Документационное оформление движения готовой продукции

Достоверный бухгалтерский учет готовой продукции и операций по её реализации возможен только при грамотной организации документооборота, который охватывает большой перечень разнообразных бланков, ведомостей, карточек и других документов.

Для учета движения товарно-материальных ценностей между структурными подразделениями организации применяются: приемо-сдаточный акт, приемо-сдаточная накладная, накладная на передачу готовой продукции в место хранения (форма № МХ — 18, см. Приложение 3) и приходный ордер (форма № М-4)Они используются для оформления выпуска и приемки готовой продукции на соответствующий склад.

Журнал учета товаров на складе (форма № ТОРГ — 17) предназначен для учета сохранности и движения готовой продукции в пределах отведенных мест их хранения.

Передача готовой продукции на склад оформляется первичным документом, который подтверждает факт перехода объекта незавершенного производства в категорию готовой продукции, такая передача оформляется требованием — накладной формой М-11.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй — принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Форма М-11 Приложение 4.

Вся готовая продукция сдается под отчет материально — ответсвенному лицу, исключения допускаются только для крупногабаритной продукции, которая не может быть сдана на склад из-за своих размеров. При поступлении готовой продукции на склад на каждый номенклатурный номер изделий в бухгалтерии открывается карточка учета материалов по форме М-17.

Бухгалтер заполняет карточку в одном экземпляре на основании приходного ордера (форма № М-4) или акта о приемке материалов (форма № М-7). Карточку оформляют на каждый номенклатурный номер или вид материалов (например, отдельные карточки выписывают на кирпич, цемент, доски и т. д.). Затем карточку передают кладовщику.

Кладовщик должен фиксировать в карточке каждую операцию по приходу или расходу материала и заверять ее своей подписью.

Кладовщик сдает карточку в бухгалтерию после того, как она будет полностью заполнена (но не реже одного раза в месяц). К карточке прикладывают все документы по приходу и расходу материалов. Конкретные порядок и сроки сдачи карточки в бухгалтерию определяют в графике документооборота.

Если при заполнении карточки кладовщик допустил ошибку, можно сделать необходимые исправления. Однако не забывайте о том, что все исправления должны быть заверены подписями как самого кладовщика, так и работника, которому были отпущены материалы.

В карточке можно указать номенклатурный номер материалов (графа «Номенклатурный номер»). Для этого вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 029−2001) или разработать собственную кодировку. Однако заполнять эту графу не обязательно.

Заполняя в карточке графу «Единица измерения» («Код» /" Наименование"), вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором единиц измерения (последние изменения 7/2000). В этом документе приведены коды всех единиц измерения, используемых в России.

В графе «Норма запаса» карточки указывают то количество материалов, которое всегда должно находиться на складе, чтобы обеспечить бесперебойное производство.

Раздел «Драгоценный материал (металл, камень)» заполняется только при условии, если материал, который хранится на складе, содержит драгоценные металлы или камни. К таким материалам должен быть приложен специальный паспорт. Этот раздел заполняют на основании данных этого паспорта.

В графе «Учетная единица выпуска продукции» указывают наименование готовой продукции, для производства которой отпущен материал, и ее учетную единицу (штука, килограмм, литр и т. д.).

Карточка должна храниться в архиве организации в течение 5 лет.

По окончанию рабочего дня кладовщик на основе первичных приходных и расходных кассовых ордеров записывает в карточках приход и расход готовой продукции и рассчитывает её остаток. На основании данных карточек на складе составляется оборотные или сальдовые ведомости готовой продукции, которые передаются в бухгалтерию.

Форма М — 17 Приложение 5.

Накладная (форма № 19), накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) и приказ-накладная, предназначенные для выдачи поставщиком готовой продукции покупателю, относятся к категории товарных документов и содержат сравнительно подробные характеристики отгружаемой или отправляемой продукции. Эти документы должны быть дополнены счетом-фактурой и счетом (форма № 868). В счетах содержаться требования к покупателям или подтверждения ранее проведенных ими платежей.

Счета-фактуры должны выписываться по установленной форме. Они являются основанием для отражения в учете расчетов по НДС и акцизам. Их необходимо фиксировать в специальных журналах (выставленных и поступивших счетов-фактур), а операции по купле-продаже отражать соответственно в книге покупок и книге продаж.

Правила оформления счетов-фактур, ведения журналов их учета, книга покупок и продаж изложены в постановлении Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 1137 (с изменениями от 15 марта 2001 г., 27 июля 2002 г., 16 февраля 2004 г., 11 мая 2006 г., 26 мая 2009 г).