Управления ожиданиями заинтересованных сторон проекта

Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта представляет собой процесс общения и работы с заинтересованными сторонами проекта для удовлетворения их потребностей и решения возникающих проблем. Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта включает в себя следующие коммуникационные действия, направленные на оказание влияния на ожидания заинтересованных сторон проекта и разрешение беспокоящих их вопросов и проблем:

• 1. активное управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта для увеличения вероятности приемки проекта путем проведения переговоров и оказание влияния на их желания для достижения и поддержания целей проекта;
• 2. урегулирование беспокоящих вопросов, которые еще не стали проблемами и обычно связаны с предупреждением будущих проблем. Необходимо выявлять и обсуждать данные беспокоящие вопросы и оценивать риски;
• 3. прояснение и разрешение выявленных проблем. Их разрешение может привести к запросу на изменение, или оно может быть осуществлено за пределами проекта, например, отложено до следующего проекта или фазы либо передано другому подразделению организации. 4, c.129]

Управление ожиданиями помогает увеличить вероятность успеха проекта, обеспечивая понимание заинтересованными сторонами проекта преимуществ и рисков, связанных с проектом. Это превращает их в активных сторонников проекта и убеждает оказывать помощь в оценке рисков, вызванных решениями проекта. В результате предвидения реакции людей на проект могут быть предприняты предупреждающие действия для того, чтобы заручиться их поддержкой или минимизировать потенциальное отрицательное влияние.

Менеджер проекта отвечает за управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта. Активное управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта сокращает риск того, что проект не сможет достичь своих целей и задач вследствие нерешенных проблем с заинтересованными сторонами проекта, а также ограничивает пагубные влияния в ходе реализации проекта. 4, c.154].

Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта: входы.

1. Реестр заинтересованных сторон проекта.

Реестр заинтересованных сторон проекта (см. рис. 3.1.1.) — это список заинтересованных сторон, имеющих отношение к проекту. Он используется для обеспечения включения всех заинтересованных сторон проекта в коммуникации в рамках проекта.

2. Стратегия управления заинтересованными сторонами проекта.

Понимание целей и задач заинтересованных сторон проекта используется для определения стратегии управления ожиданиями заинтересованных сторон проекта. Данная стратегия оформляется в виде документа «Стратегия управления заинтересованными сторонами проекта» (рис 3, раздел 1, пункт 2).

3. План управления проектом.

План управления проектом (раздел 1.3.) содержит план управления коммуникациями, описанный в разделе 10.2.3.1. Требования и ожидания заинтересованных сторон проекта позволяют понять их цели, задачи, а также требуемый в течение проекта уровень коммуникаций. Потребности и ожидания определяются, анализируются и документируются в плане управления коммуникациями, который включается в виде вспомогательного плана в план управления проектом. 4, c. 162].

4. Журнал регистрации проблем.

Журнал регистрации проблем или вопросов, требующих решения, может использоваться для документирования и проведения мониторинга разрешения проблем. Он может использоваться для облегчения коммуникаций и обеспечения общего понимания проблем. Вопросы обычно не достигают такой степени важности, чтобы по ним предпринимались отдельные проекты или мероприятия, но, как правило, их решение необходимо для поддержания конструктивных рабочих взаимоотношений между различными заинтересованными сторонами проекта, в том числе между членами команды.

Проблемы четко формулируют и разделяют на категории в зависимости от их неотложности и потенциального влияния. Определяется лицо, поднявшее проблему, требующую решения, а также обычно назначается срок, в течение которого проблема должна быть решена. Нерешенные проблемы могут стать серьезным источником конфликтов и задержек в исполнении проекта. 11].

5. Журнал изменений.

Журнал изменений используется для документирования изменений, происходящих во время проекта. О данных изменениях и их влиянии на проект в том, что касается сроков, стоимости и рисков, необходимо сообщать соответствующим заинтересованным сторонам проекта.

6. Активы процессов организации.

Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс управления ожиданиями заинтересованных сторон проекта, включают в себя, среди прочего:

• 1. требования организации к коммуникациям;
• 2. процедуры управления проблемами;
• 3. процедуры управления изменениями;
• 4. историческую информацию о предыдущих проектах.

Рис 4. Блок-схема данных при управлении ожиданиями заинтересованных сторон проекта

Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта:

инструменты и методы[11].

1. Методы коммуникаций.

Методы коммуникаций, определенные для каждой заинтересованной стороны проекта в плане управления коммуникациями, используются при управлении заинтересованными сторонами проекта.

2. Навыки межличностных отношений.

Менеджер проекта применяет соответствующие навыки межличностного общения для управления ожиданиями заинтересованных сторон проекта. Например:

• * построение доверительных отношений;
• * урегулирование конфликтов;
• * активное слушание;
• * преодоление сопротивления изменениям.
• 3. Навыки управления.

Управление — это действия по руководству и контролю группы людей с целью координации и гармонизации группы на пути к достижению цели, находящейся за пределами индивидуальных возможностей. Навыки управления, которыми пользуется менеджер проекта, включают в себя, среди прочего:

• * навыки проведения презентаций;
• * навыки ведения переговоров;
• * навыки письма;
• * навыки публичных выступлений.

Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта: выходы.

1. Обновления активов процессов организации[4,c. 154].

Активы процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:

• * причины возникновения проблем;
• * обоснование выбранных корректирующих воздействий;
• * знания, накопленные в ходе управления ожиданиями заинтересованных сторон проекта.
• 2. Запросы на изменение.

Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта может привести к запросам на изменение продукта или проекта. В соответствующих ситуациях они могут включать в себя корректирующие или предупреждающие действия.

3. Обновления плана управления проектом.

Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего, план управления коммуникациями. Он обновляется в том случае, если определены новые или изменены прежние требования к коммуникациям. Например, некоторые виды коммуникаций могут стать ненужными, неэффективный метод коммуникаций может быть заменен другим, либо может быть выявлено новое требование к коммуникациям.

4. Обновления документов проекта.

Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:

• 1. Стратегию управления заинтересованными сторонами проекта. Данная стратегия обновляется в результате урегулирования спорных и беспокоящих вопросов. Например, может быть определено, что у заинтересованной стороны проекта имеются дополнительные потребности в информации. 4, c.176]
• 2. Реестр заинтересованных сторон проекта. Данный Реестр обновляется по мере изменения информации о заинтересованных сторонах проекта, когда выявляются новые заинтересованные стороны проекта, когда зарегистрированные стороны больше не участвуют в проекте или больше не подвержены его влиянию, либо в тех случаях, когда требуются другие обновления, связанные с определенными заинтересованными сторонами проекта.
• 3. Журнал регистрации проблем. Данный журнал обновляется по мере выявления новых и разрешения текущих проблем.