Организация закупочной деятельности розничного предприятия

Процесс планирования продаж и закупок является обязательным во всех коммерческих компаниях — торговых, производственных, оказывающих разнообразные услуги, но осуществляется он по остаточному принципу. В результате оперативный план продаж часто противоречит стратегии и тактике компании.

Постоянные ошибки приводят к дефициту по одним позициям и избыточным объемам запасов по другим.

Приведем некоторые из них:

• — при планировании продаж необходимо согласовывать множество противоречивых целей и ограничений — финансовых, производственных, логических, маркетинговых;
• — в основе планирования продаж и закупок лежит информация о спросе, но, к сожалению, при всем обилии методов спрос можно оценить не всегда и в любом случае лишь с очень большой погрешностью, которая в дальнейших расчетах только усиливается.

Каждый управленческий процесс, будь по планирование, организация, мотивация или контроль, целесообразно делить на два подпроцесса: принятие управленческого решения и информационно-аналитическая поддержка (ИАП) процесса принятия управленческого решения.

Процесс планирования продаж и закупок можно представить в виде четырех этапов:

• 1. Прогнозирование спроса;
• 2. Планирование продаж;
• 3. Планирование страховых запасов и закупок;
• 4. Оценка финансово-экономического результата.
• 1-й этап — прогнозирование спроса. Цель — оценить объективную величину потребности покупателей в продуктах или услугах компании. Подчеркнем, что речь идет именно об оценке потребности, а не о будущих продажах компании, поэтому и качество прогноза во многом зависит от качества информационно-аналитической поддержки. Необходимо иметь в наличии все основные данные, используемые в процессе прогнозирования: продажи, складские остатки, неудовлетворенный спрос, исполнение предыдущих планов и т. д.

Исходные данные должны быть сгруппированы, так как прогноз спроса обычно осуществляется по группам взаимозаменяемый товар. Кроме того, в некоторых случаях продажи по группа товаров дополнительно разбираются по потребительским сегментам, поскольку часто каждый сегмент в отдельности имеет вполне определенную тенденцию потребности, а сумма продаж по сегментам, напротив, представляет собой абсолютно беспорядочную динамику. Все указанные признаки должны быть заранее внесены в исходные данные.

• 2-й этап — планирование продаж. В рамках планирования продаж происходит установка целей по продажам для каждой товарной группы. Эти цели определяются не только спросом, но и общей политикой компании. На этапе планирования продаж производится согласование оперативного плана продаж и общего тактического и стратегического плана компании, также необходимы данные о фактической реализации этих планов. Таким образом, ориентируясь на прогнозах спроса, возможно поставить реалистичные цели по продажам, согласованные с общей политикой компании.
• 3-й этап — планирование страховых запасов и объемов закупок. Абсолютных прогнозов и планов не бывает. Следовательно, необходимо заранее планировать возможные отклонения и страховаться от них путем закупки избыточного товара. Наиболее сложный вопрос заключается в величине этой избыточности. Чрезмерные закупки приводят к перевыполненным складам, замороженным денежным активам и необходимости сокращения ассортимента.

При использовании статистических методов прогнозирования параллельно с прогнозом обычно производятся расчет доверительного интервала, то есть интервала, в который попадают продажи компании с заданной вероятностью. Например, прогнозируемый объем продаж — 100 штук, при этом с вероятностью 90% он попадает в интервал от 80 до 120 штук. На основе этой информации можно легко рассчитывать требуемый объем страховых запасов.

Гораздо сложнее рассчитывать страховые запасы при использовании экспертных методов прогнозирования. Они как правило, редко позволяют оценить точность прогноза, поэтому здесь необходима информационно-аналитическая поддержка, позволяющая обеспечить информацией, направленно на оценку точности прогноза и расчет необходимого объема страховых запасов. Процедура расчетов необходимого объема закупок реализуется в ERP-системе предприятия. На входе эта система требуется объемы продаж, а на выходе — рассчитывает требуемые объемы запасов.

4-й этап — оценка финансово-экономического результата. Каким бы хорошим план не был, он должен быть обеспечен финансовыми ресурсами. Как правило, финансовая служба имеет большое влияние на оперативный план продаж и закупок: может уменьшить финансирование на закупки или, наоборот, указать на то, что объем продаж будет недостаточен для финансирования работы компании. В любом случае в процессе достижения компромисса необходима качественная информация.

Рассмотрев четыре общих этапа процесса планирования продаж и закупок, приходим к выводу, что большая часть информации для планирования продаж и закупок, носит маркетинговый характер. Поэтому организацию ИАП этого процесса целесообразно осуществлять в рамках построения общей системы маркетинговой информации. Тем более что большая часть данных, собираемых для решения задач планирования продаж и закупок, используется и в других процессах принятия маркетинговых решений. Так, те же самые данные о продажах, конкурентах, проводимых маркетинговых мероприятиях используются для решений и тактических задач, и стратегических.

ПО «Надежда» работает с достаточно большим количеством поставщиков, но основная их часть — это крупные оптовые фирмы, которые зарекомендовали себя на рынке с положительной стороны.

В целом, ассортимент соответствует основным предъявляемым требованиям: доступность, местонахождение, широта охвата товаров, качество обслуживания. За большой промежуток времени был сформирован оптимальный ассортимент, который удовлетворяет те основные потребности.

По мясу розничный оборот больше закупок мяса за счет продажи мяса птицы, которое закупается на птицефабриках области. Молоко через торговую сеть не реализуется. Закупки картофеля, яиц и овощей превышают потребность розничной торговли и общепита и частично отпускаются за пределы района. Оборот по плодам больше закупок за счет импортных фруктов.

Таблица 4. — Доля закупленных сельхозпродуктов в обороте ПО «Надежда» в 2009;2011 гг.:

По данным таблицы 4 можно за три года проанализировать и установить закономерность взаимосвязи между закупками отдельных видов сельхозпродуктов и уровнем их реализации через торговую сеть потребительского общества и предприятия общественного питания.

Таким образом, роль потребительской кооперации как составной части инфраструктуры села и агропромышленного комплекса возрастает.

Однако на современном этапе она не является основным видом кооперации.

Удельный вес продукции, закупаемой кооператорами Грязинского района в областных закупках по данным видам продуктов представлены в таблице 5.

Основной вид продукции, закупаемый предприятиями потребительской кооперации Грязинского района это молоко.

В процентах от областных закупок кооператоры Грязинского района закупили в 2010 году 44,6%.

Особенность по закупкам молока в том, что оптовый покупатель у грязинцев пока только один — компания «ЮНИМИЛК», которая и диктует закупочные цены.

Молоко, например, принимает всего по 6−6,5 рубля за литр. Заготовители в такой ситуации вынуждены пока подстраиваться под эту ценовую планку, приобретая молоко по еще более низкой цене. Те, кто занимается содержанием коров на подворье — не в восторге. В итоге закупки молока производятся в меньших объемах. Однако и такую работу грязинцы продолжают, считая ее нужной и полезной.

Улучшаются дела с заготовкой мяса. Удается конкурировать с частниками, потому что уровень цен у всех примерно одинаковый. Нет проблем и с закупкой уток, кроликов.

Есть несколько хозяйств, которые охотно сотрудничают с заготконторой, поставляя качественные продукты.

Таблица 5. — Динамика структуры закупок по видам сельхозпродуктов и сырья за 2009;2011 годы:

Кроме того, закупают в районе макулатуру. На это сырье спрос устойчивый. Макулатуру, например, отгружают в Воронеж. На вырученные деньги приобретают трикотаж, кондитерские изделия.

Все это затем реализуется в магазинах потребительского общества с небольшой торговой наценкой.

Заготовительная деятельность ООО «Грязинская заготконтора» представлена в основном 7 видами закупаемой продукции. Ассортиент закупаемых сельхозпродуктов и сырья по области шире.

Например, ПО «Надежда», а с 2009 года ООО «Грязинская заготконтора» не закупают такие ценные пищевые продукты как мед, масло растительное, хлеб и хлебопродукты, лекарственное и техническое сырье. Данные о закупках сельхозпродуктов по видам в натуральном измерении приведены в таблице 6.

Несмотря на устойчивый рост заготовительного оборота ПО «Надежда» в действующих ценах, по закупкам отдельных видов продукции и сырья в натуральном измерении имеет место их снижения.

По закупкам молока наблюдается снижение. Так в 2010 году по сравнению с 2009 закупки снизились на 5,5%. Однако, в 2011 году по сравнению с 2010 наблюдается увеличение объема закупок на 25%.

Макулатура закупается в небольших объемах, по годам примерно на одном уровне. Можно отметить снижение объема закупок макулатуры в 2010 по сравнению с 2009 на 14,3%.

Но в 2011 году по сравнению с 2010 годом увеличилась на 33,3%.

Динамика закупки мяса в 2010 году по сравнению с предыдущим годом увеличилась на 0,8%, а в 2011 году по сравнению с 2010 годом — на 25%.

Динамика закупки яиц в 2010 году по сравнению с 2009 годом увеличилась на 42,9%. В 2011 году по сравнению с 2010 годом так же отмечается увеличение на 7,3%.

Таблица 6. — Динамика закупок ПО «Надежда» по видам сельхозпродуктов и сырья за 2007;2011 годы:

В 2010 году по сравнению с 2009 годом отмечается весомое увеличение объема закупок картофеля — 110,8%. Это обуславливается хорошим урожаем в 2010 году.

Но и в 2011 году по сравнению с 2010 годом так же наблюдается увеличение закупок на 15,2%.

Объем закупок овощей так же имеет тенденцию увеличения. Так 2010 году по сравнению с 2009 годом допущено увеличение на 36,7%, а в 2011 году по сравнению с 2010 годом — на 21,7%.

Закупка плодов в 2010 году по сравнению с 2009 годом значительно увеличилась на 2005 до 6%.

В 2011 году по сравнению с 2010 годом увеличилась на 21,2%.

Заготовительный оборот является обобщающим показателем, который позволяет судить о масштабах деятельности предприятия.

Кроме того, от объема и структуры заготовительного оборота зависят финансовые показатели деятельности заготовительного предприятия: доходы, издержки и прибыль.