Разработка подсистемы электронного документооборота для филиала ОАО «Сбербанка России» Северо-Кавказского банка

Реферат

Болотов Максим Андреевич.

Разработка подсистемы электронного документооборота на базе AllFusion ERwin DM для филиала ОАО «Сбербанка России» Северо-Кавказского банка.

Место дипломирования — СевКавГТУ, кафедра АСОИУ.

Руководитель — к.э.н., доцент Степанова Е. Г., 2011 г.

ГЭК №_________; ____ стр., ____ табл., ____ рис., ____прилож.

Организационная структура Сбербанка России, организационная структура Северо-Кавказского банка Сбербанка России, структура АСОИУ Северо-Кавказского банка Сбербанка России, маршруты документов, CASE-средство AllFusion ERwin DM, СУБД Microsoft SQL Server 2005, хранимые процедуры, экономическая эффективность.

Проведен анализ существующей АСОИУ предприятия. Проанализировано состояние дел в области организации делопроизводства и документооборота в Северо-Кавказском банке Сбербанка России. Выявлена необходимость модернизации подсистемы документооборота банка.

Проведено проектирование подсистемы документооборота. В процессе проектирования обоснована необходимость проектирования, приведены общая характеристики системы управления документами и описана схема работы подсистемы документооборота.

Разработана рабочая документации на проект. Дано описание функционирования системы, определены требования к программному и техническому обеспечению. Осуществлена техническая реализация системы. Показан контрольный пример. Определены затраты на разработку подсистемы документооборота и экономический эффект от ее внедрения. Результаты дипломного проектирования будут использованы в Северо-Кавказском банке Сбербанка России.

Технический прогресс принес в нашу жизнь множество полезных и удобных вещей. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы многих людей. Качественно другими стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять — значит приводить к успеху других. Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и производстве выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных сведений в результативную информацию. Информационную технологию можно определить как систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.

Многие, наверное, обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль пишущих машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами. Коллективная работа для большинства компаний — это использование электронной почты, календарного планирования и других подобных приложений.

Служащие составляют множество договоров, коммерческие предложения, рекламные листовки, переписываются с клиентами и партнерами, разрабатывают планы и пишут отчеты о работе. И эти действия занимают большую часть их рабочего дня. В итоге создаются действительно ценные и важные документы. Но результаты своего труда работники просто сваливают в «кучу» где придется. Чаще всего — на своих локальных дисках, иногда — в почтовой системе. Называют документы произвольными именами, которые по прошествии времени забывают. А значит, поиск оригинальных идей и мыслей, грамотных формулировок становится невозможным.

Давно замечено, что ускорение отдельных деловых операций (а именно на это нацелено использование большинства компьютеров) не дает почти никакого выигрыша в эффективности работы организации или рабочей группы. Быстро подготовить документ — не значит занести его текст в компьютер со скоростью 200 знаков в минуту. Подавляющая часть времени уходит на поиск необходимой для подготовки документа информации, многократные и многосторонние обмены информацией между исполнителями, контрольные операции, компоновку и согласование результирующих документов.

Проблема компьютеризированного беспорядка осознается многими организациями, но мало где делаются попытки ее решить. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по сведениям компании Delphi, 15% бумажных документов безвозвратно теряются, и для их поиска сотрудники тратят до 30% всего рабочего времени. А при переходе к электронным документам и автоматизации документооборота производительность труда сотрудников увеличивается на 25−50%. Внедряя информационные технологии, организация не просто отдает дань моде, а стремится к повышению эффективности труда своих сотрудников и компании в целом.

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Дипломный проект посвящен разработке подсистемы документооборота ОАО «Сбербанка России» Северо-Кавказского банка.

1. ДИАГНОСТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

1.1 Общая характеристика предприятия

Акционерный коммерческий Сберегательный банк Российской Федерации (Сбербанк России) создан в форме акционерного общества открытого типа в соответствии с Законом РСФСР «О банках и банковской деятельности в РСФСР». Учредителем и основным акционером Сбербанка России является Центральный банк Российской Федерации (свыше 60% голосующих акций). Его акционерами являются более 200 тысяч юридических и физических лиц. Сбербанк России зарегистрирован 20 июня 1991 г. в Центральном банке Российской Федерации. Фирменное (полное официальное) наименование банка: Акционерный коммерческий Сберегательный банк Российской Федерации (открытое акционерное общество), генеральная лицензия Банка России на осуществление банковских операций от 3 октября 2002 года, регистрационный № 1481. Банк является юридическим лицом и со своими филиалами составляет единую систему Сбербанка России.

Основные финансовые показатели Сбербанка по состоянию на 01 января 2010 г.:

— капитал — 667,4 млрд руб.;

— прибыль — 160,2 млрд руб.;

— чистая прибыль — 126,1 млрд руб.;

— кредитный портфель — 4103,9 млрд руб., в том числе кредитование юридических лиц (без МБК) — 3 076,7 млрд руб.;

— остаток средств на счетах физических лиц — 2656,2 млрд руб.;

— доля Сбербанка в общем остатке вкладов физических лиц во всех коммерческих банках (на 1.01.2010 г.):

— рублевых — 53,5%;

— инвалютных — 37,7%;

— остаток средств юридических лиц — 1331,3 млрд руб.

Сберегательный банк России имеет разветвленную филиальную сеть. В состав Сберегательного банка входят:

— территориальные банки — 17;

— отделения — 788;

— внутренние структурные подразделения — 19 516.

Сбербанк России является коммерческой организацией, основной целью которой является получение прибыли при осуществлении деятельности в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе при осуществлении банковских операций.

Сбербанк России осуществляет следующие банковские операции:

— привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок);

— размещение указанных выше привлеченных средств от своего имени и за свой счет;

— открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;

— расчеты по поручению физических и юридических лиц, в том числе банков-корреспондентов, по их банковским счетам;

— инкассацию денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

— куплю — продажу иностранной валюты в наличной и безналичной формах;

— привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов;

— выдачу банковских гарантий;

— переводы денежных средств по поручениям физических лиц без открытия банковских счетов (за исключением почтовых переводов).

— лизинговые операции;

— оказание консультационных и информационных услуг.

Северо-Кавказский банк Сбербанка России создан в форме филиала Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (открытого акционерного общества). Филиал не является юридическим лицом. Он создан на основании решения общего собрания акционеров и приказа Сбербанка России соответственно, от 22.03.1991 г. и 28.03.1991 г. В зону обслуживания Северо-Кавказского банк Сбербанка России (рисунок 1.1) входят: Ставропольский край, республики Дагестан, Ингушетия, Кабардино-Балкария, Калмыкия, Карачаево-Черкесия, Северная Осетия (Алания), Чеченская республика.

Рисунок 1.1 — Карта территории Северного Кавказа с указанием сети отделений территориального банка Северо-Кавказский банк Сбербанка России выполняет следующие операции:

— привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады;

— размещение привлеченных средств от имени банка;

— открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;

— осуществление расчетов по поручению физических и юридических лиц, в том числе банков-корреспондентов, по их банковским счетам;

— привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов, а также осуществление иных операций с драгоценными металлами в соответствии с законодательством РФ и правилами банка;

— инкассацию денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

— куплю-продажу иностранной валюты в наличной и безналичной формах;

— выдачу банковских гарантий;

— выдачу поручительств за третьих лиц, предусматривающих исполнение обязательств в денежной форме;

— приобретение право требования от третьих лиц исполнения обязательств в денежной форме;

— доверительное управление денежными средствами и иным имуществом по договору с физическими и юридическими лицами;

— предоставление в аренду физическим и юридическим лицам специальных помещений или находящихся в них сейфов для хранения документов и ценностей;

— осуществление лизинговых операций;

— оказание консультационных и информационных услуг;

— распространение и обслуживание пластиковых карточек международных и российских платежных систем, членом которых является Банк или с которыми Банком подписаны соглашения о сотрудничестве;

покупку, продажу, учет, хранение и иные операции с ценными бумагами, выполняющими функции платежного документа, с ценными бумагами, подтверждающими привлечение денежных средств во вклады, с иными ценными бумагами, осуществление операций по которым не требует получения специальной лицензии в соответствии с законодательством РФ.

Филиал вправе осуществлять иные сделки в соответствии с законодательством РФ, в объеме, определенном в доверенности, выданной его руководителю банком. Банковские операции и сделки осуществляются в рублях и иностранной валюте.

1.2 Анализ организационно-функциональной структуры предприятия

Организационная структура коммерческого банка определяется его уставом, в котором содержатся положения об органах управления банка, их полномочиях, ответственности и взаимосвязи при осуществлении банковских операций. В организационной структуре банка можно выделить две части структуру управления банка и структуру его функциональных подразделений и служб.

По форме организации Сберегательный банк Российской Федерации является акционерным банком открытого типа. Его учредителем выступает Банк России, которому принадлежит и контрольный пакет акций Сбербанка. Это обусловливает монопольное положение Сбербанка на рынке финансовых ресурсов. Сбербанк является абсолютным монополистом на рынке частных вкладов, конкурировать с которым коммерческим структурам чрезвычайно сложно.

Акционерами банка являются юридические и физические лица. Основная доля акций (более 90%) выпущена в форме обыкновенных и небольшая — в виде привилегированных. Акции — именные. Первичное размещение новых выпусков акций осуществляется по открытой подписке, последующие выпуски используются для наращивания капитала.

Органами управления Банком являются:

— общее собрание акционеров;

— наблюдательный совет банка;

— коллегиальный исполнительный орган — ПРАВЛЕНИЕ БАНКА;

— единоличный исполнительный орган — Президент, Председатель Правления Банка.

29 января 2008 года состоялось заседание Наблюдательного совета Сбербанка России. Наблюдательный совет утвердил новую структуру управления центрального аппарата Сбербанка России и изменения в составе Правления Банка (рисунок 1.2).

Новая структура управления банка предусматривает выделение в качестве самостоятельных подразделений розничного и корпоративного блоков, создание блока территориального развития, более четкую организацию и устранение дублирования функций сопровождающих и поддерживающих подразделений (операционного, административного и финансового блоков), создание блока, ответственного за стратегию и развитие банка. Также предусматривается создание Коллегии руководителей территориальных банков при Президенте, Председателе Правления Банка. Создаются два новых комитета: по стратегическому и корпоративному развитию и информационным технологиям.

Новая организационная структура является одним из первых шагов на пути трансформации банка и повышения его конкурентоспособности, что в свою очередь приведет к активному формированию рынка банковских услуг, экспансии в ключевых сегментах и направлениях деятельности банка, выводу на рынок новых банковских продуктов. Новая структура является переходной и будет действовать до разработки стратегии банка на 5-летний период. Стратегия будет разработана до конца 2008 года[1].

Рисунок 1.2 — Новая структура управления центрального аппарата Сбербанка России и изменения в составе Правления Банка.

Изменения в организации — это первый шаг, приближающий банк к международной практике корпоративного управления и позволяющий в ближайшем будущем решить ряд важнейших задач, среди которых повышение прозрачности деятельности банка и четкое закрепление ответственности, повышение эффективности взаимодействия между центральным аппаратом и территориальными подразделениями Сбербанка, уход от излишней концентрации полномочий.

Общее собрание акционеров является высшим органом управления Сбербанка России.

Наблюдательный совет Сбербанка России осуществляет общее руководство деятельностью банка. Члены Наблюдательного совета избираются Общим собранием акционеров. Наблюдательный совет Сбербанка России состоит из 17 членов. Наблюдательный совет банка возглавляет председатель, который избирается членами Наблюдательного совета. Следующим органом управления банка является Правление. В системе Сберегательного банка формируется на уровне головного и территориальных банков и возглавляется Председателем банка. В состав Правления входят, кроме Председателя, его заместители, главный бухгалтер, руководители структурных подразделений.

К компетенции Правления Сбербанка относятся вопросы руководства текущей деятельностью банка. Дальнейшая организационная структура коммерческого банка представлена, с одной стороны, его службами, а с другой — управлениями, в состав которых включается несколько отделов.

Еще одним органом управления является Кредитный комитет, формируемый на уровне территориальных банков. В его состав входит Председатель банка, главный бухгалтер, руководители подразделений, имеющих непосредственное отношение к процессу кредитования. Кредитный комитет решает вопросы выдачи кредитов в соответствии с кредитной политикой банка.

Ревизионная комиссия также является органом управления банка, формируется из числа акционеров и занимается вопросами проверки годовой отчетности. Структурными подразделениями Сберегательного банка являются территориальные банки, в состав которых входят отделения, которые в свою очередь могут иметь филиалы. В основу структурной организации положен территориальный принцип.

Организационная структура ОАО «Сбербанк России» представлена рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 — Организационная структура ОАО «Сбербанк России» .

1.3 Анализ организационно-управленческой структуры предприятия

Построение структуры системы является исходной процедурой для выявления путей решения проблемы ее совершенствования и предусматривает анализ состава входящих в нее подсистем, внутренних и внешних связей. Дальнейшее уточнение структуры системы проведем методом последовательной декомпозиции, выделяя подсистемы младших рангов.

Под организационной структурой предприятия будем понимать состав его отделов и служб, которые решают основные и вспомогательные задачи. Каждый из этих элементов системы можно рассматривать как локальный объект, управление которым реализуется за счет определенной совокупности функций управления.

Структурными подразделениями Сбербанка являются территориальные банки, в состав которых входят отделения, которые в свою очередь могут иметь филиалы. В основу структурной организации положен территориальный принцип.

Филиалы Банка (территориальные банки, отделения) действуют на основании положений, утверждаемых Правлением Сбербанка, имеют печать с изображением эмблемы (логотипа) банка и реквизитами, установленными нормативными актами Банка России, а также другие печати и штампы.

Организационно-управленческая структура ОАО «Сбербанк России» Северо-Кавказского банка состоит главным образом из руководства и управлений, которые включают в себя отделы и сектора.

Руководство Северо-Кавказским банком Сбербанка России возложено на Председателя, возглавляющего Правление банка. Правление состоит из Председателя, Первого заместителя, заместителей и членов правления.

К компетенции Председателя Правления банка относятся следующие вопросы:

— руководство работой структурных подразделений центрального аппарата и учреждений банка;

— на основании самостоятельно принятых решении или решений правления издание приказов, подписание договоров и других документов касающихся текущей деятельности банка.

Каждое подразделение возглавляет руководитель, который назначается на должность и освобождается от должности приказом Председателя ОАО «Сбербанк России» Северо-Кавказского банка. Руководитель подразделения осуществляет руководство деятельностью Управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и функций.

Руководство Северо-Кавказским банком Сбербанка Российской Федерации возложено на Председателя, возглавляющего Правление банка. Правление состоит из Председателя, Первого заместителя, заместителей и членов правления.

В состав Северо-Кавказского банка Сбербанка Российской Федерации входят следующие структурные подразделения (рисунок 1.4):

— общий отдел (занимается организационно-административными вопросам, касающимися деятельности всего территориального банка, отвечает за приём корреспонденции на бумажных носителях и в электронном виде, её первичную сортировку, регистрацию и доставку внутренним подразделениям банка);

— управление по работе с персоналом (занимается организацией кадровой работы в банке, координацией процессов поиска, подбора и обучения персонала);

— планово-экономическое управление (выполняет функции систематизации и обобщения экономической информации в целом по территориальному банку, анализа экономических нормативов деятельности банка, анализа финансово-хозяйственной деятельности, выявляет причины, влияющие на прибыль, и разрабатывает предложения по ее увеличению, изучает эффективность совершаемых операций и оказываемых услуг;

— отдел вкладов и расчетов населения (проводит аналитическую работу по сбору, обобщению, систематизации и координации работы по обслуживанию клиентов банка, как юридических, так и физических лиц);

— отдел валютных и неторговых операций (собирает, систематизирует и организует работу по операциям с иностранной валютой и драгоценными металлами);

— депозитарий;

— управление кредитования (собирает и обобщает информацию о выданных кредитах юридическим лицам в целом по территориальному банку, готовит представление и осуществляет выдачу кредитов по решению Кредитного комитета, контролирует использование и возврат кредитов);

— управление бухгалтерского учета и отчетности (обеспечивает контроль за использованием собственных и привлеченных ресурсов и управление ими, контроль за наличием и движением имущества банка и прочих материальных ценностей, формирование полной и достоверной информации о состоянии расчетов, ценных бумаг, обязательств, финансовых результатов, резервов);

— юридическое управление, обеспечивает правовое обеспечение деятельности банка в целом и каждого отдельного подразделения;

— управление внутреннего контроля Сбербанка России по Северо-Кавказскому банку Сбербанка России (осуществляет внутренний контроль за деятельностью всех подразделений, путем проведения документарных ревизий);

— операционное управление (выполняет функции по предоставлению реальных банковских услуг юридическим и физическим лицам);

— административное управление (занимается вопросами, касающимися материально-технической базы всего территориального банка);

— управление инкассации (занимается сбором, доставкой и сопровождением денежных средств при перемещении их между различными подразделениями банка и вне банковских подразделений);

— управление безопасности и защиты информации (обеспечивает внутреннюю, информационную и общую безопасность деятельности банка);

— управление информатики и автоматизации банковских работ (проводит работы по обеспечению средствами связи, автоматизации, электронно-вычислительной техникой, организует работу по программному обеспечению и расчетам по банковским операциям, внедрению новых технологий и услуг с использованием средств вычислительной техники);

— управление корпоративных клиентов (обеспечивает такие услуги как кредитование, аккредитивы, векселя, корпоративные пластиковые карты, система электронного документооборота «Клиент-Сбербанк», система получения информации «Voiceинформатор»);

— управление банковских карт (собирает и обобщает информацию о выданных банковских картах в целом по территориальному банку, осуществляет мониторинг работы банкоматов и различных устройств самообслуживания, работающих с банковскими картами);

— управление ресурсами (собирает и обобщает информацию о состоянии на фондовых рынках, осуществляет различные операции на фондовых рынках);

— сектор общественных связей (собирает и обобщает информацию о деятельности банка, работает совместно со средствами массовой информации);

— сектор рисков (занимается вопросам, касающимися проблем управления рисками, связанных с банковской и российской общегосударственной спецификой, выявляет методы совершенствования банковских методик, а также определяет перспективы банковского менеджмента в управлении рисками);

— отдел ценных бумаг (проводит методологическую работу по операциям с ценными бумагами, осуществляет сбор и анализ информации по осуществляемым операциям, непосредственно проводит операции по покупке, продаже, хранению ценных бумаг);

— отдел банковских технологий (занимается вопросам совершенствования и оптимизацией работы всех подразделений в целом по территориальному банку);

— территориальный расчетный центр (занимается ведением счетов отделений и обеспечение проведения расчетных операций, в том числе внутрибанковских);

— управление кассовой работы (осуществляет сбор и систематизацию информации о движении денежных средств по банку, ведет методологическую работу);

— управление сопровождения и оформления банковских операций (обеспечивает организацию и руководство работой по проведению мероприятий по оформлению договоров по кредитным продуктам юридических лиц, а также соглашений об обеспечении исполнения клиентами своих обязательств перед банком, оформление и сопровождение операций юридических лиц, кредитование малого и среднего бизнеса);

— управление кредитования частных клиентов (собирает и обобщает информацию о выданных кредитах населению в целом по территориальному банку, готовит представление и осуществляет выдачу кредитов по решению Кредитного комитета, контролирует использование и возврат кредитов);

— спецсектор (занимается вопросами, касающимися гражданской обороны, воинского учёта сотрудников банка).

Рисунок 1.4 — Организационная структура ОАО «Сбербанк России» Северо-Кавказский банк.

1.4 Анализ целей предприятия и построение дерева целей

Определение целей системы является важным этапом в процессе формирования и принятия решений. Чем точнее сформулированы и определены цели системы, тем легче выбрать средства их достижения. Под целью понимается информационный образ желаемого состояния или результата деятельности. Методологической основой выявления целей является системный анализ. Как правило, цели задаются в виде достаточно общих целевых установок для системы в целом, и поэтому нуждаются в детализации и конкретизации по мере продвижения вниз по уровням системы организационного управления. Следовательно, возникает необходимость в декомпозиции сложных целей. Такую возможность создают методики построения дерева целей, развиваемые на основе системного подхода. Содержательная формулировка целей является необходимым, но недостаточным условием осуществления целеполагания. Для конкретизации целей необходимо задать критерии достижения целей и ограничения, в рамках которых осуществляется поиск возможных вариантов решения. Критерий достижения цели отождествляется с показателем эффективности системы и выступает как измеритель степени достижения намеченной цели. Главным результатом деятельности банка в целом является прибыль как денежное вознаграждение за оказанные услуги. С одной стороны, результат деятельности банка в целом за определенный период характеризуется многоуровневой системой различных по содержанию параметров, среди них такие, как прибыль, объем активов, рентабельность вложений, доля на различных секторах рынка, отношения с местными органами власти и прочие. С другой стороны, результат деятельности банка представляет собой некоторое единство результатов относительно автономных деятельностей, осуществляемых внутри банка. Между результатом каждой относительно автономной деятельности и общим результатом банка существует отношение, которое характеризует вклад каждой деятельности в общий результат, в том числе и в каждый параметр этого результата. В этой связи отношение между результатом отдельно взятой деятельности и общим результатом деятельности банка (вклад) зависит от типа этой деятельности. Критерием достижения главной (глобальной) цели будет являться объем прибыли, получаемой банком за некоторый фиксированный период времени.

Дерево целей, как иерархию составляющих ее подцелей, можно представить не только графически, но и в виде таблицы, в которой индекс любой строки составлен из индекса подцели старшего ранга и порядкового номера данной подцели. В такой таблице главная цель обычно не имеет индекса. Тогда ранг любой подцели определяется числом номеров в ее индексе. Цели и средства их достижения приведены в таблице 1.1. Дерево целей, построенное на основе таблицы целей, приведено на рисунке 1.5.

Таблица 1.1 — Цели и средства их достижения

Рисунок 1.5 — Дерево целей ОАО «Сбербанк России» Северо-Кавказский банк

1.5 Анализ проблемных ситуаций, существующих на предприятии

Выявление и формулировка проблемных ситуаций является одним из наиболее сложных и ответственных этапов процесса принятия решений. Действительно, решение принимается для ликвидации проблемной ситуации. Проблемная ситуация возникает всякий раз, когда имеет место расхождение между желаемым и реальным состоянием системы (процесса, объекта).

Управленческие проблемы редко проявляются каждая в отдельности. Как правило, это взаимосвязанное множество проблем, затрагивающих различные сферы человеческой деятельности. Они редко встречаются в готовом, сформулированном виде. Чаще всего есть ненормальное функционирование системы того или иного уровня или, вернее, группу проблем еще нужно вычленить, сформулировать. И это далеко не простая задача, так как зачастую неизвестен полный набор существенных переменных, характер связей между ними. Кроме того, многие из них плохо измеримы или вовсе не могут быть количественно измерены.

При проведении анализа проблемной ситуации необходимо, прежде всего, четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуацию, в которой она имеет место.

При этом содержание деятельности при выявлении проблемной ситуации включает:

— установление содержания проблемы;

— определение новизны проблемной ситуации;

— определение степени взаимосвязи с другими проблемами;

— определение полноты и достоверности информации о проблеме;

— определение возможности решения проблемы.

Формулировка проблемы является наиболее важной ступенью в решениях самой проблемы. Проблема, правильно сформулированная, может считаться наполовину решенной. Неверно же сформулированная проблема может привести к возникновению новых проблем при попытке ее разрешения.

Сам процесс формулировки проблемы является сложной задачей. Главные причины такого положения заключаются в объективной сложности, многомерности и многосвязности проблем организационного управления, в неструктурированном характере многих из них, в трудностях измерения многих переменных, в отсутствии априорных сведений о существенных связях между переменными. Поэтому нередки случаи, когда различные лица, решающие одну и ту же проблему, могут выбрать из априорных сведений совершенно различный набор переменных и факторов, даже тогда, когда они обладают совершенно одинаковой априорной информацией.

В реальных условиях, предприятие имеет множество проблем. Крайне важно выявить и сформулировать первостепенные, основные проблемы, устранение которых автоматически вызовет устранение множества второстепенных проблем, являющихся производными.

Проблемные ситуации, существующие на момент обследования предприятия, обусловленными многими факторами, в частности: нарушением хозяйственных связей, вызванных изменением территориальной структуры страны, инфляцией, изменением порядка ценообразования, скачкообразным повышением цен на ресурсы, неустойчивым положением фирмы на рынке сбыта, вызванным повышением конкуренции.

Проведем анализ состояния ОАО «Сбербанк России» Северо-Кавказского банка и выявим основные нерешенные вопросы, оказывающие существенное влияние на состояние дел.

На основании построенного дерева целей системы управления выявлены цели, которые в настоящее время не достигаются. Не достижение этих целей системой управления порождает следующие проблемные ситуации:

— высокие административно-хозяйственные расходы;

— низкая доходность банковских операций;

— повышенные кредитные риски;

— неудовлетворительная организация контроля за исполнением кредитных договоров;

— недостаточная степень автоматизации процессов банковской деятельности.

В результате анализа деятельности ОАО «Сбербанк России» Северо-Кавказского банка были выявлены проблемные ситуации и указаны возможные мероприятия по их решению (таблице 1.2).

Таблица 1.2 — Проблемные ситуации и способы их разрешения

1.6 Выбор проблемной ситуации для разрешения в дипломном проекте

Из множества проблем, выявленных при анализе функционирования учреждения, для разрешения в дипломном проекте выбираем недостаточную автоматизацию процессов банковской деятельности основных подразделений банка, то есть модернизация подсистемы документооборота банка.

В настоящее время в Северо-Кавказском банке используется система управления документами АС «Делопроизводство», разработанная в Северо-Кавказском банке. Данная АС реализована в архитектуре клиент-сервер на базе промышленной СУБД (MS SQL Server 2000) и функционирующей в вычислительной сети персональных компьютеров с OC Windows 2000/XP.

Приведём основные недостатки системы электронного документооборота Северо-Кавказского банка:

— большое время поступления электронной корреспонденции от исполнителя к адресату (большинство электронных документов передаются «вручную»);

— не возможно автоматически доставлять документы и сообщения, направлять документы и задания на исполнение;

— не возможно автоматически централизованно хранить документы (файлы) в корпоративном электронном архиве;

— невозможно производить операции полнотекстового поиска документов, как по реквизитам регистрационной карточки, так и по текстам документов с учетом языковой морфологии;

— невозможно производить удалённое согласование документов;

— невозможно подписывать документы электронной цифровой подписью, а также производить проверку подписей документов;

Описанные недостатки в современных условиях можно разрешить путем внедрения системы документооборота с web-интерфейсом, которая позволит упростить и автоматизировать систему документооборота Северо-Кавказского банка.

1.7 Анализ информационных потоков по выбранной проблеме

Информационные потоки — это целенаправленное движение информации от источников к потребителям и характеризуются: направлением, местом его входа и выхода. Не менее важными являются, такие характеристики потоков информации, как адресность, режим передачи информации и объемом передаваемой информации. Сама информация, предаваемая, в потоках характеризуется: объемом, достоверностью, ценностью, насыщенностью, открытостью.

Информационные ресурсы по своей сути являются такими же ресурсами как трудовые, материальные, энергетические, нарушение поступления и обработки, которых приводит к перебоям работы функциональных систем предприятия, что сказывается на снижении эффективности деятельности предприятия в целом.

Под внутренним обменом информации понимается обмен информацией между подразделениями и персоналом организации, в том числе по вопросам Политики в области качества, требований, целей и их достижения.

Рассмотрим существующие информационные потоки между подразделениями отделений Северо-Кавказского банка в части обмена электронными документами (рисунок 1.6).

Рисунок 1.6 — Схема информационных потоков С 1999 года в Сбербанке России построена система защищённого обмена электронными документами ТЕКОС СБ, построенная на программных комплексах ANET, разработанных ООО «АМИКОН» г. Москва.

Программные комплексы ANET представляют программную эмуляцию основных элементов сетей Х25. В настоящее время эта система охватывает все территориальные банки СБ РФ на территории России с использованием самых различных каналов связи (Х25, выделенные и коммутируемые, спутниковые и радиоканалы).

В отделениях и филиалах Северо-Кавказского банка функционируют терминальные комплексы Абонентских пунктов (АП), позволяющие обмениваться электронными документами как между отделениями и аппаратом банка, так и между самими отделениями.

Рассмотрим схему движения документа от исполнителя к получателю. Например, необходимо отправить «письмо» из отделения Северо-Кавказского банка в подразделение центрального офиса Северо-Кавказского банка. После подписания бумажной копии «письма», автор документа регистрирует «письмо» в АС «Делопроизводство» и передаёт её электронную версию оператору АП ТЕКОС своего отделения. Оператор подписывает электронную версию документа электронной цифровой подписью, и отправляет по системе ТЕКОС СБ в центральный офис Северо-Кавказского банка. После получения и обработки файла документа на абонентском пункте центрального офиса Северо-Кавказского банка, файл передаётся получателю по локальной сети центрального офиса Северо-Кавказского банка (копируется на файловый ресурс подразделения).

Проанализировав информационные потоки, можно прийти к выводу о необходимости автоматизации подсистемы документооборота Северо-Кавказского банка. В результате можно построить современную систему управления документами, позволяющую уменьшить время реакции на изменения, происходящие в компании и обеспечивающую оптимальное управление всеми процессами в реальном масштабе времени.

1.8 Выводы

В первом разделе проведен диагностический анализ системы управления организацией. В ходе проведения анализа были исследованы:

— основные финансово-экономические показатели предприятия;

— организационно-функциональная структура предприятия;

— организационно-управленческая структура предприятия.

В результате проведенного анализа целей предприятия, были выявлены основные цели предприятия:

— уменьшение административно-хозяйственных расходов;

— увеличение доходности банковских операций;

— снижение кредитного риска;

— улучшение организации контроля за исполнением кредитных договоров;

— увеличение степени автоматизации процессов банковской деятельности.

По результатам анализа целей построено дерево целей предприятия. На основании построенного дерева целей системы управления выявлены цели, которые в настоящее время не достигаются.

Из множества проблем, выявленных при анализе функционирования учреждения, для разрешения в дипломном проекте выбрана недостаточная автоматизация процессов банковской деятельности основных подразделений банка (модернизация подсистемы документооборота банка). Модернизация подсистемы документооборота позволит получить значительные преимущества в стоимости подготовки и распространения документов, во времени передачи документа и его воспроизведении в другом месте, в огромной экономии времени при поиске и подборе информации, в организации коллективной работы над документами и повышении эффективности и качества выполнения поручений руководства.

2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ АСОИУ ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1. Анализ функциональной структуры АСОИУ предприятия

Автоматизированная система обработки информации и управления (АСОИУ) — это иерархический комплекс специалистов, методов и средств, реализующих задачи управления при оптимизации и автоматизации обработки данных и принятия решений. Суммарный интегральный эффект функционирования АСОИУ существенно превосходит сумму эффектов, получаемых от автономного функционирования отдельных объединяемых ею автоматизированных подсистем, в первую очередь за счет согласования целей и критериев функционирования локальных подсистем, использования общего информационного, технического, программного и других видов обеспечений и, как следствие, за счет ускорения и оптимизации выработки управляющих воздействий.

Автоматизация информационных и других технологий банка содействует решению стратегических задач. Главными направлениями, по которым автоматизация обслуживания клиентов воздействует на конкурентную позицию банков, являются уменьшение издержек и увеличение качества обслуживания.

Внедрение электронных систем обработки и передачи информации приобретают универсальный и всеобщий характер, охватив все направления банковской деятельности. Современные информационные технологии позволяют координировать деятельность подразделений банков, расширить межбанковские связи, действовать однократно на финансовых рынках ряда стран. Новые возможности автоматизации банковских операций рабочих мест специалистов, информационных технологий банковских услуг позволяют комплексно решать проблемы анализа банковской деятельности, разработки и создания региональных, межрегиональных и международных банковских систем.

Достижения электронной техники и технологии предложили принципиально новый вид услуг — автоматизированная обработка электронных документов, позволяют эффективно справляться с проблемами электронного документооборота предприятия, адаптироваться к различным типам данных для создания систем нового поколения, обеспечивающих работу, в том числе и в мультимедийных средах. Внедрение таких систем позволяет получить значительные преимущества в стоимости подготовки и распространения документов, во времени передачи документа и его воспроизведении в другом месте, в огромной экономии времени при поиске и подборе информации, в организации коллективной работы над документами и повышении эффективности и качества выполнения поручений руководства, в обеспечении безопасности работы с конфиденциальной информацией. Кроме этого, мы получаем:

— удобную и комфортную среду для работы пользователей;

— единое информационное пространство всего предприятия;

— быстрый и контролируемый доступ к информации в соответствии с правами пользователей;

— контроль исполнительской дисциплины в реальном времени.

Решение аналитических задач банковской деятельности диктуется необходимостью определения финансовых результатов, прогнозирования направления развития, оценкой экономической обоснованности и целесообразности деятельности каждого банка.

Многолетние исследования и практика создания автоматизированных систем обработки информации и управления позволяют сформулировать ряд основополагающих принципов, без соблюдения которых не может идти речь об эффективности проведения этих работ.

Перечислим основные принципы.

1. Принцип первого руководителя.

Данный принцип важен в связи с тем, что при создании АСОИУ приходится решать ряд очень важных вопросов, которые входят в компетенцию руководителя предприятия, поэтому успех разработки зависит от участия в ней первого руководителя.

2. Принцип новых задач.

Суть его состоит в том, чтобы не просто использовать ЭВМ для решения традиционно сложившихся методов и приемов управления, а перестаивать эти методы в соответствии с большими возможностями ЭВМ, решать ранее недоступные задачи, в частности, задачи долгосрочного планирования, прогнозирования, требующие проведения много вариантных расчетов и нахождения оптимальных решений.

3. Принцип системного подхода.

Предусматривает проектирование АСОИУ на основе методологии системного анализа, как самого объекта, так и системы управления им. Должны быть определены цели и критерии функционирования объекта, вскрыт комплекс вопросов, которые необходимо решить для того, чтобы проектируемая АСУ наилучшим образом соответствовала этим целям и критериям.

4. Принцип непрерывного развития.

Как правило, внедрение АСОИУ представляет собой лишь первую очередь работ по автоматизации управления производством. За этим следует постоянное развитие и совершенствование системы. Без этого не может быть эффективным функционирование АСОИУ в реально меняющейся обстановке. По мере развития предприятия возникают новые задачи управления, изменяются методы решения старых задач. Поэтому вся автоматизированная система и ее составляющие подсистемы должны быть адаптивными, то есть приспособляющимися к изменяющимся условиям функционирования.

5. Принцип разумной типизации проектных решений.

Он проявляется в использовании существующих аналогов и опыта предыдущих разработок, что позволят уменьшить затраты на создание АСОИУ, тем самым повысив ее эффективность.

6. Принцип единства информационной базы.

Реализация принципа предполагает создание единой, динамической информационной модели объекта управления, содержащей необходимый и достаточный перечень показателей по информационной поддержке всех этапов жизненного цикла управленческого решения. Этот принцип является реализацией принципа системного подхода при проектировании информационного обеспечения. Основная идея его состоит в том, что на машинных накопителях накапливается и постоянно обновляется информация, необходимая для решения не какой-то одной или нескольких задач, а большинства задач управления. При этом в основных массивах исключается неоправданное дублирование информации, чем автоматически обеспечивается одноразовый ввод данных. Система основных массивов, структура и состав которых соответствуют принятой в системе СУБД, образует информационную модель объекта управления.

7. Принцип автоматизации проектирования.

Современный уровень создания систем позволяет широко использовать типизацию проектных решений, развитые средства автоматизированного создания программного обеспечения, стандартизацию подходов при проектировании отдельных элементов систем и подсистем, применение ЭВМ и других технических средств в процессе проектирования и формирования проектной документации.

Реализация данного принципа достигается за счет:

— применения современных технологий программирования;

— использования при создании АСОИУ программных систем, обеспечивающих генерацию необходимого программного обеспечения из набора стандартных модулей;

— автоматизации подготовки проектной и технической документации;

— использования специальных программных средств при проектировании программного обеспечения комплексной поставки технических и информационно-программных средств, удовлетворяющих требованиям пользователя.

8. Принцип комплексности проектирования автоматизированных информационных технологий.

Соблюдение этого принципа должно обеспечить реализацию не отдельных функций управления, а комплексную автоматизацию всех этапов жизненного цикла управленческих решений: целевыявление, выработка решений, организация исполнения, анализ последствий от принимаемых решений. При этом необходимо автоматизировать все процессы, связанные с циклом переработки информации: регистрации, сбора, передачи, обработки, отображения, хранения, защиты, уничтожения. Проектируемые системы должны «встраиваться» в реальные процессы управления и обеспечивать пользователей необходимой информацией.

9. Принцип автоматизации обработки информационных потоков и документооборота (принцип безбумажной технологии оборота).

Этот принцип предусматривает комплексное использование технических средств на всех стадиях прохождения информации от момента ее возникновения в ходе производственных и хозяйственных процессов до получения результатных показателей, формирования управленческих решений и регулирования деятельности объекта управления. Одним из главных моментов реализации данного принципа состоит в одновременном изготовлении человекои машиночитаемых документов, что можно достичь различными способами, в зависимости от наличия в системе тех или иных технических устройств.

Центральным понятием в АСОИУ является понятие «интеграция». Интеграцию можно определить как способ организации отдельных компонентов в единую систему, обеспечивающую согласованное и целенаправленное их совместное воздействие, обуславливающее высокую эффективность функционирования всей системы.

Интеграция может рассматриваться в нескольких аспектах: функциональном, информационном, программном, техническом, организационном.

Функциональная интеграция означает, что все функциональные области управления и процессы, в них протекающие, перекрываются автоматизированными функциональными подсистемами, АРМами и задачами, входящими в состав АРМов или подсистем.

Информационная интеграция состоит в едином комплексном подходе к созданию и ведению информационной базы всей системы и ее компонентов на основе единого технологического процесса сбора, хранения, передачи и обработки информации, обеспечивающего согласованное информационное взаимодействие всех подсистем АСОИУ.

Программная интеграция заключается:

— в использовании согласованного и взаимосвязанного комплекса моделей, алгоритмов и программ для обеспечения совместного функционирования всех компонентов АСОИУ;

— в применении совместимых инструментов для создания АРМ и подсистем: систем структурного программирования, текстовых редакторов, систем программирования и управления базами данных, программных оболочек, утилит, а также совместимых операционных систем.

Техническая интеграция заключается в использовании единого комплекса совместимых вычислительных средств для реализации всех функций различных компонентов АСОИУ.

Организационная интеграция заключается в обеспечении рационального взаимодействия управленческого персонала на разных уровнях иерархии АСОИУ и организации такой технологии работы АРМ и подсистем, чтобы они своевременно предоставляли друг другу необходимую информацию, что обуславливает согласованность действий элементов АСОИУ в направлении достижения поставленных целей и, как следствие, согласованность управленческих решений.

С развитием АСУ возникает необходимость использования на предприятии корпоративной вычислительной сети для обеспечения быстрой и качественной связи между различными автоматизированными подсистемами и АРМ, входящими в состав АСУ.

Для решения данной проблемы необходимо создать единую информационную сеть (ЕИС) предприятия, которая должна выполнять следующие функции:

1. Создавать единое информационное пространство, способное охватить всех пользователей и предоставить им информацию, созданную в разное время и в разном программном обеспечении для ее обработки, а также осуществлять распараллеливание и жесткий контроль данного процесса.