Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

Комплекс технических средств составляют:

• · компьютеры любых моделей;
• · устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
• · устройства передачи данных и линий связи;
• · оргтехника и устройства автоматического съема информации;
• · эксплуатационные материалы и др.

Сеть — это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.

Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

• · построить распределенные хранилища информации (базы данных);
• · расширить перечень решаемых задач по обработке информации;
• · повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;
• · создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;
• · снизить стоимость обработки информации.

Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

В распределенных системах используются три интегрированные технологии.

• 1. Технология «клиент — сервер» .
• 2. Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.
• 3. Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.
• 4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов — писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т. д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.

Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.

Существует несколько сотен редакторов текстов — от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows).

Основные функции текстовых процессоров:

• 1. Ввод и форматирование текста
• 2. Хранение и воспроизведение
• 3. Разметка
• 4. Редактирование
• 5. Верстка
• 6. Печать
• 7. Орфография
• 8. Деловая графика

Новые функции, реализуемые в последних версиях Word:

• 1. Мастер создания писем.
• 2. Фоновая проверка грамматики.
• 3. Средства рисования таблиц.
• 4. Решение для Internet-Intronet:
  • · гипертекстовые ссылки
  • · создание HTML страниц
• 5. Инструментарий для коллективной работы.
• 6. Электронная почта, списки-ссылки.

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т. п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Новые функции Excel-2000.

• 1. Автокоррекция при вводе формул
• 2. Настраиваемые ячейки
• 3. Новые показатели
• 4. Наглядная печать
• 5. Многоступенчатая отмена
• 6. Решение для Internet-Intronet
• 7. Web-запросы
• 8. Многопользовательский режим работы
• 9. Импорт из HTML формата
• 5. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД)

Системы управления базами данных (СУБД) — это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных.

Типы структур БД:

Линейные списки.

Цепной список.

Инвертированный файл.

Индексный файл.

Существует широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД.

Вместе с тем в последние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать — реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).

Безопасность СУБД — защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищения информации, модификации или разрушения ее компонент.

Методы и средства обеспечения безопасности информации в СУБД:

• 1. Физическое преграждение пути к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям).
• 2. Управление доступом информации:
  • · идентификация пользователя;
  • · авторизация (проверка полномочий);
  • · регистрация обращения к защищенным ресурсам;
  • · реагирование системы при попытках несанкционированных действий.
• 3. Механизм шифрования.
• 4. Регламентация, т. е. создание таких условий автоматизации, обработки, хранения и передачи информации, при которых нормой стандарта по защите выполняется в наибольшей мере.
• 5. Принуждение — метод защиты, при котором пользователь и персонал вынуждены соблюдать правила обработки и передачи информации под угрозой ответственности.
• 6. Морально-этические средства защиты информации, включающие нормы поведения, складывающиеся в компании по мере развития.
• 6. Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации

Основные отличия ГВС и ЛВС:

ГВС связывают ПК на значительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации). ГВС — общедоступные каналы связи (телефонные линии, спутниковая связь), ЛВС — специальные каналы связи.

INTERNET — новая технология информационной коммуникации, объединяющая мировые программно-оперативные ресурсы и содержащая огромное кол-во информации на разнообразную тематику.

Имеется два типа доступа в INTERNET.

1. Режим Shell.

К интерфейсу подключается только ПК провайдера.

Основные черты:

• — пользователь связан с провайдером через интерпретатор команд (Shell).
• — К Internet подключен только ПК провайдера.
• 2. SLIP / PPP (Serial Line Internet Protocol)
• — ПК пользователя становится частью Internet.
• — провайдер выступает в качестве проводника данных, соединяющий наш ПК с основными частями Internet

Поиск информации в INTERNET производится с помощью поисковых систем. Наиболее распространенные из них: Яндекс, Апорт, Гугл.