Оформление делового письма

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30−2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7−8 строк.

Обязательные атрибуты делового письма, принято делить на следующие части:

• · сведения об отправителе: обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс);
• · внутренний адрес или адрес получателя включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны);
• · дата отправления;
• · вступительное обращение;
• · собственно содержание письма;
• · заключительная формула вежливости;
• · подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии и указанием должности;
• · ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать (трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного — на русском языке (с подписями) и параллельного — на языке адресата или на английском языке.

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) — печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Оформление письма или поздравительной открытки к отправке:

Правила вложения поздравительной открытки или любого делового письма в конверт: письмо складывается в три раза, т. е. гармошкой. Начало письма должно быть лицом к передней стороне конверта, на котором написан адрес. Открытка вставляется лицевой, праздничной стороной к стенке конверта, на которой пишется адрес.