Анализ организации службы логистики на ОАО «Нафтан» завод «Полимир»

Для систематизации логистических процессов, а также внедрения логистического управления в повседневную деятельность ОАО «Нафтан» завод «Полимир», было принято решение о создании самостоятельного подразделения в организационной структуре предприятия — службы логистики, находящейся в прямом подчинении зам. генерального директора (по коммерческим вопросам) и неразрывно взаимодействующая с отделом снабжения, а также отделом реализации. Данное взаимодействие обусловлено тем, что основными задачами службы логистики является:

• · организация обеспечения предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли;
• · осуществление рациональной организации реализации продукции предприятия, ее поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

На данный момент служба логистики выполняет следующие функции:

• 1. Обеспечение успешной коммерческой деятельности предприятия по закупке сырья и материалов, а так же поставок готовой продукции;
• 2. Подготовка и заключение договоров с покупателями на поставку выпускаемой продукции;
• 3. Составление годовых, квартальных и месячных планов поставок продукции в соответствии с заказами и заключенными договорами;
• 4. Увязка планов запуска производства и поставки продукции с производственными службами и цехами предприятия с целью обеспечения сдачи готовой продукции в сроки и номенклатуре в соответствии с заключенными договорами;
• 5. Участие в совершенствовании доставки продукции потребителям;
• 6. Обеспечение соблюдения нормативов остатков готовой продукции, организация правильного хранения готовой продукции, ее рассортировки, комплектации, консервации, упаковки и отправке потребителям;
• 7. Планирование и организация отгрузки готовой продукции;
• 8. Регулирование взаимоотношений с потребителями, ведение переписки и прием представителей по вопросам транспортировки продукции и расчетов с ними;
• 9. Подготовка суточных справок об отгрузке продукции;
• 10. Составление всех необходимых документов на подачу железнодорожного состава, контейнеров и автотранспорта;
• 11. Правильное применение нормативных актов по поставкам продукции и т. д.

В процессе создания службы логистики возникли проблемы: негативное отношение к службе логистики со стороны подразделений предприятия; отсутствие рациональной организационной структуры службы логистики; недостаточная функциональная и организационная гибкость службы логистики предприятия.

Для того чтобы служба логистики функционировала продуктивно, необходим ряд условий, обеспечивающих предпосылки успеха логистического направления деятельности практически любого предприятия, которые складываются из следующих составляющих:

• · точная формулировка функций каждого отдельного сотрудника службы логистики — перечень прав и обязанностей, выполняемых логистических операций, процедур и направлений взаимодействия с отделами, группами и сотрудниками службы логистики;
• · наличие необходимой информации о количестве сотрудников службы логистики, которые потребуются в ближайшее или отдаленное будущее, — прогнозирование будущих логистических операций, процедур, работ и функций, которые носят в основном инновационный характер, связанный с изменениями конъюнктуры рынка, мотивацией потенциальных потребителей, технических и физико-химических характеристик товаров производственного и потребительского назначения;
• · информация о наборе знаний и навыков будущих сотрудников службы логистики, а также информация об объемах предполагаемых логистических операций, процедур и работ, возможном расширении предприятия и новых направлениях производственно-хозяйственной деятельности, количестве трудовых ресурсов и рынке рабочей силы, включая данные об учебных заведениях, которые готовят или будут готовить требуемых специалистов;
• · необходимость подбора будущего менеджера на конкретную должность в организационной структуре, а не подбор должности для будущего сотрудника.

Как и на любом предприятии на ОАО «Нафтан» завод «Полимир» разработана система четкого распределения должностных обязанностей специалистов по логистике:

• · начальник управления (по логистики) должностная инструкция Д-Р-8 (Приложение Б);
• · инженер по транспорту оперативного бюро транспортно-складской работы должностная инструкция Д-20−1 (Приложение В);
• · инженер (по перевозке опасных грузов и организации погрузочно-разгрузочных работ) оперативного бюро транспортно — складской работы должностная инструкция Д-20−2, (Приложение Г);
• · экономист оперативного бюро транспортно — складской работы должностная инструкция Д-20−3, (Приложение Д);
• · ведущий инженер оперативного бюро транспортно-складской работы должностная инструкция Д-20−4, (Приложение Ж);
• · специалист по таможенному оформлению 1-ой категории отдела таможенного оформления должностная инструкция Д-21−3, (Приложение И);
• · специалист по таможенному оформлению 2-ой категории отдела таможенного оформления должностная инструкция Д-21−6;
• · складской цех положение П-43;
• · железнодорожный цех положение П-42.

Служба логистики: это многопрофильная, многочисленная и сложная структура предприятия, которая объединяет планирование, закупки, транспортную службу, таможенное оформление, склады. От слаженности и четкости работы каждого отдела зависит результат и эффективность в достижении цели. Штатная численность службы логистики представлена в таблице 2.2.1.

Таблица 2.2.1 — Штатная численность службы логистики.

Служба логистики находится в следующих взаимоотношениях с другими подразделениями предприятия (подробная организационная структура приведена в приложении А:

• 1. С финансовым отделом. Получает: извещения банка о выставленных банками аккредитивах (для исполнения), утвержденные нормативы оборотных средств по готовой продукции, в том числе товарам, отгруженным по документам, не сданным на инкассо. Представляет: договоры и соглашения на поставку готовой продукции (для согласования), планы отгрузки товарной продукции, данные о запасах готовой продукции и их соответствия нормативам, документацию на отгруженную продукцию не позднее первой половины дня, следующего за отгрузкой готовой продукции, ежедневные справки об отгрузке и остатках готовой продукции на складах.
• 2. С отделом экономики. Получает: планы производства и технико-экономические нормативы и показатели для оценки деятельности на планируемый период и для заключения договоров, утвержденные цены на продукцию. Представляет отчеты и сведения по отгрузке продукции потребителям; сведения об остатках готовой продукции на складах отдела сбыта; данные о недопоставке продукции, представляет сумму недопоставленной по договорам продукции за отчетный период; отчет о выполнении плана поставок с учетом заключенных договоров.
• 3. С бухгалтерией. Получает: квартальные итоговые данные о движении готовой продукции, итоги инвентаризации готовой продукции, данные о наличии на складе готовой продукции в суммарном выражении на 1-е число каждого месяца. Представляет: товарно-транспортные накладные и прилагаемые к ним документы на отгрузку готовой продукции, ведомости на железнодорожный тариф, инвентаризационные ведомости готовой продукции.
• 4. С отделом контроля и качества. Получает: документы, удостоверяющие качество продукции (сертификаты, паспорта), сведения о поступивших рекламациях на продукцию, документацию, подлежащую отправке заказчику вместе с готовой продукцией. Представляет: заполненные упаковочные листы.
• 5. С юридическим отделом. Получает: завизирoванные проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера или проекты актов без визы, но с заключениями о несоответствии законодательству отдельных положений с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов, завизированные проекты хозяйственных договоров, заключения или ответы на заявленные контрагентами претензии и иски по поводу ненадлежащего исполнения предприятием договорных обязательств, подготовленные претензии и иски к другим предприятиям и организациям, физическим лицам, предложения об устранении выявленных при проверке нарушений законодательства. Представляет: проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера для проверки их соответствия требованиям законодательства и визирования, проекты хозяйственных договоров для проверки их соответствия требованиям законодательства и визирования, претензии и иски контрагентов по поводу ненадлежащего исполнения предприятием договорных обязательств для дачи заключений или подготовки ответа, материалы заявления претензий и исков к другим предприятиям и организациям, физическим лицам, документы, справки, расчеты и другие сведения, необходимые для выполнения возложенных на юридическую службу задач, копии распоряжений об устранении выявленных юридической службой при проверке нарушений законодательства.
• 6. С техническим отделом. Получает технические условия на реализуемую продукцию, новую информацию о последних разработках и реконструкции предприятий аналогичного профиля, производимой ими продукции, тенденциях развития производств за рубежом и внутри страны. Представляет: предложения по проектам планов на совершенствование реализуемой продукции.
• 7. С отделом экономической безопасности. Получает: правовую и нормативную документацию, разрешения на использование конфиденциальной информации. Представляет: копии заключенных контрактов.
• 8. С отделом организации труда и заработной платы. Получает: утвержденные нормы выработки, расценки, штатное расписание положение о премировании, график работы предприятия. Представляет: предложения по совершенствованию организации и нормирования, систем оплаты труда и материального стимулирования, предложения по проектам штатных расписаний.
• 9. С отделом кадров. Получает: планы потребностей в кадрах. Представляет: отчетность по вопросам движения кадров.
• 10. С отделом снабжения. Получает: лимитно-заборные карты на получение материалов, графики завоза материалов на предприятие. Представляет: заявки на все необходимые материалы с указанием сроков их завоза;
• 11. С отделом маркетинга. Получает: результаты маркетинговых исследований и прогнозы рыночных продаж, схемы распространения продукции, сведения о ценовой политике, рекламе и продвижении товаров на рынок, предложения о формировании общественного мнения о предприятии и его продукции. Представляет: информацию о рынках сбыта, размере рынка и его росте, доле на рынке, особых характеристиках рынка.
• 12. С отделом реализации. Получает: ежемесячный, ежеквартальный анализ выполнения плана поставок, планирование и организацию материально-технического обеспечения производства. Представляет: обеспечение устойчивого сбыта продукции предприятия; годовой, квартальный и месячный планы по реализации готовой продукции, намеченные изменения планов отгрузки, заявки на подачу железнодорожного подвижного состава, контейнеров и автотранспорта.

После организации основными направлениями деятельности службы логистики на ОАО «Нафтан» завод «Полимир» являются: планирование и организация материально-технического снабжения производства; обеспечение устойчивого сбыта продукции предприятия, таможенного оформления грузов; организация транспортного и складского обслуживания предприятия. Исходя из направлений нужно отметить, что служба логистики большое внимание уделяет организации непрерывного потока поставок сырья и материалов, т.к. невыполнение данной задачи приведет к остановке производства, дополнительным затратам, падению продаж, потери клиентов.