Коммуникация. 
Реклама, продвижение и PR мероприятия

На этом этапе подготовки мероприятия, цель сводится к тому, чтобы качество коммуникации соответствовало качеству event. Задача коммуникации состоит в том, чтобы информировать конкретные целевые группы о проведении мероприятия. Основой для стратегии коммуникации является определение целевых групп, рекламный бюджет, и итоговый желаемый результат, применительно к географическому охвату, количеству контактов, достижению известности, сбору от продажи билетов и т. д.

Воплощение в жизнь концепции мероприятия посредством осуществления коммуникации базируется на определении следующих моментов:

• · Название мероприятия, его дизайн
• · Вид мероприятия, его целевая группа
• · Организатор, корпоративная идентификация, бюджет
• · Посылы, например в форме слогана
• · Общая информация о мероприятии

Рекламные меры осуществляются сообразно цели мероприятия, его целевой группе и имеющемуся бюджету. Под рекламой имеется в виду целенаправленное использование на коммерческой основе средств массовой информации. Посредством СМИ намеченные целевые аудитории должны быть проинформированы о проведении мероприятия и мотивированы к участию в нем.

Реклама должна распространяться активно и повсеместно. Эффект от рекламы с низкой интенсивностью, действующей вполсилы может быть равен нулю Михалкович В. И. Изобразительный язык средств массовой информации. — М., 1986.. Чтобы пробиться на нужный рынок, необходимо четко поставить, выразить, и донести основные задачи. Единообразное визуальное представление мероприятия позволит рентабельно использовать денежные средства.

Продвижение сбыта и реклама мероприятий благодаря их преходящему характеру стоят близко к друг другу. Под продвижением, я имею ввиду краткосрочные действия по сбыту мероприятия. Оно может осуществляться, например, командой промоутеров, распространяющей флаеры на данный event на предшествующих ему аналогичных мероприятиях. Если обнаруживается, что предпродажа билетов идет плохо, могут быть предприняты дополнительные меры, такие, как скидки на билеты или скидки для определенных групп посетителей или же целевых групп.

PR или работа с общественностью, включают действия которые как правило «продают» event; в ходе этих действий информируется общественность. Вообще, event может быть частью PR-компании для организации или частью коммуникации для брэнда. Разумеется, PR для event, для организаторов event или даже для event-агентств, совсем не тоже самое, что правильно задуманная в связи с event PR-акция для некой компании или бренда.

Целевыми группами при работе с общественностью могут быть: потенциальные посетители или целевые группы; представители СМИ; отдельные сотрудники; выдающиеся общественные, политические деятели (VIP).

PR может быть весьма выгодным инструментом, который обеспечит высокую посещаемость. Важно установить для каких СМИ мероприятие представляет интерес, т. е. где пересекаются целевые группы того или иного средства массовой информации и мероприятия. Точкой пересечения всеобщих интересов может стать звездный гость или спонсор. СМИ так же могут быть причислены к спонсорам, что способствует объединению их действий с рекламными акциями.

В рамках PR важны усилия, направленные на создание позитивного настроя у общественности, имеющей отношение к мероприятию. Особое внимание необходимо уделять выразителям общественного мнения и авторитетным лицам. Участие данных VIP-персон в event повысит интерес у средств массовой информации. К тому же данный круг лиц может посодействовать тому, чтобы мероприятие легче «продалось» .

В зависимости от сложности, масштаба мероприятия могут быть привлечены спонсоры. Также в проектировании используются инструменты маркетинга Бернент Дж., Мориарти С. Маркетинговые коммуникации: интегрированный подход. СПб., 2001., логистики, например, в организации общественного питания, в разработке инфраструктуры, кейтеринге.

Выводы ко второй главе теоретической части работы

" При проведении аудита инструментов маркетинга и PR, было выяснено, что именно «ивенты»: семинары, выставки, конференции, «круглые столы», презентации, иначе говоря — мероприятия, остаются абсолютными чемпионами…" Шумович Ф. Великолепные мероприятия: Технологии и практика event management 2-е изд., доп. — М.: Эксмо, 2007. — 320 с.

В данной главе было рассмотрено понятие event, основные принципы и этапы организации event-мероприятия.

Event-менеджмент может являться инструментом для улучшения внешней коммуникации организации, создания ее положительного имиджа. Посредством организации мероприятия, возможно охватить сразу несколько задач по усовершенствованию внешней коммуникации:

• · Непосредственное осуществление организацией информационного взаимодействия с общественностью;
• · Распространение информации;
• · Информирование рекламного и пропагандистского характера.