Визы. 
Виды и технология обработки документов

Распоряжение — это документ, направленный на решение оперативных вопросов управления. Подписывают его руководитель, его заместители, руководители структурных подразделений.

Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга лиц и структурных подразделений.

Макет распоряжения Наименование организации (предприятия) РАСПОРЯЖЕНИЕ.

_____________№_______.

Место издания Заголовок, представляющий собой краткое содержание, выраженное с помощью отглагольного существительного в предложном падеже (начинается с предлога «О» или «Об»).

Текст распоряжения начинается словом ПРЕДЛАГАЮ:

Наименование должности И. О. Фамилия руководителя руководителя С распоряжением ознакомлены:

Наименование должности И. О. Фамилия.

Протокол — это распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллективных органов.

Протокол ведется во время заседаний специально назначенным лицом — секретарем.

Обязательные реквизиты протокола:

ь наименование учреждения, автора ь название вида документа ь гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению) ь место проведения ь дата ь место издания ь заголовок ь повестка дня ь текст ь подписи председателя и секретаря Макет протокола Реквизиты общего бланка организации ПРОТОКОЛ.

00.00.200 Х №.

г. Минск вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа (со строчной буквы) Председатель — И. О. Фамилия Секретарь — И. О. Фамилия Присутствовали: фамилии, и.о. членов коллегиального органа в алфавитном порядке.

Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество и в скобках — «регистрационный лист прилагается».

Повестка дня:

1. О… (о чем слушается вопрос).

Вид сообщения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должности, и.о., фамилия (в родительном падеже).

• 2. О… (далее, как в п. 1).
• 1. СЛУШАЛИ:

Фамилия, И.О. — Краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информации), изложенная в первом лице. Если текст доклада прилагается к протоколу, то указывают — «Текст доклада прилагается». Так же пишут в позиции «ВЫСТУПИЛИ», если текст выступления прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. — Краткая запись выступления, изложенная в первом лице (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).

Фамилия И.О. — Краткая запись выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Текст 1-го пункта постановления (решения) по первому вопросу. Излагается с использованием глагола в неопределенной форме (возложить, поручить и т. д.).

Постановляющая часть протокола строится по схеме: действие-исполнитель-срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

• 1.2 Текст 2-го пункта постановления (решения) по первому вопросу. Если постановление содержит однородный по характеру вопрос, то делить текст постановления на пункты не нужно.
• 2. СЛУШАЛИ:

Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ.

Председатель подпись И. О. Фамилия Секретарь подпись И. О. Фамилия Справочно-информационные документы К справочно-информационным документам относятся: акты, служебные, докладные, объяснительные записки, заявления, деловые письма и др. Они выполняют служебную роль по отношению к организационным. Характерно, что данные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом (как в случае распорядительных документов), а инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами или одним должностным лицом) и подтверждающий установленные факты и события.

В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: ликвидации организаций, приема-передачи (дел, материальных ценностей и т. д.), списания, инвентаризации, проведения испытаний испорченных товаров и др.

Текст акта включает две части: вводную и констатирующую. В вводной указывают основание, которым является, как правило, распорядительный или нормативный документ. Затем перечисляется состав комиссии (должность, инициалы и фамилия, обязанность, выполняемая в комиссии). В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, описание и характер проведения работы, установленные факты, а также выводы и заключения. В конце текста документа перед ссылкой на приложение даются сведения о количестве экземпляров акта и структурных подразделениях, в которые они направлены.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, при этом указывается их временная обязанность, а не должность. Для ряда актов (по материальным, финансовым вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Макет акта.

Место составления Заголовок Основание:

Составлен комиссией: Председатель (должность, инициалы, фамилия) Члены комиссии:

• 1. (должность, инициалы, фамилия)
• 2. (должность, инициалы, фамилия)

Присутствовали:

• 1. (должность, инициалы, фамилия)
• 2. (должность, инициалы, фамилия)

Текст акта с указанием периода времени работы комиссии, выводов, вытекающих из результатов рассмотрения вопросов, и принимаемых решений и действий в соответствии с назначением акта, указанным в заголовке.

Составлен в экземплярах:

• 1-й экземпляр — кому (куда);
• 2-й экземпляр — кому (куда);

Приложение: если имеются приложения к акту, то они оформляются в соответствии с СТБ 6.38−2004.

Председатель Подпись И. О. Фамилия Секретарь Подпись И. О. Фамилия.