации о новейших разработках фирм — партнеров, осваивать новых производителей и новых поставщиков.

В связи с этим основная цель совершенствование системы управления путем создания отдела «Логистики и закупок» .

Основная цель создания одела «Логистики и закупок» совершенствование системы управления, повышение конкурентоспособности, расширение рынка влияния, получение стабильной прибыли.

При создании отдела в первую очередь необходимо пересмотреть организационно-финансовые затраты на создание отдела.

1) Утвердить новое штатное расписание.

2) Также необходимо нанять сотрудников: руководителя отдела и двух логистов.

3) Разработать их должностные обязанности.

4) Определить задачи отдела

2.4.2 Описание основных предлагаемых технологий

В логистике технологический процесс (ТП) является основной частью процесса, связанного с «рождением» материального потока, его перемещением (транспортированием) и хранением, распределением и сбытом. Естественно, что указанный процесс состоит из определенного набора технологических процессов, а именно:

1 ТП закупки;

2 ТП транспортировки;

3 ТП хранения и складской переработки грузов;

4 ТП перемещения материального потока внутри логистической системы и т. д.

Поэтому под технологическим процессом следует понимать совокупность операций либо действий, родственных по направленности, приложенных к материальному потоку в конкретных временном интервале и пространстве и связанных с изменением и перемещением последнего для достижения логистической цели. Основой любого технологического процесса является операция.

Поскольку материальный поток подвергается на пути следования к конечному клиенту различным воздействиям, то, естественно, и операции имеют различную направленность.

Операции, относящиеся к непосредственной трансформации товаров в услугу. Эти операции связаны с получением материального продукта и называются технологическими.

Операции, являющиеся частью технологических процессов, связанных с перемещением, транспортировкой, складированием, хранением, экспедированием материального потока на пути следования его к конечному потребителю. Они называются логистическими. Удельный состав технологических и логистических операций соответствует, в основном, принципу Парето (20/80). Согласно этому принципу лишь пятая часть (20%) от всего количества операций, обычно составляющих технологический процесс, направлена на получение (изготовление) материального продукта или услуги, а остальные примерно 80% операций являются логистическими, то есть операциями транспортирования, перемещения, складирования, хранения и т. д.

2.4.3 Разработка организационной структуры предприятия

Новая организационная структура управления представлена ниже:

Рисунок 3 — Новая организационная структура управления

Основная задача отдела «Логистики и закупок» — работа с постоянными поставщиками продукции и поиск новых поставщиков.

Задачи вновь создаваемого отдела «Логистики и закупок» :

1. планирование и контроль объема закупок, расчет заказов;

2. формирование и размещение заказов;

3. расчет необходимого количества товара;

4. анализ отчетности по всем особенностям и условиям работы;

5. контроль за исполнение договоров, движением товара.

6. построение ассортиментной политики

2.4.4 Определение основных требований к персоналу организации

Персонал вновь созданного отдела составляет 3 человека: руководитель и 2 подчиненных, курирующих разные направления поставок: поставки продовольственных товаров и поставки непродовольственных товаров.

Обязанности руководства:

1) расчет заказов согласно установленным параметрам;

2) формирование и размещение заявок;

3) расчет необходимого количества товара;

4) анализ отчетности по всем особенностям и условиям работы;

5) контроль логистической составляющей по основным точкам движения товара;

6) проведение переговоров по заключению договоров поставки продукции;

7) формирование бюджета денежных средств.

Требования к руководителю

1) образование: высшее (экономическое, математическое);

2) опыт работы желателен в сфере закупок;

3) уверенный пользователь программы Excel;

4) аналитический склад ума, внимательность,

5) умение работать с большим объемом информации,

6) легкообучаемость.

Логисты продовольственных и непродовольственных товаров:

Обязанности:

1) расчет заказов согласно установленным параметрам;

2) формирование и размещение заявок;

3) расчет необходимого количества товара;

4) анализ отчетности по всем особенностям и условиям работы;

5) контроль логистической составляющей по основным точкам движения товара.

Требования:

1) образование: высшее (экономическое, математическое);

2) опыт работы желателен в сфере закупок;

3) уверенный пользователь программы Excel;

4) аналитический склад ума, внимательность,

5) умение работать с большим объемом информации,

6) легкообучаемость.

Примерную должностную инструкцию руководителя отдела логистики см. Приложение 1.

2.4.5 Сравнение проектируемой внутренней среды организации с существующей

Существующая система управления (руководящее звено)

Рисунок 4 — «Старая» система управления

Рисунок 5 — Проектируемая система управления (руководящее звено)

Новая управленческая структура позволит оптимизировать процесс закупок в магазине, обновить ассортимент, привлечь новых покупателей.

2.5 Разработка системы мотивации персонала

Качественно выстроенная система мотивации является важным элементом системы управления персоналом, особенно для организаций, столкнувшихся с серьезными финансовыми трудностями

Необходимо пересмотреть систему мотивации сотрудников магазина.

Мотивация персонала организации позволит оптимизировать издержки организации и повысить эффективность труда её сотрудников.

Модели мотивации персонала:

1. Заработная плата напрямую зависит от результатов труда.

2. Субъективное премирование.

3. Система прямой материальной мотивации.

Теперь взвесим все плюсы и минусы.

Заработная плата напрямую зависит от результатов труда.

Самый распространенный способ мотивации большинства организаций. Больше заработал — больше получил, причем минимум заработной платы все равно обеспечен (оклад).

Субъективное премирование.

Возможно, в оценке работы отделов, которые прямо не воздействуют на уровень доходов организации (например, Юридический отдел), метод субъективного премирования окажется самым эффективным. Идея заключается в начислении бонусов за отсутствие ошибок, качество и своевременность работы и т. п.

Система прямой материальной мотивации.

Система прямой материальной мотивации персонала состоит из базового оклада и премиальных.

70% Базовый оклад — это постоянная часть заработной платы работника, его социальная гарантия.

30% Премиальные — это переменная часть заработной платы сотрудника, которая может быть пересмотрена.

70% - выплачивает в виде фиксированной заработной платы (например, за текущую работу), а оставшуюся сумму фирма выплачивает по факту в виде переменной части заработной платы в зависимости от выполнения поставленных перед сотрудниками дополнительных задач.

Переменную часть зарплаты руководитель использует, как инструмент мотивации, и выплачивает дифференцировано в зависимости от вклада каждого сотрудника в общий результат подразделения.

Реализация проекта осуществляется следующим способом.

1. Руководитель отдела / подразделения составляет список ключевых задач на месяц, решение которых позволит сотрудникам получить премиальные.

2. Распределяет задачи между сотрудниками отдела.

3. В конце месяца руководитель производит оценку результатов выполнения конкретных задач и составляется табель выполнения задач отдела/ подразделения.

Что мы получаем?

1. Прозрачность и понятность системы, как для работодателя, так и для работников.

2. Уверенность работника в том, что его эффективная работа приведет к запланированной профессиональной цели.

Также можно включить в нее такие составляющие как:

1) премия за стаж работы и другие выплаты;

2) бесплатные и льготные путевки для сотрудников и членов их семей;

3) обучение;

4) бесплатный спортивный абонемент для сотрудников.

2.6 Проектирование системы контроля

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных сотрудников, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Так предварительный контроль человеческих ресурсов — это контроль при приеме на работу новых сотрудников. При их принятии нужно четко контролировать то, соответствуют ли их уровень образования, квалификации требуемым в данный момент.

Один из способов предварительного контроля области материальных ресурсов состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять товары, соответствующие качеству и закупочным требованиям.

К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение запасов товара в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Контроль финансовых ресурсов заключается в работе с теми поставщиками, у которых закупочные цены минимальны.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей.

Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь. Обратная связь в том смысле, в каком этот термин будет использоваться здесь, — это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Текущий контроль осуществляют руководители и сотрудники в процессе работы.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации.

3. Управленческие решения по практической реализации предлагаемых разработок

3.1 Организационный план проведения мероприятий

Основное правленческое решение — создание отдела «Логистики и закупок» .

Основная задача отдела «Логистики и закупок» — работа с постоянными поставщиками продукции и поиск новых поставщиков.

Задачи вновь создаваемого отдела «Логистики и закупок» :

ь планирование и контроль объема закупок, расчет заказов;

ь формирование и размещение заказов;

ь расчет необходимого количества товара;

ь анализ отчетности по всем особенностям и условиям работы;

ь контроль за исполнение договоров, движением товара.

ь построение ассортиментной политики

Обязанности руководства:

ь расчет заказов согласно установленным параметрам;

ь формирование и размещение заявок;

ь расчет необходимого количества товара;

ь анализ отчетности по всем особенностям и условиям работы;

ь контроль логистической составляющей по основным точкам движения товара;

ь проведение переговоров по заключению договоров поставки продукции;

ь формирование бюджета денежных средств.

На первом этапе задачи отдела логистики будут систематизация, актуализация и анализ всех возможных вариантов оптимизации. На последующих этапах необходимо постепенно передавать полномочия логистам из разных подразделений — функцию контроля и оптимизации, затем планирования.

Организационный план проведения мероприятий

1. январь 2013 — подпор персонала.

2. январь 2013 — определение должностных обязанностей логиста.

3. январь 2013 — разработка системы мотивации и контроля.

4. февраль 2013 — разработка организационно-правовых документов «Положение об отделе логистики» и др.

3.2 Предполагаемые трудности в реализации мероприятий и рекомендации по организации нововведений

При создании отдела в целом не предполагается трудностей. Но необходимо учесть следующее:

Описание процессов логистики нужно проводить на основе процессного подхода и определенным методом (например, SCOR модели) при помощи инструментов: обычного офисного программного обеспечения или автоматизированных средств. При этом следует помнить: что модели и программные продукты это всего лишь средства достижения цели, а главный их генератор — квалифицированный персонал. В случае отсутствия такового необходимо провести обучение или привлечь консультантов.

В ходе описания логистических процессов, неизбежно будут в явном и скрытом виде выявляться факты, требующие решения: их необходимо документировать и подшивать в определенную папку. После завершения описания процессов логистики нужно разобрать и классифицировать на проблемы, задачи, пути решения, последствия, факторы, причины.

Далее нужно распределить получившиеся факты согласно конфигурации получившейся логистической системы. В результате должна получиться «цепочка нереализованных ценностей», ярко характеризующая потенциальные резервы, которые требуется реализовать.

На этом шаге возможно действительно осознать глубину возможных проблем и последствий своей логистической системы, возможно даже приостановите выполнение очередных целей, в виду их будущей низкой эффективности.

Также необходимо определить и собрать статистику по ключевым показателям логистики магазина. Эти показатели собираются исходя из описанных процессов и регламентов их выполнения. В регламентах обычно присутствуют операционные показатели (объемные, качественные, количественные, стоимостные), характеризующие эффективность выполнения определенной операции.

Необходимо разработать мероприятия по улучшению. Например, мероприятия по улучшению бывают следующих видов:

организационные улучшения — характеризующие изменение организационной структуры и бизнес-процессов компании:

технические улучшения — связаны с инфраструктурными изменениями, инвестициями в технику и инновации:

информационные улучшения — связаны с целесообразностью автоматизации отдельных логистических подсистем при помощи специализированного программного обеспечения.

Также здесь могут быть представлены мероприятия по повышению эффективности логистических процессов за счет улучшения существующего программного обеспечения.

В целом разрабатывать применительно к конкретному объекту, а простое применение типовых рекомендации, может принести вред вместо пользы.

Необходимо выполнять разработанные мероприятия постоянно и регулярно контролируйте их эффективность. Для контроля за эффективностью реализации мероприятий нужно составить и согласовать план выполнения мероприятий по логистике.

Отдел логистики в данном случае будет выполнять лишь небольшую часть работы, потому как основной обязанностью будет организация, контроль и эффективное выполнение программы мероприятий по магазину в целом.

Рекомендуется:

1. назначить ответственных по ключевым проблемам.

2. для реализации поставленных целей сформировать специальный премиальный фонд (который, например, может быть рассчитан прямо пропорционально предполагаемой суммы экономии).

3. проводить еженедельные совещания по выполнению целей, а также ежемесячные — по установленным целевым показателям.

Заключение

Организация является сложным объектом. Сегодня функционирование организации сталкивается с большим числом проблем как типовых, так и частных. Большое значение для руководителя организации имеет система управления организацией, эта система должна постоянно совершенствоваться.

В представленной курсовой работе была исследована тема «Проектирование системы управления для организации»

При изучении выбранной темы была поставлена конкретная цель — раскрыть содержание темы в практическом аспекте.

В процессе изучения и исследования были решены следующие задачи:

1. Анализ существующей системы управления.

2. Разработка новой системы управления.

Создан новый отдел «Логистики и закупок» .

Основная задача отдела — работа с постоянными поставщиками продукции и поиск новых поставщиков.

Задачи вновь создаваемого отдела:

планирование и контроль объема закупок, расчет заказов;

формирование и размещение заказов;

расчет необходимого количества товара;

анализ отчетности по всем особенностям и условиям работы;

контроль за исполнение договоров, движением товара.

построение ассортиментной политики.

Создание отдела «Логистики и закупок» позволило оптимизировать систему управления магазином «Торговый дом» .

Список использованных источников

1. Виханский, О. С. Менеджмент: Учебник (ГРИФ) / О. С. Виханский, А. И Наумов. — М.: Экономист, 2011. — 324 с.

2. Герчикова, И. Н. Менеджмент / И. Н. Герчикова. — М.: ЮНИТИ, 2011. — 456 с.

3. Кабушкин, Н. И. Основы менеджмента / Н. И. Кабушкин. — Минск: Высшая школа, 2010. — 336 с.

4. Матвеева, С. Ф. Менеджмент / С. Ф. Матвеева. — М.: Глобус, 2009. — 36 с.

5. Менеджмент / Под ред.М. М. Максимцова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. — 450 с.

6. Мескон, М. Х. Основы менеджмента: Пер. с англ. / М. Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. — М.: Дело, 2010. — 890 с.

7. Мильнер, Б. З. Теория организации /Б.З. Мильнер. — М.: ИФРА-М, 2009. — 456 с.

8. Теория системного менеджмента / Под ред. П. В. Журавлева. — М.: Экзамен, 2009. — 348 с.

Приложение

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника отдела логистики

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Начальник отдела логистики является руководителем отдела логистики (ОЛ)

Он осуществляет организацию совместной деятельности различных подразделений предприятия по доставке продукции от производителя до потребителя с промежуточным складированием и доработкой ее на складах Общества на основе координации операций, процедур и функций, выполняемых в рамках данного процесса с целью минимизации общих затрат.

2.1 Начальник отдела логистики назначается на должность и освобождается от нее Управляющий. Трудовые отношения начальника отдела логистики с Обществом регулируются трудовым договором.

3.1 Начальник отдела логистики подчиняется непосредственно Управляющему. В своей работе начальник отдела логистики также руководствуется указаниями начальника Управления Логистики (УЛ) и они являются для него обязательными. Если указание Управляющего входит в противоречие с указанием начальника УЛ, начальник отдела логистики руководствуется указанием Управляющего, предварительно проинформировав начальника УЛ о возникшем противоречии.

4.1 В административном подчинении начальника отдела логистики находятся сотрудники отдела логистики. Он осуществляет также руководство начальниками складских баз Общества.

5.1 Требования к должности:

Образование: высшее, желательно дополнительное образование в области экономики, логистики, менеджмента.

Опыт работы: стаж работы в отделе логистики в крупных коммерческих структурах не менее 3 лет, опыт взаимодействия с МПС и службами ГТК.

Специальные знания и навыки: основы внешнеэкономической деятельности (ВЭД), таможенные правила и процедуры, правила оформления сопроводительной и таможенной документации, специфика ж/д перевозок, технология разработки оптимальных маршрутов доставки товара, методы оптимизации затрат на логистику, знание рынка страховых, экспедиторских, таможенных и складских услуг, нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства; стандарты и технические условия на хранение товарно-материальных ценностей; виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики продукции; методика организации погрузочно-разгрузочных работ; правила и порядок хранения и складирования товарно-материальных ценностей, положения и инструкции по их учету; условия договоров на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений и оборудования; порядок расчетов за оказанные услуги и выполненные работы; правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи; основы экономики, организации и управления, основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда. Личностные требования: логическое мышление, организаторские способности, инициативность, требовательность, порядочность, внимательность.

6.1 Начальник отдела логистики обязан повышать свою квалификацию в соответствии с действующими условиями работы и внутренними мероприятиями по повышению квалификации работников Общества.

7.1 Начальник отдела логистики в своей работе руководствуется действующим законодательством, настоящей должностной инструкцией, Положением об отделе логистики, а также внутренними нормативными актами Общества.

8.1 На время отсутствия начальника отдела логистики (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) его права и обязанности переходят к Управляющему, либо приказом по Обществу возлагаются на иного работника.

9.1 Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем организации по согласованию с Управлением Логистики.

2. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1 Планирование деятельности:

координация заказов на поставку с коммерческой службой с целью оптимизации загрузки складов;

планирование затрат в соответствии с планами поставки и отгрузки, участие в разработке бюджета затрат на логистику;

2.2 Своевременная пролонгация договоров на оказание складских услуг и услуг по охране складов.

2.3 Оптимизация работы отдела логистики по целевым показателям:

уровень затрат, скорость и качество обслуживания клиентов, время и полнота исполнения заявок на перевозки и т. д.:

составление и оптимизация технологической схемы работы складов, включающей планирование мест для складирования, выгрузки и загрузки товара, организацию движения на складе, график работы и т. д.;

разработка и реализация мер по оптимизации затрат на логистику;

анализ обоснованности всех затрат на логистику по фирме.

2.4 Организация складской деятельности:

планирование складской деятельности:

определение необходимого количества, месторасположения и площади складов для рационального хранения и отпуска товара;

поиск организаций, оказывающих складские услуги, анализ их цен и сопоставление с собственными затратами на других складах, обсуждение условий и заключение договоров на оказание складских услуг;

обсуждение условий и заключение договоров на оказание услуг по охране складов;

расчет складского оборудования;

расчет затрат на складскую деятельность по фирме;

организация складского технологического процесса:

организация поступления товара на склад;

организация погрузочно-разгрузочных работ;

организация распаковки, упаковки и маркировки товара;

организация приемки товара по количеству и по качеству;

организация перемещения товара внутри склада;

организация хранения товара на складах в соответствии с Инструкцией «О порядке приема, складирования, учета, отпуска и списания товара на складах» ;

организация отпуска товара со склада покупателям в соответствии с графиком работы склада.

организация учета принятого и отпущенного товара на складах фирмы в соответствии с Инструкцией «О порядке приема, складирования, учета, отпуска и списания товара на складах» ;

контроль правильности оформления документов при отгрузке товара со склада;

обеспечение регулярной доставки документов в офис фирмы и передачу их по назначению;

организация охраны складов;

обеспечение надежного электроснабжения и связи;

поддержание условий работы приемной на складе (электропитание, стабилизаторы и т. д.);

обеспечение наличия указателей, рекламных щитов, необходимого освещения, спец. одежды, схем проезда, вывоза мусора;

организация и контроль поддержания нормальных бытовых условий для сотрудников склада (наличие раздевалки, отопления, туалета, воды);

организация места резки и его техническое обеспечение;

обеспечение наличия контрольных грузов;

контроль состояния техники и подъездных путей на складах фирмы, составление отчета о состоянии техники и подъездных путей по требованию руководства;

организация своевременной подачи — уборки вагонов, минимизация стоимости подачи-уборки и простоев;

организация раскредитовки вагонов, согласование сроков подачи вагонов в выходные дни;

обеспечение составления схем погрузки, организация загрузки вагонов;

организация регулярных инвентаризаций запасов на складах, оформление Инвентаризационных ведомостей (согласно Инструкции) и передача их в отдел учета;

разработка и реализация системы управления качеством сервиса на складах.

2.5 Разработка и реализация мер, направленных на предупреждение потерь продукции на складах в процессе приемки, хранения и отпуска.

2.6 Организация перевозки грузов (различными видами транспорта):

расчет тарифов по доставке товара по заявкам коммерческой службы;

расчет технико-экономических показателей перевозки;

обеспечение составления графика доставки с учетом всех имеющихся заявок;

передача информации по условиям, стоимости и срокам доставки в коммерческую службу;

заключение

необходимых договоров с перевозчиками грузов по ж/д, автотранспортом и т. д.;

организация приемки товара с перевозчиком;

организация передачи товара грузополучателю;

обеспечение документооборота процесса перевозки;

отслеживание перевозки груза;

обеспечение ведения базы данных по учету вагонов, принимаемых и отправляемых фирмой;

анализ результата перевозок;

обеспечение заблаговременной подготовки продукции к отгрузке.

2.7 Организация ведения первичного бухгалтерского учета по взаиморасчетам с организациями — поставщиками услуг:

своевременное получение от организаций, поставщиков услуг, счетов-фактур на предоставленные услуги;

автоматизированный контроль и учет за состоянием денежных средств на ж/д соглашениях и счетах таможни, за правильностью начисления затрат поставщиками услуг, снятия денежных средств и соответствие их счетам-фактурам;

составление оперативных сводных отчетов об использовании денежных средств для бухгалтерии;

организация сверок по взаиморасчетам с поставщиками услуг по требованию бухгалтерии.

2.8 Решение общих вопросов:

руководство подчиненными сотрудниками;

подбор и переподготовка персонала для ОЛ;

оценка эффективности работы подчиненных сотрудников;

принятие мер по предупреждению недостач, хищений товарно-материальных ценностей на складах, участие в оформлении материалов по недостачам и хищениям;

мониторинг таможенного законодательства;

внедрение современных технических средств, информационных технологий, прогрессивных форм и методов для управления логистическими процессами;

защита интересов Общества во взаимоотношениях с юридическими и физическими лицами;

оказание методической помощи сотрудникам ОЛ, сотрудникам подразделений Общества по вопросам логистики.

2.9 Регулярно докладывать непосредственному руководству о результатах и показателях работы.

3. УРОВЕНЬ ПОЛНОМОЧИЙ.

3.1 В рамках своей компетенции, определенной перечисленными в разделе «Основные обязанности» настоящей должностной инструкции обязанностями, начальник ОЛ имеет право:

требовать от подчиненных сотрудников, либо обращаться к Управляющему за разрешением совершения следующих действий:

предоставления информации, необходимой Сотруднику для выполнения своих функций;

подготовки документов, необходимых Сотруднику для выполнения своих функций;

Предоставления денежных, материальных, кадровых и других видов ресурсов, необходимых Сотруднику для выполнения своих функций;

принятия решений по оперативным вопросам, которые могут повлиять на выполнение Сотрудником его функций.

3.2 Подписывать документы. В соответствующих требованиям нормативных актов случаях — на основании доверенности.

3.3 Издавать распоряжения, обязательные для исполнения сотрудниками.

3.4 Вести от имени Общества переписку и переговоры.

3.5 Вносить предложения о поощрении и наказании работников Общества.

3.6 Вносить предложения об улучшении организации работы сотрудников и взаимодействия структурных подразделений Общества;

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1 Начальник отдела логистики несет ответственность за:

потери продукции, понесенные фирмой в процессе приемки, хранения и отпуска;

своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных настоящей должностной инструкцией;

сохранение коммерческой и служебной тайны в пределах, определенных действующим трудовым законодательством;

соответствие квалификации сотрудников отдела логистики действующим требованиям и выполнение ими в полном объеме своих должностных обязанностей.

4.2 Начальник отдела логистики несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.3 Начальник отдела логистики несет ответственность за причинение ущерба (материального, либо нанесению вреда деловой репутации) Обществу — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.

5. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ.

5.1 Эффективность работы начальника отдела логистики оценивается по следующим направлениям:

эффективность организации складского технологического процесса, уменьшение времени на обслуживание клиентов;

снижение издержек на обработку товара в расчете на тонну продукции;

исполнение бюджета затрат на логистику и обоснованность понесенных затрат;

отсутствие сбоев в обеспечении транспортировки и складирования товара;

качество ведения складского учета;

соблюдение установленных нормативов по:

а) времени загрузки а/т при осуществлении отгрузки товара со склада;

б) времени разгрузки вагонов при поступлении товара на склады;

в) времени загрузки вагонов при отправке товара со складов;

наличие жалоб и претензий со стороны клиентов и сотрудников других подразделений Общества;

отсутствие недостач по результатам инвентаризаций;

качество документарной работы: правильность, своевременность и унифицированность;

5.2 Оценка эффективности работы начальника отдела логистики производится Управляющим совместно с начальником Управления Логистики

6. Должностная инструкция разработана в соответствии с «Положением об отделе логистики» .