Состояние организации учета расчетов по заработной плате на производственном предприятии

Организация первичного учета расчетов по заработной плате

Первичный учет является первым этапом учетного процесса. Основное его содержание заключается в наблюдении, измерении, фиксации хозяйственных факторов, учетной информации [42, c.88].

Организация первичного учета заработной платы начинается с разработки учетных номенклатур. Формирование учетных номенклатур — важная часть учетной работы, включает определение учетного наименования объекта исходя из критериев признания его активом, или обязательством, или элементом собственного капитала.

Объектами организации первичного учета заработной платы является номенклатуры, носители учетной информации, движение носителей учетной информации.

Учетные номенклатуры — это явление, процесс, источники образования хозяйственных средств, результаты функционирования предприятия, которые должны найти отражение в системе бухгалтерскогокого учета.

В первую очередь нужно определить хозяйственные факты, которые надо отобразить в системе бухгалтерского учета и зафиксировать в первичных документах — носителях учетной информации.

На состав учетных номенклатур влияет система отчетности, вид деятельности предприятия, его размер, организационная структура предприятия.

Формирование учетных номенклатур является важным элементом организации учетного процесса, их наличие способствует избежать дублирования в учете, обоснованному выбору документов, формированию документооборота, определению объема учетных задач и решению других организационных задач.

Важным этапом организации учета заработной платы является организация ведения: кадровой документации; табеля учета рабочего времени; учета отпусков; оформления больничных листов.

Для начислений заработной платы, удержаний и проведения расчетов с работниками необходимо оформить оплату труда первичными документами.

Первичные документы — это документы, составленные в процессе ведения хозяйственной операции или после ее завершения. Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты: название документа (формы), код формы, дата и место составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи. В документах по учету труда и заработной платы это такие реквизиты, как профессия работника, его разряд, вид работы, нормы выработки, оклад.

Для расчетов с персоналом по заработной плате на ООО «Сталекс» используються типовые формы первичного учета, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 22.05.96 г. № 144.

Учет личного состава фирмы ведется с использованием следующих первичных документов:

Ф. № П-1 Приказ (распоряжение) о приеме на работу. На основании этого приказа на вновь прибывшего работника заводится лицевой счет для учета расчетов по заработной плате, а также в приказе отражается сумма заработной платы данного работника.

Ф. № П-2 Личная карточка. В личной карточке отображены данные о работнике, которые могут понадобится для различных целей — составления отчетов, выдачи справок.

Ф. № П-5 Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу используется бухгалтером по заработной плате для определения размера заработной платы.

Ф. № П-6 Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. На основании такого приказа работнику начисляются отпускные.

Ф. № П-8 Приказ (распоряжение) о расторжении трудового соглашения используется для начисления расчетных.

Ф. № П-13 Табель учета использования рабочего времени применяется для учета рабочего времени всех категорий работников, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления отчетности по труду.

Первичными документами по учету численности персонала ООО «Сталекс», а также их движении являются приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу и о предоставлении отпусков. Отдел кадров заводит карточку — на рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, а на руководящих работников и специалистов еще и личный листок по учету кадров.

Начисление заработной платы рабочим ООО «Сталекс» производится на основании штатного расписания (Приложение Е), приказов о приеме, перемещении и увольнении, табеля учета использования рабочего времени и других документов.

При приеме на работу директор предприятия требует от поступающего:

— представления трудовой книжки, а если данное лицо поступает на работу впервые — документа, подтверждающего последнее занятие (диплом, военный билет и др.);

паспорт;

документ об образовании или профессиональной подготовке, если это предусмотрено должностной инструкцией и квалификационными требованиями по данной должности;

— медицинское заключение о состоянии здоровья (при приеме на работу лиц моложе 18 лет, а также в других случаях, предусмотренных действующим законодательством).

Заявление о приеме на работу рассматривается директором в течение не более двух дней. Прием на работу оформляется приказом и объявляется работнику под роспись. При приеме на работу кроме заявления работника и приказа оформляется трудовой контракт в двух экземплярах. При поступлении на работу работник ознакамливается с:

• — коллективным договором и условиями правил внутреннего трудового распорядка;
• — должностной инструкцией;
• — инструкцией по охране труда и противопожарной безопасности.

На всех работников предприятия, проработавших свыше пяти дней, ведутся трудовые книжки в порядке, предусмотренном Инструкцией «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденной приказом Минтруда, Минюстици и Минсоцзащиты Украины от 29.07.93 г. № 58.

Прекращение трудового договора может иметь место только по основаниям, предусмотренным законодательством. Работники предприятия имеют право расторгнуть трудовой договор, заключенный на определенный срок, предупредив об этом письменно своим заявлением за две недели. По истечении указанного срока предупреждения работник вправе прекратить работу, а дирекция предприятия обязана выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет. При расторжении трудового договора по уважительным причинам, предусмотренным действующим законодательством, он должен быть расторгнут в срок, о котором просит работник. Прекращение трудового договора оформляется приказом.

Характерной особенностью производства ООО «Сталекс» является то, что предприятие занято выполнением отдельных, неповторяющихся заказов. В результате, при выполнении каждого следующего заказа возникают новые, ранее не производившиеся виды работ. Исходя из этих особенностей основной документ для учета выработки по участкам производства маникюрного инструмента и каблуков, а также стелек — технологический паспорт изделия (Приложение Ж).

Технологический паспорт — это задание на работу, которое выдается до начала смены, заранее, то есть в нем до начала работы предусматривается, какое количество и какой именно продукции или работ должно быть выполнено на протяжении смены. Чтобы избежать повторной выписки технологических паспортов, их выписка производится в централизованном порядке координаторм в ручную. При заполнении технологического паспорта в нем указываются ФИО рабочего, а после окончания работ указывается и фактический брак.

Распределение общей суммы фактического заработка между отдельными членами бригады осуществляется в соответствии с количеством фактически выполненых работ, общим результатом работы и личным трудовым вкладом каждого рабочего. На основании технических паспортов координатором составляется расчетная ведомость (Приложение З), после заполнения которой в бухгалтерии, на её основании, подсчитывается сумма заработной платы каждого рабочего.

Учет рабочего времени на ООО «Сталекс» ведется в табелях учета использования рабочего времени (Приложение К). Табели открываются по предприятию в целом. Табель представляет собой именной список персонала ООО «Сталекс».

Включение работника в табель или исключение из него производится на основании первичных документов по учету движения рабочей силы (приказов или распоряжений о принятии на работу или переводе с должности на должность). Отметки о неявке делаются в табеле на основании данных контроля явок и неявок. Основанием для составления табеля служат листки временной нетрудоспособности, приказы о служебных командировках совместно с командировочными удостоверениями, приказы об установлении сокращенного рабочего дня по той или иной причине. Учет выходных и праздничных дней осуществляется в табеле на основании графика и режима работы фирмы. Случай — отступление от нормальных условий работы также фиксируется в табеле. Основанием для их отражения в учете служат те же документы, которыми эти работы оформляются.

Учет потерь рабочего времени (простоев) также ведется в табеле. Основанием для отражения их в учете служат листки о простое или накопительные ведомости простоев.

Для ведения табельного учета используют унифицированные обозначения видов затрат рабочего времени. Все виды затрат рабочего времени делятся на 4 типа:

отработанное время;

неотработанное время;

неотработанное неоплачиваемое время;

праздничные и выходные дни.

Каждому виду затрат присваивается два шифра — буквенный и цифровой: В — выходной; б/л — период временной нетрудоспособности; т/о — тарифный отпуск; 8 — рабочий день; о/у — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет; у — учебный отпуск; 7 — предпраздничный день; УВ — увольнение.

При предоставлении работникам отпуска согласно Графику отпусков на основании заявления работника директором предприятия издается приказ по участку. Один экземпляр приказа передается в бухгалтерию, где на его основании оформляется отпускная записка. В ней указывается фамилия работника, продолжительность отпуска, дата начала и конца отпуска, расчет суммы отпускных. Отпускная записка подписывается бухгалтером, обслуживающим данный производственный участок.

Основанием для начисления пособия по больничному листу является больничный лист. В состав комиссии входят представители администрации предприятия и профсоюза. Комиссия по социальному страхованию предприятия проверяет обоснованность выдачи больничного листа и правильность его заполнения. Она же определяет право работника на получение пособия. Решение комиссии о назначении пособия или отказ в оплате больничного листа указывается в протоколе.

Затем табельщик подписывает документ в отделе кадров, где проставляется стаж работы. Процент пособия по больничному листу, номер протокола фиксируется уполномоченным трудового коллектива по вопросам охраны труда, после чего он передается главному бухгалтеру для дальнейшего оформления.

Оплата больничных листов производится по графику работы предприятия. Работодатель оплачивает только рабочие дни, приходящиеся на период болезни, и не оплачивает выходные, праздничные, нерабочие дни.

По окончании месяца табель закрывается, то есть в нем подсчитывается по каждому работающему: количество дней явок на работу, неявок по причинам, количество неотработанных часов (опоздания, преждевременный уход с работы, простои), общее количество отработанных часов, в том числе ночные, сдельные, переработка. Табель подписывается табельщиком, начальником участка и передается в бухгалтерию.

При повременной оплате труда табель является основным документом для определения причитающейся каждому работнику заработной платы. Для работников, оплачиваемых повременно, она определяется на основании данных табельного учета о фактически отработанном за месяц времени и установленных окладов. Такая система оплаты труда применяется для групп персонала, непосредственно не связанных с производством.

Специалисты и другие работники ООО «Сталекс», относящиеся к служащим, получают заработную плату по установленным месячным должностным окладам и в зависимости от количества отработанного в отчетном месяце дней. Их премирование производится согласно установленной системе премирования с включением их сумм в себестоимость заказов.

Учет начисления и выплаты заработной платы на ООО «Сталекс» ведется с использованием следующих первичных документов:

Ф. № П-49 Расчетно-платежная ведомость — это сводная ведомость начислений, удержаний и сумм для выплаты заработной платы работникам. Данная ведомость является документом, подтверждающим сумму расходов на оплату труда работников, состоящих в трудовых отношениях с предприятием. В ней непосредственно рассчитываются суммы, подлежащие начислению, удержанию и выплате работникам за отчетный период (Приложение Л).

Ф. № П-51 Расчетная ведомость используется для расчетов по заработной плате.

Ф. № П-53 Платежная ведомость используется для выплаты работникам авансов, заработной платы.

Ф. № П-54 Лицевой счет. В лицевом счете отражены некоторые данные о работнике — ФИО, место проживания, год рождения, количество детей, должность, размер заработной платы. В лицевом счете отражены расчеты по заработной плате за каждый месяц.

Первичные документы по заработной плате на ООО «Сталекс» передаются в бухгалтерию — бухгалтеру конкретного направления бухгалтерского учета, где производятся подготовительные работы к начислению заработной платы, определению сумм к ее выплате. При повременной оплате труда заработок работников начисляется в зависимости от количества проработанного времени и тарифной ставки (оклада).

Платежная ведомость на ООО «Сталекс» готовится бухгалтером по заработной плате. Она подписывается главным бухгалтером и директором и передается в кассу. Кассир получает платежную ведомость в установленные сроки вместе с денежной наличностью и производит выплату заработной платы работникам. В случае, если работник отсутствует, напротив его фамилии ставится «депонировано». В конце ведомости делается запись о сумме выплаченной и депонированной заработной платы. Ведомость остается в кассе предприятия, кассир составляет реестр депонированных сумм и передает платежную ведомость и реестр депонированных сумм в бухгалтерию.

Все, что связано с расчетными листами, оформлением ведомостей на премирование, осуществляет бухгалтер, закрепленный за данным участком работы.

Избежать ошибок в первичной документации или свести их к минимуму позволяет правильно организованный документооборот. Порядок движения первичных документов с момента создания и до сдачи их в архив регулируется графиком документооборота.

В ООО «Сталекс», нет утвержденных графиков документооборота. С целью упорядочения процесса движения первичных документов на производственных участках ООО «Сталекс», целесообразно разработать индивидуальные график документооборота на технологический паспорт на изделие. В нем следует указать дату создания или получения первичного документа, передачи их в бухгалтерию, ответственных лиц за составление, передачу, способы обработки документов, ответственных лиц за обработку, передачу в текущий архив подразделения предприятия. Разработаный индивидуальный график (оперограмма технологического паспорта) представлен в таблице 3.2.

Таблица 3.2 Оперограмма технологического паспорта.

Таким образом, анализ состояния наличия распорядительной документации на ООО «Сталекс» показал, что прием, увольнение работников оформляется согласно приказам директора. Оформляет документы по кадровому составу отдел кадров. Копии документов передаются в структурные подразделения предприятия. При этом используются типовые формы первичных документов. Первичные документы на первичном этапе учета составляются вовремя и аккуратно. Подписи регламентированы отдельными внутренними распорядительными документами директора предприятия.

Состояние организации первичного учета на ПФ ООО «Сталекс» является удовлетворительным, поскольку присутствуют следующие недостатки:

отсутствует полная автоматизация первичного учета: данные технологических паспортов вносятся вручную, что требует значительного времени на их заполнение, а с целью своевременного отражения в текущем учете ежедневно обрабатываются и группируются координатором с помощью прикладных программ Exsel в виде расчетной ведомости;

отсутствуют подписи исполнителя под первичным документом (расчетная ведомость), что ведет за собой нарушение Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете;

процесс подачи первичной документации из производственных цехов к координаторам неурегулирован документально, хотя фактически выполняется, что может привести к неправильному начислению заработной платы;

нет общего графика документооборота и не составляются индивидуальные графики для документов. Это замедляет движение носителей информации, обработку документов по каждому исполнителю и в целом по этапу обработки, передачу документов от одного исполнителя к другому из подразделения, из бухгалтерии в архив;

отрицательным моментом является отсутствие четкого закрепления перечня функций по учету заработной платы между исполнителями (бухгалтером, табельщиками, координаторами), у них нет должностных инструкций, регламентирующих права, обязанности и ответственность каждого из них.

Эти проблемы приводят к снижению оперативного учета. Поэтому, с целью упорядочения процесса движения первичных документов на ООО «Сталекс» целесообразно использовать разработанный индивидуальный график документооборота технологического паспорта на изделение.

Последняя операция первичного учета — это передача документа для текущего учета в бухгалтерию. Состояние организации текущего учета расчетов по заработной плате на ООО «Сталекс» будет рассмотрен в следующем вопросе дипломной работы.