Планирование и прогнозирование продаж

В систему показателей эффективности продаж также входит документирование процессов. В отделе сбыта должны быть разработаны и постоянно использоваться следующие внутренние документы Менеджмент по нотам. Технология построения эффективных компаний. Под редакцией Григорьева Л. , — М.: Альпина Паблишерз, 2010 г. 696 стр.:

1. Планы продаж Составляются по компании и по коммерческому отделу (отделу продаж). Рекомендуется планирование сразу на три периода — на месяц, квартал и год. Планы составляются в трех вариантах: MIN-НОРМА-MAX. Первые планы продаж делаются в момент запуска отдела продаж.

Цель работы системы продаж — стабильное выполнение плана продаж. И увеличение продаж в соответствии с утвержденным годовым планом. Нет планов — нет системы продаж!

• 2. «Внутренние» прайс-листы на товары услуги компании.
• 3. Система мотивации и оплаты труда менеджеров по продажам.
• 4. Описание вакансии менеджера по продажам.
• 5. Регламент и стандарт работы отдела продаж.
• 6. Личные планы менеджеров по продажам.

Менеджеры самостоятельно разрабатывают план действий по выполнению личного план продаж. Разрабатываются ежемесячно, в начале месяца. Обсуждаются и утверждаются с непосредственным руководителем продаж. Такие планы начинают использоваться на продвинутых стадиях развития отделов продаж.

7. Личные рабочие журналы менеджеров по продажам.

Список клиентов, с которыми работает данный боец. Заполняется по установленной форме. Содержит всю контактную информацию на клиентов и описание сделанных им предложений. Также содержит информацию о том, когда и какое следующее действие необходимо предпринять с данным клиентом. Использование рабочих журналов начинается в 1−3 неделю работы отдела продаж.

8. Прогнозы продаж на три ближайших месяца.

Информация о том, какие действия по сделкам имеются на ближайших три месяца. Отслеживаются прогнозы продаж в динамике — что изменилось за последнюю неделю, сравниваются прогнозы с планами продаж. Именно благодаря прогнозам продаж можно гарантировать доходы компании на ближайшие несколько месяцев.

9. Сводная база клиентов в электронном виде.

Необходима для сводного контроля за базой клиентов. Дублирует контакты на клиентов из рабочих журналов.

10. Система сбора и анализа статистики входящего потока обращений клиентов.

Используется для того, чтобы предотвратить пересечения на клиентах. То есть ситуацию, когда один менеджер начинает работать с клиентом, с которым уже работает другой. Такие ситуации приводят к потере репутации компании. И к снижению объемов продаж.

• 11. Система сбора и анализа статистики коммерческой работы с клиентами
• 12. Отчет по результатам работы отдела продаж.

Далее детально будет рассмотрено план и прогноз продаж.

Под «прогнозированием» понимается то, что может быть. В свою очередь «планирование» — это то, что должно быть Прогнозирование — это взгляд в будущее, оценка возможных путей развития, последствий тех или иных факторов, влияющих на объем продаж. Планирование же — это способ достижения определенного объема продаж в будущем, посредством возможных путей развития и факторов, позволяющих достигнуть желаемого. То есть итоговый объем продаж при прогнозировании появляется в конце процедуры, а при планировании — в самом начале.

По существу же, между прогнозом (предвидением будущего) и планом нет резкой границы. Так как прогноз — это недостаточно определенный план, а план — это уточненный прогноз. Наиболее значительным отличием плана от прогноза является наличие в плане элементов выбора, принятия решений и мероприятий по осуществлению этих решений.

Планирование можно классифицировать по нескольким критериям:

• — по степени охвата (общее и частичное);
• — содержанию в аспекте предпринимательской деятельности (стратегическое — поиск новых возможностей и продуктов, тактическое — предпосылки для известных возможностей и продуктов, оперативное;
• — реализация данной возможности);
• — предмету (объекту) планирования (целевое, средств — потенциал, оборудование, материалы, финансы, информация; программное, действий);
• — сферам функционирования (производство, маркетинг, НИОКР, финансы);
• — охвату (глобальное, контурное, макровеличин, детальное);
• — срокам (кратко-, средне-, долгосрочное);
• — жесткое и гибкое.

Критерии выбора формы планирования (принципы планирования):

• — полнота (требуется учесть все);
• — детализация (глубина ее определяется целью планирования);
• — точность;
• — простота и ясность;
• — непрерывность;
• — эластичность и гибкость (использование плановых резервов, учет множественности возможных альтернатив, отсрочка деталей планирования до выяснения обстановки, вариантность);
• — выравнивание при планировании (учет «узких мест»);
• — экономичность.

При планировании следует четко определить:

• — объект планирования (что планируется);
• — субъект планирования (кто планирует);
• — период (горизонт) планирования (на какой срок);
• — средства планирования (например, компьютерное обеспечение);
• — методику планирования (как планировать);
• — согласование планов (каких, с кем и на каких условиях).

Различают:

• — последовательное планирование (новый план составляется по истечении срока действия предыдущего);
• — скользящее планирование (по истечении части срока действия предыдущего плана производится его ревизия на оставшийся период и составляется новый на период после окончания всего срока предыдущего и т. д.;
• — жесткое планирование (конкретно указываются все цели и мероприятия);
• — гибкое планирование (учитывается возможность возникновения неоднозначных условий и пересмотра плана с их учетом).

В принципе любая фирма имеет иерархию планов. В ряду соподчиненности можно различить следующие виды планирования:

• — общее (долгосрочное основополагающее, концепция фирмы);
• — стратегическое (долгосрочное развитие фирмы, сфер быта, производства, НИОКР, персонала);
• — тактическое (условий хозяйственных операций — производственных мощностей, средств производства, капиталов, инвестиций, персонала и т. д.);
• — оперативное планирование (конкретных действий на краткосрочный период).

Основными признаками стратегического планирования являются:

• — цель планирования — долгосрочное обеспечение существования и выполнения основной цели фирмы;
• — носитель идеи планирования — высший менеджмент;
• — проблемы планирования — отсутствие надежности и структурирования;
• — горизонт планирования — долгосрочное;
• — охват — глобальный, широкий спектр альтернатив;
• — принципы — изменение окружающей обстановки (контролируемые факторы).

Обычно важнейшие вопросы планирования — рынки сбыта. Это планирование включает:

• — выработку стратегии;
• — стратегическое планирование производственной программы;
• — планирование развития потенциала;
• — планирование развития структуры потенциала.

Существуют следующие методы прогнозирования сбыта:

• — исследовательские методы: мнение руководства; прогнозы торговых представителей; планы клиентов.
• — математические методы: метод скользящей средней; метод модели экспоненциального сглаживания; другие математические методы.
• — операционные методы: пробные рынки; расчет от точки безубыточности; расчет от производственных мощностей.

Как указывается на рис. 5, основными объектами прогнозирования на уровне предприятия (фирмы) являются:

• — потребность в продукции предприятия;
• — потребности предприятия в производственных ресурсах (материальных, финансовых, трудовых, информационных).

План маркетинга (сбыта) составляется на основе производственной программы и спроса.

Рис. 5 Система прогнозов и планов предприятия Либерман И. А. Планирование на предприятии: Учеб. пособие. — М.: Издательство РИОР, 2009. — 127с.

План объема реализации продукции (не отгруженной) определяется следующим образом:

(5).

где ОР — планируемый объем реализации продукции (работ, услуг), тыс. р.; ОП — планируемый объем производства продукции (работ, услуг), тыс. p.; Г1 и Г2 — запасы готовой продукции на складах предприятия соответственно на начало и конец планового периода, тыс. р.

Форма плана реализации продукции у каждого предприятия своя. Но в общем план должен содержать наименование потребителя, наименование группы товаров, количество в натуральных единицах (тн, шт, кг, г.), цена товара и сумма реализации без НДС.

Во второй главе будут проанализированы способы оценки эффективности сбыта, составление и содержание плана продаж применительно к ОАО «Уральскому заводу химических реактивов» .