Анализ системы информационного обеспечения в процессе управления жизнедеятельностью редакции журнала «Выбирай»

При формировании редакции учредителями журнала руководило стремление к повышению конкурентоспособности издания и к сокращению расходов, связанных его подготовкой, производством и распространением. Именно поэтому руководители редакции журнала «Выбирай» избрали такую структуру организации, которая насчитывает необходимый минимум сотрудников. Однако каждый из них является универсальным работником, способным совмещать несколько видов деятельности. Например, главный редактор журнала «Выбирай», помимо своих непосредственных обязанностей, выполняет роль корректора и выпускающего редактора. Группа редакторов в своей деятельности выполняет функции корректоров, наборщиков, и технических редакторов. Создание столь малочисленной редакции позволило упростить весь процесс управления коллективом, ликвидировать ряд операций, связанных с выпуском издания, ускорить принятие решений, определяемых изменениями динамичной окружающей среды. И, что особенно важно, подобная структура открывает возможности для разумной экономии средств, запланированных в редакционном бюджете. Это стремление руководства редакции стало выполнимо с оснащением редакции современной техникой: персональными компьютерами, соответствующим программным обеспечением, принтерами и другими необходимыми устройствами.

Поскольку журнал, как печатное издание — относится к средствам массовой информации, главенствующее место в организации деятельности предприятия играют именно информационные потоки, как внешние, так и внутренние. Основной целью информационно-обеспечительного процесса редакции является снабжение сотрудников информацией, являющейся предметом обмена, то есть сообщения. Одними их главных средств получения, обработки и хранения информации в процессе управления жизнедеятельностью редакции являются современные средства компьютерной техники.

Управление редакционным коллективом должно обеспечить его нормальное функционирование. Чтобы добиться желаемого результата, следует учитывать несколько факторов. Среди них — тип издания, особенности его целевой аудитории, размеры и состав редакции и, конечно, его структура.

Редакция функционирует нормально, когда ее коллектив обеспечил системность своей деятельности и добился ритмичности и цикличности выпуска периодического издания.

Все звенья, элементы редакции образуют систему, где все находится во взаимозависимости. Выход из строя или даже просто сбой какого-либо элемента — плохая работа одного из сотрудников — немедленно сказывается на деятельности всего коллектива, может привести к снижению уровня периодического издания. Ухудшается освещение одного из важных тематических направлений газеты — снижается эффективность их выступлений. Это скажется на реализации тиража, на поступлении доходов в редакцию. Для того чтобы не нарушать ритм подготовки и выпуска издания, опытный руководитель постарается предусмотреть возможность взаимозаменяемости сотрудников и примет меры для замены ненадежного работника другим сотрудником, даже если это потребует дополнительных расходов.

Организация работы редакции характеризуется ритмичностью ее деятельности. Выпуск журнала производится через равные временные интервалы длиной в две недели. Эта ритмичность обусловливает, с одной стороны, производство всех операций, связанных с подготовкой и выпуском периодического издания, в строгой, заранее утвержденной последовательности. С другой же стороны — производство каждой операции к определенному времени, в установленный срок. В редакции журнала «Выбирай» сложилась следующая последовательность работы: сначала идет разработка и печать обложки издания, одновременно идет сбор, обработка и верстка текстового материала (статей), за неделю до выхода начинается сбор информации по объектам недвижимости, за три дня до выхода идет верстка всего номера, затем печать и брошюровка.

Неизменный и ровный ритм выполнения работ — свидетельство четкого понимания коллектива поставленных целей и задач, одна из гарантий отсутствия ошибок и сбоев, устранение последствий которых требует непредвиденных расходов времени, энергии и финансовых ресурсов. В связи с этим, поддержание ровного делового ритма в редакции — забота ее руководительского состава.

Деятельность коллектива в промежутках между выпусками журнала основывается на нескольких важнейших направлениях — от сбора информации до ее переработки и выпуска периодического издания, содержащего готовую информацию.

Именно поэтому перед руководством печатного издания встает задача обеспечения непрерывного притока информации из всех необходимых ее источников для обеспечения деятельности фирмы. Характер этой информации зависит от утвержденной концепции номера, целевой направленности издания и особенностей его целевой аудитории. Для изучаемого издания важнейшее значение имеет информация, дающая представление о событиях моды, индустрии красоты, культурно-массовых мероприятиях, маркетинговых акциях, сложившихся тенденциях, новых событиях города.

Все источники информации делятся на две части: внутриредакционные и внередакционные. В редакции журнала «Выбирай» имеет несколько журналистов и фотограф, собирающих информацию со всех интересующих мест. К внередакционным источникам издания относятся материалы от заказчиков и других контрагентов фирмы.

Оценка значения различных источников информации для конкретного выпуска журнала, отбор важнейших из них и организация их эффективного использования — вот необходимые условия обеспечения редакции необходимыми сведениями.

Организовав непрерывный приток информации в редакцию, руководствующее звено переходит к решению вопросов, связанных с ее применением. Большая часть полученной информации используются в очередном и последующих выпусках журнала. Оставшаяся актуальная информация, сохраняется в редакционном банке данных, который, как говорилось выше открывает широкие возможности для поиска необходимой информации. Он служит важной цели: сохраняет накопленную информацию о местных событиях и людях, представляющую интерес для будущих изданий без распространения ее в сите Интернет.

Программные средства современных информационных технологий в изучаемом предприятии в целом разделяются на системные и прикладные.

К системным программным средствам относятся установленные тестовые и диагностические программы, антивирусные программы, операционные системы, командно-файловые процессоры — они предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых.

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности в редакции классифицируются следующим образом:

• · системы подготовки текстовых документов — стандартный пакет Microsoft Office;
• · системы обработки финансово-экономической информации — «1C-предприятие»;
• · системы управления базами данных;
• · системы подготовки презентаций Corel Draw;
• · системы интеллектуального проектирования (осуществляющие дизайн и оформление журнала) Corel Draw, Photo Shop.

Управление хозяйственной деятельностью редакции журнала «Выбирай» требует переработки больших объемов различной информации.

Внешняя информация состоит из директивных указаний, плановых заданий, данных о новой технике и т. д.

Внутренняя информация освещает всю издательскую деятельность журнала и планово-экономические показатели. Вся информация, циркулирующая в газеты «Все для Вас. Недвижимость» и необходимая для управления, представляет собой информационную систему.

Эффективность работы с управленческими документами находится в прямой зависимости от рациональной системы документационного обеспечения управления редакцией журнала. В условиях рыночной экономики целесообразно создание централизованной службы документационного обеспечения управления.

Сотрудник, отвечающий за документационное обеспечение в редакции — это секретарь, бухгалтер и отчасти заместитель директора по организационно-административной части. Их деятельность в данной организации обеспечивает:

• · создание и оформление текущих документов;
• · регистрацию, экспедиционную обработку, выпуск и рассылку документов;
• · работа с письмами (запросами), обращениями контрагентов;
• · контроль за сроками исполнения документов;
• · машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
• · оперативное и архивное хранение документов, передачу их на государственное хранение.

Процесс информационного обеспечения управления редакцией журнала «Выбирай» включает следующие основные типовые операции:

• · утверждение концепции каждого конкретного выпуска;
• · распространение утвержденных положений до исполнителей в техническо-редакторской группе;
• · создание, сбор и обработку договоров, заявок на размещение рекламной продукции;
• · прием готовых макетов, создание новых по заявленным требованиям заказчиков;
• · составление и набор информационной части журнала исполнителями;
• · передача готовых макетов, текстов проверяющему звену;
• · передача замечаний, корректировок;
• · передача издания в печать.

Каждая из этих операций в организации реализуется документально как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов.

Также аппарат управления редакции в лице директора, его заместителей и главного редактора реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих посредством деятельности секретаря.

Каждый сотрудник в рамках данной организации имеет дело с огромным количеством информации, и его деятельность в редакции подчинена информации, выраженной в документах, на различных носителях. Своевременный и быстрый доступ к ней является критическим для повышения продуктивности работы сотрудников. Поэтому в редакции журнала было принято решение о создании единой информационной с единой базой данных, централизованным хранилищем информации, обеспечивающее унифицированный доступ к ним всех сотрудников, в виде созданного и установленного единого рабочего сервера. Это проявляется в наличии корпоративной электронной почты и общекорпоративной базы данных коллективного доступа, с помощью которых сотрудники получают доступ к нужным документам, а также создают новые. Такая система обеспечивает возможность свободного обмена информацией между сотрудниками, создавая эффект синергии. К примеру, очень часто в процессе заключения контракта на размещение какого-либо материала в журнале «Выбирай» может потребоваться совместная работа сотрудников редакционного отдела, журналиста, фотографа и бухгалтерии, и при этом важно обеспечить оперативность обмена документами и информацией между сотрудниками этих разных отделов, вовлеченных в единый процесс.

Обеспечение обмена информацией с внешними контрагентами редакции журнала, является для деятельности организации настолько же важным для успешного ведения дела, как и внутрикорпоративный средства коммуникаций.

Таким образом, на уровне организации в целом с помощью информационных систем возможно решать весь спектр задач автоматизации — обеспечение обмена информацией, корпоративные хранилища документов и знаний, автоматизация горизонтальных деловых процессов.