Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче. В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 «Касса».

— на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

— оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды) Дебет 71 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».

— отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

— отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

— учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;

Дебет 20 «Основное производство Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

— приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

— приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

— на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

— отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

— на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

— если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

— если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

— если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

— если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.

Исходя из данных оборотной ведомости составим карточку счету.

Таблица 2 — Карточка счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за I квартал 2012 г.

Исходя из данных карточки счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», можно сделать вывод о движении денежных средств на счете. Сальдо на начало счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» составляло 11 765,43 руб. В течение отчетного периода счет корреспондировал со счетами 50 «Касса», 41 «Товары», 10 «Материалы». По дебету счета, данный счет корреспондировал со счетом 41 «Товары», сумма оборота составила 26 021,86 тыс. руб., 10 «Материалы» на сумму 7 122 234,33 руб.

По кредиту счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондировал со счетом 50 «Касса», где сумма оборота составила 751 252 руб. В результате сумма оборота по дебету составила 751 252 руб., а сумма оборота по кредиту составила 762 075,76 руб. используя правила определения остатка активного счета «Расчеты с подотчетными лицами» сумма остатка на конец периода составил 941,24 руб.

На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств. Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. Ежемесячно итоги из журнала — ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты — по корреспондирующим счетам, кредитовые — общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.